ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය

කාර්යාල වැඩ- ව්යවසායක හෝ සංවිධානයක ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීම සඳහා පියවර මාලාවක්. කාර්යාල කළමනාකරණය යනු ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා විධිමත් නීති මාලාවක් දැක්වීමට කාර්යාලීය භාවිතයේදී භාවිතා කරන යෙදුමකි.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනය(ED) - පරිගණක තොරතුරු සැකසුම් මෙවලම් භාවිතයෙන් සාදන ලද ලේඛනයකි, එය විද්‍යුත් අත්සනකින් (ES) අත්සන් කර සුදුසු ආකෘතියේ ගොනුවක් ආකාරයෙන් පරිගණක මාධ්‍යයේ සුරැකිය හැක.

ලේඛන ප්රවාහය- ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, අර්ථ නිරූපණය කිරීම, සම්ප්‍රේෂණය කිරීම, ලබා ගැනීම සහ සංරක්ෂණය කිරීම මෙන්ම ඒවා ක්‍රියාත්මක කිරීම අධීක්ෂණය කිරීම සහ අනවසර ප්‍රවේශයෙන් ඒවා ආරක්ෂා කිරීම සඳහා පද්ධතියකි.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය(EDI) - "කඩදාසි රහිත කාර්යාලීය වැඩ" යන සංකල්පය ක්‍රියාත්මක කිරීමත් සමඟ විද්‍යුත් ස්වරූපයෙන් ඉදිරිපත් කරන ලද ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා ස්වයංක්‍රීය ක්‍රියාවලි සමූහයකි.

• නිෂ්පාදන ලේඛන ප්රවාහය;
• කළමනාකරණ ලේඛන ප්රවාහය;
• සංරක්ෂිතය (ලේඛනගත ලේඛන කළමනාකරණ ක්‍රියා පටිපාටි සමූහයක්);
• පිරිස් ලේඛන ප්රවාහය (HR පටිපාටි);
• ගිණුම් ලේඛන ප්රවාහය;
• ගබඩා ලේඛන ප්රවාහය;
• රහස් සහ රහසිගත වාර්තා කළමනාකරණය;
• තාක්ෂණික හා තාක්ෂණික ලේඛන ප්රවාහය.

සහ වෙනත් අය. ක්‍රියාකාරකම් වර්ග ඇති තරම් ලේඛන ප්‍රවාහ පද්ධති තිබිය හැකි බව පැහැදිලිය; එහි ප්‍රතිඵලයක් වශයෙන්, විශේෂිත ලේඛන ප්‍රවාහයන් ස්වයංක්‍රීය කරන තොරතුරු පද්ධති මහා පරිමාණ නිෂ්පාදනයේ දිශාවට වර්ධනය වෙමින් පවතී.

		කාලය ඉතිරි කිරීම:සේවකයින් කඩදාසි ලේඛන සෙවීමට අඩු කාලයක් ගත කරයි. මධ්‍යම දත්ත සමුදායකට ස්තූතිවන්ත වන අතර, ලිපිගොනු නිතිපතා උපස්ථ කරනු ලැබේ, ලේඛනයක් ගුවන් යානයකදී අමතක වුවහොත්, අහම්බෙන් හෝ හිතාමතා විනාශ කළහොත් හෝ කාර්යාල අවුල් සහගතව අතුරුදහන් වුවහොත් එය ආපසු හැරවිය නොහැකි ලෙස අහිමි වීමේ හැකියාව ඉවත් කරයි. කිසියම් හේතුවක් නිසා ඒවායේ ස්ථානයේ නොතිබූ ලිපිගොනු සහ ලේඛන සෙවීමේ කාලය අහිමි වීම සම්පූර්ණයෙන්ම ඉවත් කරනු ලැබේ.
		භෞතික අවකාශය සහ තාක්ෂණය වඩාත් ප්‍රමාණවත් ලෙස භාවිතා කිරීම:අතිරික්ත සේවාදායක සහ අනෙකුත් ලේඛන ගබඩා උපාංග විසින් අල්ලාගෙන සිටින වටිනා වර්ග අඩි නිදහස් කළ හැක. තොරතුරු වල තත්ත්වය සහ අදාළත්වය අනුව, ලේඛන සහ ලිපිගොනු ඒවායේ රඳවා ගැනීමේ කාලය ඉකුත් වූ පසු ආරක්ෂිතව මකා දැමිය හැක. දත්ත කළමනාකරණය ඔබට ආයතනික රෙගුලාසි වලට අනුකූල වීමට උපකාර කරනවා පමණක් නොව, ගබඩා අවකාශය වඩාත් කාර්යක්ෂමව භාවිතා කිරීමටද උපකාරී වේ.
		විනිවිදභාවය වැඩි කිරීම අභ්යන්තර වැඩව්යවසාය: EDMS(ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති) කළමනාකරුවන්ට ලේඛනයක් අනුමත කිරීමේ සහ අනුමැතියේ සියලුම අදියරයන් තුළ එහි තත්ත්වය නිරීක්ෂණය කිරීමට ඉඩ සලසයි. මීට අමතරව, EDMSඉල්ලා සිටින ගොනුව පමණක් නොව, එය නිර්මාණය කළේ කවුරුන්ද, එයට ප්‍රවේශ වූයේ කවුරුන්ද සහ එය සංස්කරණය කළේ කවුරුන්ද යන්න පිළිබඳ සම්පූර්ණ වාර්තාවක් ක්ෂණිකව සහ පහසුවෙන් සිහිපත් කිරීමට ඔබට ඉඩ සලසයි.
		එක් එක් ගොනුවේ පුද්ගලික ඉතිහාසය සහ අදාළ ලියකියවිලි පවත්වාගෙන යාම: EDMSගනුදෙනුකරුවන් සහ සැපයුම්කරුවන් සමඟ සම්බන්ධතා මධ්‍යගතව කළමනාකරණය කිරීමට ඔබට ඉඩ සලසයි. උදාහරණයක් ලෙස, සියල්ල ඇමතීමට මූසිකයේ එක් ක්ලික් කිරීමක් ප්‍රමාණවත් වේ අවශ්ය ලිපි ලේඛන, සම්බන්ධ අවශ්‍යතා අඩංගු වේ විවිධ වර්ගසංවිධානය සහ බාහිර ආයතන අතර සබඳතා.
		සේවකයින්ගේ භෞතික පිහිටීම සම්බන්ධයෙන් වඩාත් නම්යශීලීභාවය:ඉලෙක්ට්රොනික ප්රවේශය සහ සන්නිවේදන හැකියාවන්ට ස්තූතිවන්ත වන අතර, සේවකයින්ට දුරස්ථව වැඩ කිරීමට හැකි වේ. එකම භූගෝලීය ස්ථානයක පිහිටා ඇති විට පවා, සේවකයින්ට අසල්වැසි කාර්යාලයකින් ලිපිගොනු කඩදාසි පිටපත් යැවීමට බලා සිටීමට සිදු නොවේ.
		තොරතුරු සහ ලේඛනවල ආරක්ෂාව වැඩි කිරීම:දැනටමත් සඳහන් කර ඇති පරිදි, මධ්යම දත්ත සමුදාය මඟින් ඔබට ලේඛන උපස්ථ කිරීමට ඉඩ සලසයි, එමගින් ගොනු අහම්බෙන් හෝ හිතාමතා අහිමි වීමේ අවදානම අඩු කරයි. ඒ සමගම, කිසියම් හේතුවක් නිසා එහි පිහිටීම වෙනස් වී ඇත්නම් අවශ්ය ලියවිල්ල සෙවීම සඳහා අඩු කාලයක් වැය වේ.
		මුද්‍රණ පිරිවැය අඩු කිරීම, මුද්දර, ලියුම් කවර සහ තැපැල් ගාස්තු:දෙපාර්තමේන්තු හෝ සැපයුම්කරුවන් අතර යවන කඩදාසි ලේඛන ඉලෙක්ට්රොනිකව යැවිය හැක.
		සේවකයින්ගේ සහ කළමනාකරුවන්ගේ තෘප්තිමත් මට්ටම වැඩි කිරීම:දෛනික කර්තව්‍යයන් ප්‍රශස්ත කිරීම සේවකයින්ට ඔවුන්ගේ වැඩ වඩාත් භුක්ති විඳීමට ඉඩ සලසයි. ඉන්වොයිසි සැකසීම වැනි බොහෝ විට කම්මැලි වැඩවලින් සේවකයින් නිදහස් කිරීම ඔවුන්ට වෙනත් ක්‍රියාකාරකම් සඳහා කැපවීමට ඉඩ සලසයි. ඒ අතරම, දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානීන්ට තම යටත් නිලධාරීන්ගේ වැඩ පාලනය කිරීමට වැඩි අවස්ථාවන් ලැබේ. අවසානයේදී, සමහර ආයතනවලට ඉතුරුම් නව ව්‍යාපාර මට්ටම් කරා ළඟා වීමට හැකි බව සොයා ගත හැකිය.

• ක්‍රියාත්මක කිරීම ස්වයංක්‍රීයව පාලනය කිරීම, සියලුම මට්ටම්වල සමස්ත සංවිධානයේ ක්‍රියාකාරකම්වල විනිවිදභාවය තුළින් ඵලදායී කළමනාකරණයක් සහතික කිරීම.
• ජාත්‍යන්තර ප්‍රමිතීන්ට අනුකූල තත්ත්ව පාලන පද්ධතියක් පවත්වාගෙන යාම.
• තොරතුරු සහ දැනුම ඵලදායී සමුච්චය කිරීම, කළමනාකරණය සහ ප්‍රවේශය සඳහා සහාය වීම. එක් එක් සේවකයාගේ ක්‍රියාකාරකම් වඩාත් විධිමත් කිරීම සහ ඔහුගේ ක්‍රියාකාරකම්වල සම්පූර්ණ පසුබිම් ඉතිහාසය ගබඩා කිරීමේ හැකියාව හේතුවෙන් පුද්ගල නම්‍යශීලී බව සහතික කිරීම.
• සමස්තයක් ලෙස ව්යවසායයේ ක්රියාකාරකම් වාර්තා කිරීම (අභ්යන්තර අභ්යන්තර විමර්ශන, දෙපාර්තමේන්තු වල ක්රියාකාරකම් විශ්ලේෂණය, ක්රියාකාරකම්වල "උණුසුම් ස්ථාන" හඳුනා ගැනීම).
• ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන් ප්‍රශස්ත කිරීම සහ ඒවා ක්‍රියාත්මක කිරීම සහ පාලනය කිරීම සඳහා යාන්ත්‍රණය ස්වයංක්‍රීය කිරීම.
• ව්යවසායයේ අභ්යන්තර සංසරණයෙන් කඩදාසි ලේඛන බැහැර කිරීම. සංවිධානයේ ලේඛන ප්‍රවාහ කළමනාකරණය සඳහා වියදම් අඩු කිරීමෙන් සම්පත් ඉතිරි කිරීම.
• ක්රියාකාරී ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනාගාරයක් තිබීම හේතුවෙන් අවශ්යතාවය ඉවත් කිරීම හෝ සැලකිය යුතු ලෙස සරල කිරීම සහ කඩදාසි ලේඛන ගබඩා කිරීමේ පිරිවැය අඩු කිරීම.

• ගබඩා පරිමාව අවශ්යතා. ධූරාවලි ව්‍යුහාත්මක ගබඩාව (HSM - Hierarchal Storage Management) සඳහා සහය වන ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් තෝරා ගැනීම අවශ්‍ය වේ. මෙම යාන්ත්‍රණය වේගවත්ම නමුත් වඩාත්ම මිල අධික මාධ්‍යවල වඩාත්ම ක්‍රියාකාරීව භාවිතා කරන දත්ත ගබඩා කරන අතර අඩුවෙන් භාවිතා වන තොරතුරු ස්වයංක්‍රීයව මන්දගාමී සහ ලාභදායී මාධ්‍ය වෙත මාරු වේ.
• ඒවා ක්‍රියාත්මක කිරීම සහ පාලනය ස්වයංක්‍රීය කිරීම සඳහා සහාය අවශ්‍ය විධිමත් ක්‍රියා පටිපාටි තිබීම (යම් ආකාරයක ලේඛන සකස් කිරීම, සම්මත ආයතනික කාර්යයන් ඉටු කිරීම යනාදිය).
• සංවිධානයක පරිපාලන කළමනාකරණය ස්වයංක්‍රීය කිරීමේ අවශ්‍යතාවය. ආයතනික ව්යුහයේ සංකීර්ණත්වයේ මට්ටම.
• භූගෝලීය වශයෙන් බෙදා හරින ලද ඒකක ලබා ගැනීමේ හැකියාව. මෙම සාධකය දුරස්ථ ප්‍රවේශය, දත්ත අනුවර්තනය යනාදිය සඳහා යම් අවශ්‍යතා පනවයි.
• විශාල කඩදාසි ලේඛනාගාරයක් තිබීම. සමහර ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති දැනටමත් ඒකාබද්ධ කර ඇති මහා ලේඛන ඇතුළත් කිරීමේ උප පද්ධති සමඟ පැමිණේ.
• වත්මන් අවශ්යතා සපුරාලන්නේ නැති ලේඛන ප්රවාහ පද්ධතියක් තිබීම.
• උසස් ලේඛන මාර්ගගත කිරීම සහ කාර්ය ප්රවාහ කළමනාකරණය සඳහා අවශ්යතාවය. මෙම අවශ්‍යතාවයේ අඛණ්ඩ පැවැත්මක් ලෙස, අත්තනෝමතික ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් සඳහා සහය දැක්වීමේ අවශ්‍යතාවය, මෙම ක්‍රියාවලීන් සඳහා සහය දැක්වීම සඳහා යෙදුම් පද්ධති සමඟ එක්ව ක්‍රියා කිරීම විය හැකිය.
• ලේඛන ගබඩා කිරීමේ කාල සීමාවන් සඳහා අවශ්‍යතා. දිගු ගබඩා කාලය සඳහා (වසර දස ගනනක්), මයික්රොෆිල්ම් මත සමාන්තර ලේඛනාගාරයක් සංවිධානය කිරීම බැරෑරුම් ලෙස සලකා බැලීම වටී.
• පද්ධතියේ "විවෘතභාවය" සහ විස්තීරණ සඳහා අවශ්යතාවයන්. පවතින තොරතුරු පද්ධති සමඟ ඒකාබද්ධ වීමේ හැකියාව සහ පවතින උපකරණ භාවිතා කිරීම.
• ලේඛන රූප ගබඩා කිරීමේ අවශ්යතාව. සංවිධානයේ නිශ්චිත ලේඛන ගබඩා ආකෘති භාවිතා කිරීම. ඉංජිනේරු සහ සැලසුම් කාර්යයන් සඳහා සහය දැක්වීමේ අවශ්‍යතාවය සහ ව්‍යවසායයේ අනෙකුත් විශේෂාංග.
• සංවර්ධිත තොරතුරු ලබා ගැනීමේ මෙවලම් සඳහා අවශ්යතාවය. සංවිධානයේ පවතින ලේඛන සඳහා පූර්ණ භාෂා පද්ධති සහාය.
• ආරක්ෂක අවශ්යතා (ගුප්තකේතනය, ප්රවේශ සංවිධානය, ආදිය). ලේඛන ප්රවාහ පද්ධතියේ සංවිධානයේ තොරතුරු යටිතල ව්යුහය තුළ දැනටමත් පවතින ප්රවේශ යාන්ත්රණ භාවිතා කිරීමේ හැකියාව.
• ඇතැම් ප්රමිතීන්ට අනුකූල වීම සඳහා අවශ්යතා: අභ්යන්තර, කර්මාන්ත, GOST, ජාත්යන්තර ප්රමිතීන්තත්ත්ව පාලනය මත, තොරතුරු ගබඩා කිරීමේ සංවිධානයේ මට්ටම.

ඕනෑම ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක පහත සඳහන් එක් එක් කාණ්ඩවල මූලද්‍රව්‍ය අඩංගු විය හැකි නමුත් බොහෝමයක් නිෂ්පාදන ස්ථානගත කිරීම හා සම්බන්ධ එක් ක්ෂේත්‍රයක් කෙරෙහි නිශ්චිත අවධානයක් ඇත.

		තොරතුරු ගබඩා කිරීම සහ ලබා ගැනීම සඳහා සංවර්ධිත මාධ්‍යයන් සහිත ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති(ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනාගාරය - EA). ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනාගාරය වේ විශේෂ අවස්ථාවක්ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති කාර්යක්ෂම ගබඩා කිරීම සහ තොරතුරු ලබා ගැනීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කරයි. සමහර පද්ධති විශේෂයෙන්ම ඒවායේ උසස් සම්පූර්ණ පෙළ සෙවුම් මෙවලම් නිසා කැපී පෙනේ: නොපැහැදිලි සෙවීම, අර්ථකථන සෙවීම, ආදිය, වෙනත් - ඵලදායී ගබඩා සංවිධානයක් හේතුවෙන්: HSM, තොරතුරු ගබඩා කිරීම සඳහා පුළුල් පරාසයක උපකරණ සඳහා සහාය, ආදිය.
		සංවර්ධිත කාර්ය ප්‍රවාහ මෙවලම් සහිත ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති(WF). මෙම පද්ධති ප්‍රධාන වශයෙන් සැලසුම් කර ඇත්තේ කලින් තීරණය කරන ලද මාර්ග ඔස්සේ (ඊනියා "දෘඪ මාර්ගගත කිරීම") ඇතැම් වස්තූන්ගේ චලනය සහතික කිරීම සඳහා ය. සෑම අදියරකදීම, වස්තුව වෙනස් විය හැක, එබැවින් එය "වැඩ" යන සාමාන්ය වචනය ලෙස හැඳින්වේ. මෙම වර්ගයේ පද්ධති වැඩ ප්‍රවාහ පද්ධති ලෙස හැඳින්වේ - “වැඩ ප්‍රවාහය” (අවාසනාවකට මෙන්, රුසියානු භාෂාවෙන් මෙම පදයට සමාන සමානකමක් නොමැත). ලේඛන රැකියා සමඟ සම්බන්ධ විය හැක, නමුත් ලේඛන මෙම පද්ධතිවල මූලික වස්තුව නොවේ. එවැනි පද්ධතිවල සහාය ඇතිව, සියලු අදියරයන් කල්තියා දන්නා සහ නියම කළ හැකි ඇතැම් කෘති සංවිධානය කළ හැකිය.
		ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති ආයතන කළමනාකරණයට සහ දැනුම සමුච්චය කිරීමට සහාය වීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කරයි. මේවා "දෙමුහුන්" පද්ධති වන අතර ඒවා සාමාන්‍යයෙන් පෙර දෙකේ මූලද්‍රව්‍ය ඒකාබද්ධ කරයි. එහි මූලික සංකල්පයපද්ධතියට ලේඛනය සහ සම්පූර්ණ කළ යුතු කාර්යය යන දෙකම අඩංගු විය හැක. සංවිධානයක් කළමනාකරණය කිරීම සඳහා, ඔබට "දෘඩ" සහ "ලිහිල්" යන දෙකම අවශ්‍ය වේ, ලේඛනයක මාර්ගය කළමනාකරු විසින් පවරා ඇති විට (එන ලේඛනය "විස්තර කරයි"), එබැවින් එක් ආකාරයකින් හෝ වෙනත් ආකාරයකින් තාක්ෂණයන් දෙකම තිබිය හැකිය. පද්ධති. මෙම පද්ධති රජයේ කළමනාකරණ ව්‍යුහවල, කාර්යාලවල ක්‍රියාකාරීව භාවිතා වේ විශාල සමාගම්, සංවර්ධිත ධූරාවලියක් මගින් කැපී පෙනෙන, ලේඛන චලනය සඳහා නිශ්චිත නීති සහ ක්රියා පටිපාටි ඇත. ඒ අතරම, සේවකයින් සාමූහිකව ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, සකස් කිරීම සහ තීරණ ගැනීම, ඔවුන්ගේ ක්රියාත්මක කිරීම ක්රියාත්මක කිරීම හෝ පාලනය කිරීම.

විශාල ව්යවසායන් තුළ එවැනි පද්ධති ක්රියාත්මක කිරීමේදී, පද්ධතිය ඵලදායී පරිපාලනය, තොරතුරු විශාල පරිමාවක් සැකසීම, ස්වයංක්රීය නිෂ්පාදන කළමනාකරණ පද්ධති සමඟ ඒකාබද්ධ කිරීම, පරිමාණය, අදියර ක්රියාත්මක කිරීම, භෞමික ව්යාප්තිය, සංකීර්ණ ආයතනික ව්යුහය සැලකිල්ලට ගනිමින් හැකියාව ලබා දෙනවාද යන්න තීරණය කිරීම වැදගත් වේ. , භූමිකාව පදනම් වූ ප්රවේශය, ආදිය.

		සහයෝගීතාවයට සහාය වීම ඉලක්ක කරගත් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති(එක්ව). මෙය වෙළඳපල තත්ත්වයන්ගේ විචල්‍යතාවය පිළිබඳ අවබෝධයක් හා සම්බන්ධ ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති ක්ෂේත්‍රයේ නව ප්‍රවණතාවයකි නූතන ලෝකයසහ වේගවත් චලනය සඳහා "අවශ්ය දේ පමණක්" ඇති අවශ්යතාව සමඟ, අනවශ්ය, ඉතා ප්රයෝජනවත්, නමුත් බර බැලස්ට් නොමැතිව. එවැනි පද්ධති, පෙර පැවති ඒවාට වඩා වෙනස්ව, සංවිධානයේ ධුරාවලිය පිළිබඳ සංකල්පය ඇතුළත් නොකරන අතර වැඩ ප්රවාහය විධිමත් කිරීම ගැන සැලකිලිමත් නොවේ. ඔවුන්ගේ කර්තව්‍යය වන්නේ සංවිධානයේ පුද්ගලයින් භූගෝලීය වශයෙන් වෙන්ව සිටියද එකට වැඩ කිරීම සහතික කිරීම සහ මෙම කාර්යයේ ප්‍රති results ල ආරක්ෂා කිරීමයි. සාමාන්යයෙන් "දොරටු" සංකල්පය තුළ ක්රියාත්මක වේ. ඔවුන් අන්තර් ජාලයේ ලේඛන ගබඩා කිරීම සහ ප්‍රකාශයට පත් කිරීම, තොරතුරු සෙවීම, සාකච්ඡා කිරීම සහ හමුවීම් (සැබෑ සහ අතථ්‍ය යන දෙකම) සඳහා සේවා සපයයි. එවැනි පද්ධති වේගයෙන් වර්ධනය වන වාණිජ සමාගම්, විශාල සමාගම්වල වැඩ කණ්ඩායම් සහ රජයේ ආයතන අතර ගනුදෙනුකරුවන් සොයා ගනී.
		සංවර්ධිත අතිරේක සේවාවන් සමඟ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති.උදාහරණයක් ලෙස, පාරිභෝගික සම්බන්ධතා කළමනාකරණ සේවාව (CRM - පාරිභෝගික සම්බන්ධතා කළමනාකරණය), ව්‍යාපෘති කළමනාකරණය, බිල්පත්, විද්‍යුත් තැපෑල යනාදිය. (කාර්යවල සංකීර්ණත්වය අනුව, ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය සහ, උදාහරණයක් ලෙස, CRM සේවාව තිබිය හැකි බව සලකන්න. සංවිධානය මත පදනම්ව විවිධ අනුපාත. නමුත් මෙම ලිපියේ සන්දර්භය තුළ, CRM ක්‍රියාකාරීත්වය විකල්ප වේ.)

එවැනි වේදිකාවක් තෝරාගැනීමේදී, ප්රධාන අවධානය යොමු කළ යුත්තේ:

• ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ගබඩා කිරීම සංවිධානය කිරීම;
• සංවිධානයේ තනි ලක්ෂණ සැලකිල්ලට ගනිමින් ලේඛන ප්රවාහයේ ස්වයංක්රීයකරණය;
• පවතින තොරතුරු පරිසරය සමඟ ඒකාබද්ධ වීම.

ක්රියාකාරී අවශ්යතා

පොදු වේ	විශේෂිත
ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන නිර්මාණය කිරීම සහතික කිරීම (ස්කෑන් කිරීම, ආනයනය)	ලේඛන පිළිබඳ සාකච්ඡා නිර්මාණය කිරීම
ලේඛන වලට අදහස් එකතු කිරීමේ හැකියාව	ග්‍රැෆික් ඒවා ඇතුළුව ලේඛන අන්තර්ගතය සංසන්දනය කිරීම
ලේඛන අතර සම්බන්ධතා නිර්මාණය කිරීම

නවීන ව්යවසායක හෝ සංවිධානයක "ඩිජිටල්" යටිතල ව්යුහයේ අනිවාර්ය අංගයක් වන්නේ ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියකි. බාහිර හා අභ්‍යන්තර ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම ව්‍යවසාය ක්‍රියාකාරකම්වල වඩාත් සංකීර්ණ, ශ්‍රම-දැඩි සහ “ගැටළු සහිත” ක්ෂේත්‍රය ලෙස සැලකේ. ඉලෙක්ට්රොනික විසඳුම් සැලකිය යුතු ලෙස සරල කිරීමට සහ එය ප්රශස්ත කිරීමට හැකි වේ.

විශේෂිත පද්ධති භාවිතය වාණිජ අංශයේ සමාගම් සහ රාජ්ය ආයතන සඳහා අදාළ වේ. පළමුවැන්න නම්, ඔවුන් ලාභදායීතාවය වැඩි කිරීම සහ රැකියාවට ආපසු යාම සඳහා අපේක්ෂාවන් විවෘත කරන අතර, දෙවැන්න සඳහා, තොරතුරු සහ ලිපි ලේඛන ප්‍රවාහය ප්‍රශස්ත කිරීම, අන්තර් දෙපාර්තමේන්තු අන්තර්ක්‍රියා සහ වැඩ කිරීමේ ගැටළු සඳහා ඵලදායී විසඳුමක් වනු ඇත.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් (EDMS) අවශ්‍යතාවයක් මිස විකල්පයක් නොවේ. වර්තමානයේ බොහෝ සමාගම් කාර්යාල කඩදාසි ඩිජිටල් ආකාරයෙන් නිර්මාණය කරයි, නමුත් අසම්පූර්ණ තොරතුරු හුවමාරු ක්‍රියාවලීන් හේතුවෙන් සේවකයින්ට ඒවා මුද්‍රණය කිරීමට, “භෞතික” ආකාරයෙන් මාරු කිරීමට සහ අනවශ්‍ය දින චර්යාව සඳහා කාලය හා ශක්තිය නාස්ති කිරීමට බල කෙරෙයි. අකාර්යක්ෂම ආකෘතියක් වෙනස් කිරීමට අපහසු විය හැකිය; මෙය සිදු කිරීම සඳහා, සමාගමේ ක්‍රියාකාරකම් පුළුල් ලෙස ස්වයංක්‍රීය කිරීම අවශ්‍ය වේ, නමුත් ප්‍රති result ලය සියලු අපේක්ෂාවන් ඉක්මවා යනු ඇත. හොඳින් සංවිධානය වූ EDMS හෝ ECM පද්ධතියක් (සංවිධානාත්මක අන්තර්ගත කළමනාකරණ පද්ධතිය) පැවැත්මේ සෑම තරාතිරමකම සහ අදියරවල තොරතුරු සහ ලේඛන ප්‍රවාහ කළමනාකරණය කිරීමට උපකාරී වේ.

EDMS හි මූලද්රව්ය සහ ව්යුහය පිළිබඳ සාමාන්ය තොරතුරු

සාම්ප්‍රදායික කාර්යාල වැඩ සහ එහි ස්වයංක්‍රීයකරණය සඳහා මෙවලමක් ලෙස මුලින් නිර්මාණය කරන ලද අතර අද EDMS බහුකාර්ය, සංකීර්ණ නිෂ්පාදන දක්වා වර්ධනය වී ඇත. විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් යනු විසඳුමකි:

• ඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයෙන් අභ්යන්තර සමාගම් ලේඛන නිර්මාණය කිරීම සහ චලනය කිරීමේ ක්රියාවලිය සහතික කරයි;
• පැමිණෙන ලිපි හුවමාරුව සහ බාහිර නියාමන සහ පරිපාලන ලේඛන ක්රියාවලීන්;
• ලේඛන ප්රවාහය පාලනය කිරීම සරල කරයි;
• හවුල්කරුවන්, ගනුදෙනුකරුවන් සහ යනාදිය සමඟ සබඳතා ඵලදායී ලෙස කළමනාකරණය කිරීමට උපකාරී වේ.

සමාගමේ EDMS ඉලෙක්ට්‍රොනික ආකාරයෙන් සියලුම ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සහතික කරයි - ඕනෑම තොරතුරක් සුරකින ලද හෝ පරිගණකයකට මාරු කරයි. ඒවා ඒකකය හඳුනා ගන්නා අද්විතීය "කාඩ්පත්" වල ගුණාංග සමඟ තිබිය යුතුය.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ස්වරූපයෙන් ලේඛන ප්‍රවාහය යනු බොහෝ ලේඛන සහ ගනුදෙනු ඉලෙක්ට්‍රොනික ආකාරයෙන් ඉදිරිපත් කරන පත්‍රිකා සමඟ වැඩ මධ්‍යගතව සංවිධානය කිරීමේ ක්‍රමයකි. ඒ අනුව, එය කළමනාකරණය කරන පද්ධතිය නිර්මාණය කිරීම, වෙනස් කිරීම, ලේඛන සෙවීම සහ සමාගම් සේවකයින් අතර අන්තර්ක්‍රියා සඳහා සහාය වීම සඳහා සියලුම ක්‍රියා පටිපාටි ක්‍රියාත්මක කිරීම සඳහා මෙවලම් සහිත විසඳුමකි.

සමහර විට එය EDMS (ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය) හෝ ඉහත සඳහන් ECM ලෙස හැඳින්වේ, නමුත් මෙම නියමයන් EDMS වලට වඩා තරමක් පුළුල් ය - තොරතුරු වල ආරක්ෂාව සහතික කිරීම, කඩදාසි ලේඛන ඩිජිටල් පරිසරයට ඇතුළු කිරීම, සැකසීම සඳහා ක්‍රම එකතු කිරීම අවශ්‍ය වේ. බහුමාධ්ය අන්තර්ගතය, සහ යනාදිය. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය පදනම් වී ඇත්තේ වැඩ ප්‍රවාහයන් මත ය - කාර්ය ප්‍රවාහය, කැපවූ ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියක සීමාවන් තුළ සේවකයින්ගේ ක්‍රියා වේ.

EDMS හි වාසි

EDMS හි පවතින මූලික ව්යුහය ඕනෑම ප්රමාණයක ව්යවසායන් සහ ආයතන සඳහා පහසු වන ඵලදායී, කාර්යක්ෂම යාන්ත්රණයක් ලෙස ඔප්පු වී ඇත. රාජ්‍ය අංශය (ක්‍රියාකාරී පාරිභෝගික) සහ ව්‍යාපාර ව්‍යුහයන් යන දෙකම ලේඛන ප්‍රවාහය සරල කරන මෘදුකාංග නිෂ්පාදන කෙරෙහි උනන්දුවක් දක්වන බැවින් EDMS වෙළඳපොළ ක්‍රියාකාරීව සංවර්ධනය වෙමින් පවතී. ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන් යෙදීමේ විෂය පථය පුළුල් කිරීම සහ තොරතුරු ආරක්ෂණ ගැටළු කෙරෙහි වැඩි අවධානයක් යොමු කිරීම මගින් පද්ධති සංවර්ධනය කිරීම ද පහසු වේ. උසස් තත්ත්වයේ සහ හොඳින් සිතා ගත හැකි වැඩසටහන් ආධාරයෙන් ඒවා ඵලදායී ලෙස විසඳා ගත හැකිය.

නවීන ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියකට බොහෝ වාසි ඇත - එය:

• ලේඛන ප්‍රවාහයේ විනිවිදභාවය සහ සමාගමේ සියලුම ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් සහතික කරයි - කඩදාසිවල සියලුම ක්‍රියා සහ චලනයන් නිරීක්ෂණය කර පාලනය කළ හැකිය;
• වැඩ විනය සහ කාර්යය ක්රියාත්මක කිරීම වැඩි කරයි - විනිවිද පෙනෙන පද්ධති ප්රතිඵල වාර්තා කිරීම සහ අවශ්යතාවයට ප්රතිචාර දැක්වීම සඳහා පහසු වේ;
• එදිනෙදා වැඩ සඳහා ගත කරන කාලය අඩු කරයි - දිගු වේලාවක් සෙවීමට අවශ්ය නැත, ලිපි ලේඛන සම්බන්ධීකරණය කිරීම, ඔවුන්ගේ පිරිවැටුම වේගවත් වේ;
• කාන්දුවීම් වලින් තොරතුරු ආරක්ෂා කිරීම, දත්ත ආරක්ෂාව සහතික කිරීම සහ ප්රවේශ අයිතිවාසිකම් දැඩි ලෙස වෙනස් කිරීම;
• ISO තත්ත්ව ප්‍රමිතීන්හි නිශ්චිතව දක්වා ඇති මූලධර්ම මත පදනම්ව;
• සේවකයින් අතර පහසුවෙන් ක්රියාත්මක වේ - හොඳින් සංවිධානය වූ පිරිස් පුහුණු පද්ධතියකට යටත්ව;
• සමාගමට තරඟකාරී වාසියක් ලබා දෙයි, අභ්‍යන්තර ආයතනික සංස්කෘතිය පවත්වා ගැනීමට සහ සංවර්ධනය කිරීමට උපකාරී වේ, යනාදිය.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය (EDMS) වෙනත් දේ අතර, නියාමන ලේඛන කළමනාකරණය ඇතුළත් වේ. එබැවින්, එහි කාර්යය නීතිමය අවශ්යතා අනුව සංවිධානය කළ යුතුය.

EDMS සඳහා ප්‍රමිති සහ නීතිමය රාමුව

දේශීය නීති ක්ෂේත්රයේ ඉලෙක්ට්රොනික ව්යාපාර පද්ධති සඳහා නිශ්චිත ප්රමිති හෝ නීති කිහිපයක් ඇති අතර, EDMS සංවර්ධනය කිරීමේදී, එහි නිර්මාතෘ "සම්භාව්ය" කාර්යාල කටයුතු සඳහා විවිධ නියාමන ලියවිලි මගින් මඟ පෙන්වනු ලැබේ. ප්රධාන නියාමන පනත් අතර එය සඳහන් කිරීම වටී:

• ඉලෙක්ට්රොනික ඩිජිටල් අත්සන් පිළිබඳ ෆෙඩරල් නීති (2002 ජනවාරි 10 දින 1-FZ), තොරතුරු සහ එහි ආරක්ෂාව (149-FZ), පුද්ගලික දත්ත (152 සහ 363-FZ) සහ එසේ ය;
• ෆෙඩරල් සහ ප්‍රාදේශීය රාජ්‍ය රෙගුලාසි, කර්මාන්ත නීති සහ අවශ්‍යතා;
• කාර්යාල වැඩ, ලේඛනාගාර, පරිපාලන ලේඛන පද්ධති සඳහා GOST ප්රමිති - R 51141-98, R 6.30-2003 සහ වෙනත් අය.

සමහර විට රෙගුලාසිඑකිනෙකට පරස්පර වන අතර, නීති රීති උපදේශාත්මක ස්වභාවයක් ගන්නා අතර, සංවර්ධකයින් සමාගමේ EDMS හැකිතාක් අනුවර්තනය සහ නම්‍යශීලී කිරීමට උත්සාහ කරයි. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන් සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා නිරන්තරයෙන් වෙනස් වන නීති, නීත්යානුකූලව සැලකිය යුතු ලේඛන ප්රවාහයක් සහිත පද්ධතියේ "අනුකූලත්වය" ද ඔබ සැලකිල්ලට ගත යුතුය. සංවිධානයේ සියලුම නිල විද්‍යුත් ලේඛන නීත්‍යානුකූල වීම සහ ඒවායේ විශ්වසනීයත්වය පහසුවෙන් තීරණය කිරීම අවශ්‍ය වේ. ආයතනික භාවිතය සඳහා EDMS තෝරාගැනීමේදී මේ සියල්ල සැලකිල්ලට ගත යුතුය.

EDMS ක්රියාකාරිත්වය

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් සම්පූර්ණ ලෙස හැඳින්වීමට නම්, එය බොහෝ කාර්යයන් ක්රියාත්මක කළ යුතුය. ප්රධාන ඒවාට ඇතුළත් වන්නේ:

• ලේඛන කළමනාකරණය - ආදාන සහ ලියාපදිංචිය, දෛනික වැඩ, ප්රවාහ පාලනය;
• කඩදාසි ලේඛන ප්රවාහය සමඟ සම්බන්ධ වීම;
• සංවිධානාත්මක සෙවීම් සහ දත්ත සහ ලේඛන ලබා ගැනීම - වේගවත්, නිෂ්කාශන මට්ටමට අනුකූලව;
• ලේඛනවල අදාළත්වය සොයා බැලීම (විශේෂයෙන් බාහිර, පැමිණෙන) සහ යල් පැන ගිය ලේඛන සංරක්ෂණය කිරීම;
• තොරතුරු ආරක්ෂාව පිළිබඳ නිසි මට්ටමේ පවත්වා ගැනීම;
• වැඩසටහන සහ අවසාන පරිශීලකයන් අතර සරල, විනිවිද පෙනෙන, අවබෝධාත්මක සම්බන්ධතාවයක්.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය හොඳින් වින්‍යාස කිරීම, ප්‍රාදේශීයකරණය සහ පරිමාණය සඳහා පහසු මෙවලම් වලින් සමන්විත විය යුතුය. භූගෝලීය වශයෙන් දුරස්ථ සමාගම් අංශවල තනි EDMS සංවිධානය කිරීමේ හැකියාව සංවර්ධකයා විසින් ලබා දීම වැදගත් වේ. පද්ධතිය තුළ, ධූරාවලි මට්ටම් අතර විධිමත් ඉලෙක්ට්‍රොනික තොරතුරු හුවමාරුවක් සංවිධානය කිරීම මෙන්ම සැබෑ ව්‍යවසායයක එය නිවැරදිව ක්‍රියාත්මක කිරීම අවශ්‍ය වේ.

EDMS ක්රියාත්මක කිරීම සහ එහි කාර්යක්ෂමතාවය තක්සේරු කිරීම

විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය සංවිධානය කිරීම සහ සහාය වීම සම්බන්ධ ගැටළු විසඳීම සඳහා Docsvision උසස් තත්ත්වයේ සහ නවීන මෘදුකාංග නිෂ්පාදන ඉදිරිපත් කරයි. අපගේ වෙනස ඒකාබද්ධ ප්‍රවේශයකි: නිෂ්පාදනය සමඟම, අපි විසඳුම් ක්‍රියාත්මක කිරීම, කාර්ය මණ්ඩල පුහුණුව සහ සඳහා සම්පූර්ණ පරාසයක සහාය ලබා දෙන්නෙමු. සේවය SED. ව්‍යවසායක පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීම වැදගත් අදියරකි; පද්ධතියේ අවසාන “ඔප දැමීම” සහ පාරිභෝගිකයාගේ අවශ්‍යතා සඳහා එහි අභිරුචිකරණය සිදු වන්නේ එහිදීය. සාමාන්යයෙන් ක්රියාත්මක කිරීම සමන්විත වන්නේ:

• සමාගමෙහි වත්මන් තත්ත්වය පිළිබඳව පර්යේෂණ කිරීම, ක්රියාත්මක කිරීමේ සැලැස්මක් නිර්මාණය කිරීම;
• සැලසුම් කරන ලද නිෂ්පාදනය සමාගමේ සැබෑ ධාරිතාවට මාරු කිරීම - EDMS පද්ධතිය ඒවාට අනුවර්තනය වේ;
• වින්යාසගත නිෂ්පාදනයේ කාර්ය සාධනය පරීක්ෂා කිරීම;
• කළමනාකරණය සහ කාර්ය මණ්ඩලය පුහුණු කිරීම - "කම්පන චිකිත්සාව" ක්රමය භාවිතා කිරීම හෝ ක්රමයෙන්;
• එහි ක්රියාවලියෙහි ක්රියාකාරිත්වය සහ ගැලපීම්, පරිමාණය, වත්මන් ගැටළු විසඳීම.

ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය ඵලදායී විය යුතු අතර එහි ආයෝජනය ආපසු ලබා ගත යුතුය. EDMS හි ඵලදායීතාවය තක්සේරු කිරීම සඳහා, ඔබට තොරතුරු තාක්ෂණ ව්යාපෘති සඳහා ගණනය කිරීමේ ක්රම භාවිතා කළ හැකි අතර, ප්රතිපත්තිමය වශයෙන්, ඕනෑම අස්පෘශ්ය වත්කම්. තෙවන පාර්ශවීය විශේෂඥයින් කාර්යයට සම්බන්ධ වූ ආකාරය, ඔවුන්ගේ මැදිහත් වීමෙන් ලැබෙන ප්රතිලාභය සහ තවදුරටත් ලාභදායීත්වය සඳහා අපේක්ෂාවන් මොනවාද යන්න සැලකිල්ලට ගත යුතුය. කාර්යක්ෂමතාව ගණනය කිරීම පාරිභෝගිකයාට EDMS වලට වඩා වැඩි මුදලක් වැය වන තත්වයක් ඔබට හමුවිය හැකිය, නමුත් මෙය කළ යුතුය.

සාම්ප්‍රදායික තක්සේරු ක්‍රම ප්‍රති result ලය නිවැරදිව තීරණය නොකරන බව සැලකිල්ලට ගැනීම වටී - විවිධ දෙපාර්තමේන්තු වල වැඩ ප්‍රශස්ත කිරීම, ලේඛන පිරිවැටුම වේගවත් කිරීම සහ තීරණය සරල කිරීම සැලකිල්ලට නොගෙන, මිලදී ගැනීමේ සහ ක්‍රියාත්මක කිරීමේ පිරිවැය කෙරෙහි අවධානය යොමු කෙරේ. හදනවා. සමස්තයක් ලෙස EDMS හි කාර්යක්ෂමතාවය ඇගයීමට ලක් කිරීම අවශ්ය වේ, එය ක්රියාත්මක කිරීමෙන් ටික කලකට පසුව, පසුව ප්රතිඵල පාරිභෝගිකයින් සතුටු වනු ඇත.

ඔබට Docsvision හි ප්‍රශස්ත සංස්කරණය තෝරාගත හැක, පිටුවේ ඇති මොඩියුලවල මිල සහ බලපත්‍ර විකල්ප බලන්න

29.05.18 62 838 13

ලේඛන කඩදාසි මත හෝ ඉලෙක්ට්රොනිකව අත්සන් කළ හැකිය. කඩදාසි මත දිගු කාලයක්, ඉලෙක්ට්රොනිකව - එය කෙසේ දැයි පැහැදිලි නැත.

Pavel Ovchinnikov

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ වසර 12 ක පළපුරුද්ද

නමුත් මම වසර දොළහක් තිස්සේ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන සමඟ කටයුතු කර ඇති අතර මම ඔබට කියමි: එය ඇදහිය නොහැකි සතුටක්. ඒ සියල්ල ක්‍රියාත්මක වන ආකාරය උදාහරණ සමඟින් මම ඔබට කියන්නම්.

කෙටියෙන් කිවහොත්

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය කළමනාකරණය කිරීම ආරම්භ කිරීමට, ඔබට අවශ්‍ය වන්නේ:

1. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන හුවමාරු කිරීම ආරම්භ කිරීමට සගයන් ඒත්තු ගැන්වීම.
2. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන සහතිකයක් මිලදී ගන්න.
3. ලේඛන යැවීමේ ක්‍රමය තීරණය කරන්න: විශේෂ සේවාවක් හරහා හෝ එය නොමැතිව.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන අවශ්ය වන්නේ කාටද?

පහසුව සහ නවීනත්වය තිබියදීත්, ස්වල්ප දෙනෙක් ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය පවත්වාගෙන යයි. සරල බදුකරණයක් ඇති ව්‍යවසායකයෙකු වසරකට කොන්ත්‍රාත්තු කිහිපයකට එළඹෙන්නේ නම්, ඔහුට මුද්‍රිත ලේඛන කිහිප වතාවක් යැවීම එතරම් බියජනක නොවනු ඇත. නමුත් ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය අතිශයින්ම ප්රයෝජනවත් වන අවස්ථා තිබේ.

විශාල සමාගම්බාහිර ලිපි හුවමාරු පරිමාව මසකට ලේඛන සිය ගණනක් ඉක්මවන්නේ නම් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන පිරිවැය අඩු කිරීමට උපකාරී වේ. ඔවුන් සඳහා, පත්රිකා බෙදාහැරීම ගනුදෙනුවල වේගය සෘජුව බලපායි. ලේඛනගත කිරීමේ පිරිවැය වසරකට රූබල් සිය දහස් ගණනක් විය හැකි අතර බදු කාර්යාලයෙන් සිදුවන පාඩු, දෝෂ සහ දඩ සමඟ සම්බන්ධ අවදානම් පිරිවැය තවදුරටත් වැඩි කරයි.

ඔබ දැන් මාස හයකට වරක් එක් පනතක් අත්සන් කළත්, ඔබේ ව්‍යාපාරය වර්ධනය නොවන බව මින් අදහස් නොවේ. ඔබට ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන සමඟ වැඩ කරන විශාල හවුල්කරුවන් සිටිය හැකි අතර, ඔවුන් ඔබෙන් එයම ඉල්ලා සිටිනු ඇත.

උදාහරණ වශයෙන්

ඔන්ලයින් වෙළඳසැල නිතිපතා සමුච්චය විය ලැබිය යුතු ගිණුම්ඉන්වොයිසියේ නැවත වරක් වැරැද්දක් සිදුවී ඇති නිසා මිලියන ගණනකට: භාණ්ඩ ට්‍රක් රථයක ඇති අතර ගබඩාවට පිළිගත නොහැක. නිවැරදි කරන ලද ලේඛනය සමඟ කුරියර් සැපයුම්කරුගෙන් පැමිණෙන තෙක් ඔවුන් බලා සිටියදී දින ගෙවී යයි. අපි ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන හඳුන්වා දුන් අතර, දැන් ලේඛන සඳහා සියලුම ගැලපීම් පැයකට වඩා අඩු කාලයක් ගතවේ.

විශාල බලශක්ති විකුණුම් සමාගමක, ස්ථානීය බදු විගණනවලදී, පරීක්ෂකයින් වාර්ෂිකව ලේඛනවල උල්ලංඝනය කිරීම් සහ දෝෂ සොයා ගත්හ. දඩ මුදල් සඳහා චෙක්පත වසරකට රූබල් 120,000 දක්වා ළඟා විය. මූල්‍ය දෙපාර්තමේන්තුව මේ මුදල් පොදු කාර්ය වියදම් ලෙස කල්තියා යොදන තැනට එය පත් විය. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය හඳුන්වා දී ඇති අතර, දැන් ලේඛනවල නිරවද්යතාව පාලනය කරනු ලබන්නේ වැඩසටහන් මගින් මිස මිනිසුන් විසිනි. තවත් වැරදි නොමැත.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක් යනු කුමක්ද?

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනයක් යනු ඕනෑම සංස්කාරකයක නිර්මාණය කර කියවිය හැකි සාමාන්‍ය ලේඛනයක් හෝ PDF ගොනුවකි. එය විශේෂ ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනකින් අත්සන් කර විශේෂ ආකාරයකින් යැවීම වැදගත් වේ.

ඔබ ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනයට අත්සන් කළ බවට සහ කිසිවෙකු එය වෙනස් නොකළ බවට හවුල්කරුවෙකු, නීතීඥයෙකු හෝ විනිසුරුවරයෙකුට සැකයක් නැති වන පරිදි, ඩිජිටල් ආරක්ෂක විශේෂඥයින් විද්‍යුත් අත්සනක් ඉදිරිපත් කළේය. එය ඔබේ ලේඛනයේ අද්විතීය බිටු සහ බයිට් කට්ටලය මත තබා ඇති ඇඟිලි සලකුණක් වැනිය. දළ වශයෙන් කිවහොත්, ඔබ ඉලෙක්ට්‍රොනිකව යමක් අත්සන් කරන විට, ඔබ පවසන්නේ “මම මෙම බිටු කට්ටලය සත්‍යාපනය කරමි” යනුවෙනි.

ඕනෑම ලේඛනයකට විද්‍යුත් අත්සනක් අමුණා ඇති අතර පසුව එය අත්සන් කර ඇති බව සලකනු ලැබේ. ලේඛනය අත්සනකින් තොරව කියවිය හැකිය. එය ඔබට එවන ලද ආකෘතියේ එකම වෙනස් කළ නොහැකි ලේඛනයක් ඔබ ඉදිරිපිට ඇති බව සහතික කරයි. ඔබ ලේඛනයක යමක් වෙනස් කර එය සුරැකුවහොත්, එහි බිටු කට්ටලය වෙනස් වේ - අත්සන අවලංගු වේ.

උදාහරණ වශයෙන්

සමාගම් දෙක ඉලෙක්ට්‍රොනික ගිවිසුමක් අත්සන් කිරීමට තීරණය කළේය. අපි ගිවිසුමක් සකස් කර කොන්දේසිවලට එකඟ වුණා. දැන් එක සමාගමක් තම අත්සනින් ගිවිසුම අත්සන් කර අනෙක් සමාගමට යවයි. ඇය කොන්ත්රාත්තුව විවෘත කර නිහඬව යමක් නිවැරදි කිරීමට තීරණය කරයි, උදාහරණයක් ලෙස දඩ මුදල. නිවැරදි කරයි. ඉතිරි කරයි. මුලින්ම යවයි. ඇය පෙනේ - අපොයි! - මෙම ගිවිසුමේ මුල් අත්සන කැඩී ඇත. ඒ කියන්නේ ඔවුන් යමක් නිවැරදි කළා, දුෂ්ටයන්. එවිට ඔවුන් ඔහුගේ මුහුණට පහර දීමට යයි, බොහෝ විට.

ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනක් ලබා ගත හැකි ස්ථානය

විශේෂ සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයකදී ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනක් මිලදී ගනු ලැබේ. ඔබට අවශ්‍ය වන්නේ ඔබේ නගරයේ පහසු මධ්‍යස්ථානයක් සොයා ගැනීම පමණි. ප්රධාන දෙය නම් එය රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ සන්නිවේදන අමාත්යාංශයේ ප්රතීතනය ලත් මධ්යස්ථාන ලැයිස්තුවට ඇතුළත් කර ඇත.

සහතික කිරීමේ මධ්‍යස්ථානයේ කාර්යාලයේදීම එකම දේ කළ හැකිය: සියලුම ලියකියවිලි සමඟ පැමිණ අයදුම්පතක් පුරවන්න. නමුත් මෙම අවස්ථාවේදී, මුදල් රහිත ගෙවීම සිදු වන තෙක් ඔබට බලා සිටීමට සිදුවනු ඇත - මෙය පැය කිහිපයක් ගත විය හැකිය. ඔබට එය දුරස්ථව ලබා ගත නොහැකි සේම, සමාගමක් සඳහා සහතිකයක් සඳහා මුදල් ගෙවිය නොහැක.

ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන ක්රියා කරන්නේ කෙසේද?

ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනෙහි නීතිමය බලය "ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන් මත" ෆෙඩරල් නීතියේ විස්තර කර ඇත.

නීතිය අත්සන් වර්ග නිර්වචනය කරයි: සරල, නුසුදුසු සහ සුදුසුකම්. ඔබට ඔවුන්ගෙන් ඕනෑම අයෙකුගෙන් ලේඛන අත්සන් කළ හැකිය, නමුත් වෙන් කිරීම් සහිතව: සුදුසුකම් - බදු අරමුණු සඳහා, වෙළඳාම් කිරීම සහ සමහර අවස්ථාවලදී උසාවිය සඳහා; සරල සහ නුසුදුසු - අනෙක් සියල්ල සඳහා.

සරල හෝ නුසුදුසු අත්සන

දැරිය හැකි සහ ලාභ විකල්පයක්, නමුත් සීමිත භාවිතයෙන්. සුදුසුකම් නොලබන අත්සනක ගුප්ත ලේඛන ඇල්ගොරිතම අඩංගු වන නමුත් කිසිදු සහතික කිරීමේ අධිකාරියක් විසින් තහවුරු කර නොමැත. සරල එකක් යනු පිවිසුම් සහ මුරපදයේ එකතුවකි, ගිණුමරජයේ සේවා වෙබ් අඩවියේ හෝ ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශ්වයේ විද්‍යුත් තැපැල් ලිපිනයේ.

ඔබ ඉලෙක්ට්‍රොනික වෙළඳාමට සහභාගී නොවන්නේ නම්, ඉලෙක්ට්‍රොනික ප්‍රාථමික ලේඛන හුවමාරු නොකරන්නේ නම් සහ බදු වාර්තා නොයවන්නේ නම් එවැනි අත්සන් සුදුසු වේ. කොන්ත්රාත්, ඉන්වොයිසි සහ පනත් සඳහා සරල අත්සනක් භාවිතා කළ හැකිය, නමුත් එවැනි අත්සනක් විශ්වාස කිරීම සඳහා ඔබට සගයා සමඟ වෙනම ගිවිසුමක් අත්සන් කිරීමට සහ පාර්ශ්වයන්ගේ ගිවිසුම වාර්තා කිරීමට සිදුවනු ඇත.

ඔබට දුසිම් ගනනක් සගයන් සහ විවිධ ලේඛන තිබේ නම්, යෝජනා ක්රමය ක්රියා නොකරනු ඇත. ඔබ සෑම කෙනෙකු සමඟම එවැනි ලේඛනයක් අත්සන් කිරීමට සිදු වනු ඇත, කාලයත් සමඟ මෙම ක්රියාවලිය මන්දගාමී වනු ඇත, වැඩ වේගවත් නොවේ. එවිට තවත් ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන සහතිකයක් ගැන සිතීම වඩා හොඳය.

සරල ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සනක් භාවිතා කිරීම සඳහා, ඔබ ගිවිසුමේ කඩදාසි පිටපතක් මුද්‍රණය කර අත්සන් කළ යුතුය හෝ සගයා සමඟ ගිවිසුමේ විශේෂ වගන්තියක් ඇතුළත් කළ යුතුය - මෙය නීතිමය අවශ්‍යතාවයකි.

සුදුසුකම් ලත් අත්සන

මෙම අත්සන ඉන්වොයිසි සහ බදු අරමුණු සඳහා සුදුසු වේ. නීතිය අනුව, ඉලෙක්ට්රොනික ඉන්වොයිසි අත්සන් කළ හැක්කේ මෙම අත්සන සමඟ පමණි. 1000 RUR සිට සුදුසුකම් ලත් සහතිකයක් මිලට ගත හැකි අතර, එය ෆෙඩරල් බදු සේවාවේ විශ්වාසනීය කලාපයේ කොටසක් වන සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයකින් පමණක් මිලදී ගත හැකිය.

සෑම වසරකම, සුදුසුකම් ලත් අත්සන සහතිකය අලුත් කළ යුතු අතර, එය අමතර කරදර එකතු කරයි: ඔබ වලංගු කාලය නිරීක්ෂණය කර නියමිත වේලාවට නැවත නිකුත් කිරීම ඇණවුම් කළ යුතුය.

සුදුසුකම් ලත් අත්සනක් සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා, ඔබ විශේෂ වැඩසටහනක් ස්ථාපනය කළ යුතුය - ගුප්ත ලේඛන තොරතුරු ආරක්ෂණ මාධ්යයකි. වැඩසටහන මඟින් ලේඛනයට විද්‍යුත් අත්සනක් අමුණා ඇති අතර හුවමාරුවේ අනෙකුත් සහභාගිවන්නන්ගේ අත්සන් සත්‍යාපනය කරයි.

ඔබට ගෙවන වැඩසටහනක් ("Cryptopro TsSP") හෝ නොමිලේ ("Vipnet TsSP") තෝරාගත හැක. ක්‍රියාකාරීව, ඒවා බොහෝ දුරට සමාන ය, නමුත් නිදහස් එක සමඟ අනුකූලතා ගැටළු මතු විය හැකිය. දෙකම වින්ඩෝස් සහ මැක් මත වැඩ කරයි. ගෙවූ එකක් RUR 1000 ක් පමණ වැය වේ, ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන සහතිකයක් සඳහා වාර්ෂික ගෙවීම RUR 1000 ක් පමණ වේ.

සමහරු වලාකුළු මත පදනම් වූ ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සනක් භාවිතා කරයි; එයට ගුප්තකේතන ආරක්ෂණ වැඩසටහනක් ස්ථාපනය කිරීම අවශ්‍ය නොවේ. වලාකුළු අත්සන හුවමාරු සේවාවේ ගබඩා කර ඇති අතර, ඔබ ලේඛනයකට අත්සන් කරන සෑම අවස්ථාවකම, ක්‍රියාව සනාථ කරමින් ඔබගේ දුරකථනයට කෙටි පණිවිඩයක් ලැබේ. එවැනි සහතිකයක් ලාභදායී සහ භාවිතා කිරීමට පහසු වේ, නමුත් ගුප්තකේතන ආරක්ෂණ වැඩසටහනකට වඩා අඩු ආරක්ෂිත වේ.

ඔබට ලේඛන කළමනාකරණ ක්‍රියාකරුවෙකු අවශ්‍ය වන්නේ ඇයි?

අත්සන් කරන ලද විද්‍යුත් ලේඛනයක් සාමාන්‍ය විද්‍යුත් තැපෑලෙන් යැවිය හැකි නමුත් මෙය ආරක්ෂිත නොවේ. ඔබගේ විද්‍යුත් තැපෑල හැක් කර ඇත්නම්, ලේඛන අපරාධකරුවන් අතට පත්වේ. එබැවින්, උදාහරණයක් ලෙස, බදු කාර්යාලය විශේෂ සේවාවන් හරහා පමණක් ප්රකාශයන් පිළිගනී. ඔබ එකම සේවාවන් හරහා ඉලෙක්ට්රොනික ඉන්වොයිසි හුවමාරු කළ යුතුය, එසේ නොමැති නම් ඔබ රුසියානු මුදල් අමාත්යාංශයේ නියෝගය උල්ලංඝනය කරනු ඇත. එවැනි සේවාවන් ලේඛන ප්රවාහ ක්රියාකරුවන් ලෙස හැඳින්වේ.

සාමාන්‍ය පරිශීලකයෙකු සඳහා, මෙය පොම්ප කරන ලද විද්‍යුත් තැපෑලකි. එය බ්‍රවුසරයක් හරහා ක්‍රියා කරයි, එන සහ පිටතට යන ෆෝල්ඩර, ලිපින නාමාවලියක්, ගොඩනඟන ලද සෙවුමක් සහ ලේඛන සංස්කාරකයක් ඇත. ඇතුළත ආරක්ෂිත සන්නිවේදන නාලිකා සහ ලේඛන මාරු කිරීමේ ආරක්ෂාව සහතික කරන සංකේතනය සහිත ඉහළ බරක් සහිත සේවාවක් ඇත.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ ක්රියාකරු සමඟ ගිවිසුමකට එළඹීමට පවා ඔබට අවශ්ය නැත. සරලව ලියාපදිංචි වන්න, විද්‍යුත් අත්සන සහතිකය බාගත කර ඉන්වොයිසිය ගෙවන්න. ක්රියාකරු ඉතිරිය ගැන සැලකිලිමත් වේ: ඔබ හුවමාරුවට සම්බන්ධ වී ඇති බව ෆෙඩරල් බදු සේවාවට දැනුම් දෙයි, ආකෘති නිරීක්ෂණය කිරීම සහ රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ නීතිවලට අනුකූල වීම සහතික කරයි.

රුසියාවේ එවැනි සේවාවන් දුසිම් කිහිපයක් තිබේ. මිල, ක්රියාකාරීත්වය, විශ්වසනීයත්වය සහ වේගය අනුව, ඔවුන් ආසන්න වශයෙන් සමාන වේ. සේවාවේ ගුණාත්මකභාවය මත පදනම්ව ක්‍රියාකරුවන් තෝරා ගැනීම සිරිතකි: තාක්ෂණික සහාය කෙතරම් ඉක්මනින් ක්‍රියා කරයිද, ක්‍රියාකරු සගයන් සම්බන්ධ කිරීමට උදව් කිරීමට සූදානම්ද, එය ලබා දෙන අවස්ථා මොනවාද සහ ඔබේ කාර්යයේ සේවාව ක්‍රියාත්මක කිරීමට ඔබට උපකාර කරන උපදේශක-විශ්ලේෂකයින් සිටීද .

ඔබේ ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශවයටද ක්‍රියාකරු වෙත සම්බන්ධ වීමට සිදුවේ. ඔහුට ඔබේ හෝ වෙනත් ඕනෑම අයෙකු තෝරා ගත හැකිය - එවිට හුවමාරුව රෝමිං හරහා සිදුවනු ඇත සෛල සන්නිවේදනය.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන සඳහා කොපමණ මුදලක් වැය වේද?

ක්රියාකරු හරහා වැඩ කරන විට, ඔබ දෙපාර්ශවය විසින් අත්සන් කරන ලද ලේඛනය සඳහා පමණක් ගෙවනු ලැබේ. සාමාන්යයෙන්, ලේඛනයක් යැවීමේ පිරිවැය 6-8 R පමණ වන අතර, පැමිණෙන සියලුම පණිවිඩ නොමිලේ.

සාමාන්‍යයෙන්, ආරම්භකයින් අවම වශයෙන් ලේඛන 300 ක පැකේජයක් මිලට ගනී, එය ඉතා ඉක්මනින් අවසන් වේ. එවිට ඔබට ඊළඟ පැකේජය මිලදී ගත යුතුය. අසීමිත වාර්ෂික පැකේජයක් මිලදී ගැනීම හෝ තනි කොන්දේසි සාකච්ඡා කිරීම වඩා ලාභදායී වේ.

ඔබ 100 සහ එවන්නේ නම් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන වෙත මාරු වීම ප්‍රයෝජනවත් වේ තවත් ලියකියවිලිමසකට හෝ අවම වශයෙන් වසරකට ලේඛන 1000 ක්. එවිට ඔබ කඩදාසි සහ බෙදා හැරීමේ පිරිවැය 5 ගුණයකින් පමණ අඩු කරනු ඇත.

ලේඛන කළමනාකරණය සඳහා කොපමණ මුදලක් වැය වේද?

කඩදාසි ලේඛන 1000 ක්

(නීති සම්පාදනය, ඩිජිටල් අත්සන)

ECM සරලද සංකීර්ණද?

අද, කාර්යාලයේ ලේඛනවලින් 100% ක් ඉලෙක්ට්‍රොනිකව නිර්මාණය කර ඇත, නමුත් තවමත් සාදන ලද ලේඛනවලින් 80% කට වඩා මුද්‍රණය කර ඇත (අනුමත කිරීම, සමාලෝචනය සහ දියත් කිරීම සඳහා)! එවැනි ආකෘතියක් ඵලදායී වන්නේ කෙසේද? විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය හඳුන්වාදීම තීරණ ගන්නන්ගේ පැත්තෙන් වඩාත් සාධාරණ ක්‍රියාමාර්ගය බව පෙනේ...

නමුත් වැඩිදියුණු කිරීම් සහ ස්වයංක්‍රීයකරණය සඳහා ව්‍යාපාරික අවශ්‍යතාවය ක්ෂණිකව නොපවතින අතර, සංඥා ගණනාවක් ලැබීමෙන් පසුව පමණක් කළමනාකරණය සහ වගකිවයුතු විශේෂඥයින් නිගමනය කරන්නේ සමාගමට අවශ්‍ය වත්මන් ගැටළු විසඳීම සඳහා ය. විශේෂ තොරතුරුපද්ධති අන්තර්ගත කළමනාකරණය සඳහා ( ECM පද්ධතිය). එනම්, එහි පැවැත්මේ සෑම අදියරකදීම තොරතුරු කල් ඉකුත් වන තුරු කළමනාකරණය කිරීම අවශ්ය වේ.

හඬ නඟන ලද අවශ්යතාව පිළිබඳ අවබෝධයක් ලබා ගැනීම සඳහා, නිශ්චිත තොරතුරු තාක්ෂණ විසඳුමක් භාවිතා කිරීමේ ප්රායෝගික ප්රතිලාභ දැකීමට, එය "වැඩීමට" පමණක් නොව, ECM පද්ධතිය සාමාන්යයෙන් ව්යුහගත කර ඇති ආකාරය තේරුම් ගැනීමටද අවශ්ය වේ. ECM යටිතල පහසුකම් මගින් ආවරණය වන තොරතුරු සමඟ වැඩ කිරීමේ අදියර මොනවාද? එක් එක් අදියරේදී තොරතුරු සමඟ කළ හැක්කේ කුමක්ද? තොරතුරු සමඟ අන්තර්ක්‍රියා කිරීමේ ක්‍රියාවලීන් පාලනය කරන නීති මොනවාද? පුළුල් න්‍යාය ප්‍රායෝගිකව පරිවර්තනය කරන්නේ කෙසේද?

අපගේ සබැඳි සම්පතෙහි මෙම කොටස ආයතනික අන්තර්ගත කළමනාකරණයට අදාළ සංකීර්ණ ගැටළු සරලව ආවරණය වන පරිදි ද්‍රව්‍ය එකතු කර ව්‍යුහගත කර ඇත.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක් යනු කුමක්ද, EDMS, ECM

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනයක්, EDMS, ECM යනු කුමක්ද යන්න පිළිබඳ බොහෝ නිර්වචන තිබේ ... අපි ඔබට ඒවායින් වඩාත් තේරුම්ගත හැකි සහ සංක්ෂිප්තව ලබා දීමට උත්සාහ කරන්නෙමු.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනය- මෙය පරිගණකයක (Word, Excel ගොනු, ආදිය) සුරකින ලද යම් තොරතුරු (පෙළ, රූප, ශබ්ද පටිගත කිරීම) වේ. පුස්තකාලයක පොත්පත් කාඩ්පත් දර්ශකයක් සමඟ ඇති ආකාරයටම මෙම තොරතුරු කට්ටලය ගුණාංග සහිත කාඩ්පතක් සමඟ ඇත. ගුණාංග අනුව (මාතෘකාව, කර්තෘ, නිර්මාණ දිනය, ආදිය). ලේඛනය ඉක්මනින් සොයා ගත හැක.

කාර්ය ප්රවාහය(වැඩ ප්‍රවාහය) යනු නිශ්චිත ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියක් තුළ සේවක ක්‍රියා අනුපිළිවෙලකි. උදාහරණයක් ලෙස: ක්රියාවන්ගේ අනුපිළිවෙල "ලේඛනයක් ලැබීම, ලේඛනයක් ලියාපදිංචි කිරීම, ලේඛනයක් සමාලෝචනය කිරීම, ලේඛනයක් ක්රියාත්මක කිරීම" සහ ව්යාපාර ක්රියාවලිය "පුරවැසියන්ගේ ඉල්ලීම් සමඟ වැඩ කිරීම" වේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය(EDF) යනු ලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීමේ ක්‍රමයක් වන අතර, ලේඛන විශාල ප්‍රමාණයක් ඉලෙක්ට්‍රොනික ආකාරයෙන් භාවිතා කර මධ්‍යගතව ගබඩා කරයි.

ඔබට ECM පද්ධතියක් අවශ්‍යද?

ඔබට EDMS හෝ ECM පද්ධතියක් අවශ්‍යද යන්න තක්සේරු කිරීමට, පහත ප්‍රශ්න වලට ඔබම පිළිතුරු සපයන්න:

• ඔබට වහාම සොයාගත හැකිය අවශ්ය ලියවිල්ලවැදගත් සහකරුවෙකු සමඟ දුරකථනයෙන් කතා කරන අතරතුර?
• ඔබ විසින් නිකුත් කරන ලද නියෝගවලින් දැනට සම්පූර්ණ කර නොමැති සහ කල් ඉකුත් වී ඇති නියෝග මොනවාද යන්න ඔබට නිසැකවම පැවසිය හැකිද?
• ලේඛන අනුමත කිරීමේ වත්මන් වේගය ඔබේ සංවිධානයේ ධනාත්මක ප්‍රතිරූපයක් නිර්මාණය කරන බව ඔබට විශ්වාසද?
• ඔබේ මේසය මත ඇති කඩදාසි පරිමාව ගැන ඔබ සෑහීමකට පත්වේද?
• ඔබ අනුමැතිය සඳහා නිකුත් කළ ලේඛනය දැනට තිබෙන්නේ කොහේදැයි ඔබට විශ්වාසයෙන් කිව හැකිද?

ඔබ ප්‍රශ්න 3කට හෝ වැඩි ගණනකට පිළිතුරු දුන්නේ නම්, ඔබට EDMS හෝ ECM පද්ධතියක් මිලදී ගැනීම ගැන බැරෑරුම් ලෙස සිතීමට කාලයයි.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයේ වාසි

ව්යාපාර ක්රියාවලීන්හි විනිවිදභාවය. ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන්ගේ අවධීන් නිරීක්ෂණය කිරීමට පද්ධතිය මඟින් හැකියාව ලබා දෙන අතර එමඟින් සංවිධානයේ සියලුම ක්‍රියාකාරකම් නිරපේක්ෂ විනිවිදභාවයකින් සහ කළමනාකරණයට පාලනය කළ හැකිය.

කාර්ය සාධන විනය වැඩි කිරීම. සංඛ්‍යාලේඛනවලට අනුව, ලැබුණු කාර්යයන්ගෙන් 20% ක් ඒවාට වගකිව යුතු සේවකයින් විසින් සම්පූර්ණ කර නොමැත. කළමනාකරණය සඳහා සියලු අදියරවල සම්පූර්ණ පාලනය ලබා දීමෙන්, ECM පද්ධතිය සේවකයින්ගේ කාර්ය සාධන විනයට සෘජුවම බලපායි.

කළමනාකරුවන් සහ සේවකයින් විසින් ගත කරන කාලය අඩු කිරීම. පද්ධතිය භාවිතා කිරීම ලේඛන (නිර්මාණය, සෙවීම, අනුමැතිය, ආදිය) සමඟ සාමාන්‍ය මෙහෙයුම් සඳහා වැය කරන කාලය අඩු කරයි. මීට අමතරව, ලේඛන ප්රවාහය සහ, ප්රතිඵලයක් වශයෙන්, සංවිධානයේ සියලුම ක්රියාවලීන් වේගවත් වේ.

තොරතුරු රහස්‍යභාවය සහතික කිරීම. රහස්‍ය තොරතුරු කාන්දු වීම නිසා ආයතනයකට මිලියන ගණනක පාඩුවක් සිදුවිය හැකිය. සාම්ප්‍රදායික “කඩදාසි” ලේඛන ප්‍රවාහය මෙන් නොව, ECM පද්ධතිය විසින් පවරා ඇති පරිශීලක අයිතිවාසිකම්වලට අනුකූලව ලේඛන වෙත ප්‍රවේශය සපයයි; ලේඛනයේ සියලුම ක්‍රියා (කියවීම, වෙනස් කිරීම, අත්සන් කිරීම) ලොග් කර ඇත.

ISO 9000 ප්‍රමිතීන්ට අනුකූල වීම. තත්ත්ව කළමනාකරණය ස්ථාපිත කිරීම දැන් විසඳනු ලබන ප්‍රමුඛ කාර්යයක් බවට පත්ව ඇත රුසියානු සමාගම්. තත්ත්ව කළමනාකරණ පද්ධතියක් (QMS) සඳහා වන එක් අවශ්‍යතාවයක් වන්නේ විනිවිද පෙනෙන ලේඛන ප්‍රවාහය සහ තොරතුරු අන්තර් ක්‍රියා කිරීමයි. QMS ස්ථාපනය කිරීමේදී ECM පද්ධතියක් භාවිතා කිරීමේ වාසි:

• ISO 9001:2000 ප්‍රමිතියේ ලේඛන සහ වාර්තා කළමනාකරණ අංශ සමඟ දැඩි ලෙස අනුකූල වීම සහතික කිරීම;
• විස්තර කරන ලද ව්යාපාර ක්රියාවලීන්ගේ රාමුව තුළ සේවකයින් විසින් රෙගුලාසි ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා සහාය වීම;
• QMS හි ක්රියාකාරිත්වය පිළිබඳ කළමනාකරණ පාලනය සඳහා මාධ්යයන් සැපයීම.

නවෝත්පාදන සහ ඉගෙනීමේ පහසුව. ECM පද්ධතියක පදනම මත ගොඩනගා ඇති දැනුම්දීම් පද්ධතියකට ස්තූතියි, ඔබට ඉක්මනින් සියලුම සේවකයින්ට නව වැඩ නීති සන්නිවේදනය කළ හැකිය. වැඩ සඳහා අවශ්ය තොරතුරු (රෙගුලාසි, උපදෙස්, ආදිය) ඉක්මනින් සොයා ගැනීමට ඇති හැකියාව නිසා නව සේවකයින් සඳහා පුහුණු කාලය අඩු වේ. මාර්ග සහ ලේඛන සැකිලි පහසුවෙන් වෙනස් කළ හැකි අතර, පසුව සේවකයින් ස්වයංක්‍රීයව නව ආකාරයකින් වැඩ කිරීමට පටන් ගනී.

ආයතනික සංස්කෘතිය සංවර්ධනය. ECM පද්ධතියක් ක්රියාත්මක කිරීමේ ක්රියාවලිය ආයතනික සංස්කෘතිය ස්ථාපිත කර පවත්වාගෙන යයි. සේවක අන්තර්ක්‍රියා ප්‍රශස්ත කිරීම සහ තිරස් සම්බන්ධතා වර්ධනය කිරීම කණ්ඩායම් එකමුතුවට මග පාදයි. ඒ සමගම, පවරා ඇති කාර්යයේ ගුණාත්මක කාර්ය සාධනය සඳහා එක් එක් සේවකයාගේ වගකීම වැඩි වේ.

තරඟකාරී වාසි වැඩි වීම. ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීම අනෙකුත් වෙළඳපල ක්‍රීඩකයින්ට වඩා සමාගමේ තරඟකාරී වාසි වලට සෘජුවම බලපායි. තොරතුරු ප්‍රවාහය වේගවත් කිරීම සහ සියලු ක්‍රියාවලීන්ගේ පැහැදිලි පාලනය හේතුවෙන් පාරිභෝගික සේවාවේ වේගය සහ ගුණාත්මකභාවය වැඩි වේ. විශාල ව්‍යවසායක ක්‍රියාකාරිත්වය පවා වඩාත් ජංගම සහ විශේෂිත “ආදේශ කළ නොහැකි” සේවකයින් මත රඳා නොපවතී.

ECM තාක්ෂණය

ආයතනික තොරතුරු (හෝ අන්තර්ගත) කළමනාකරණයට ප්‍රායෝගික සහ න්‍යායාත්මක ඉදිරිදර්ශනයකින් ප්‍රවේශ විය හැක. නිසැකව ම, ECM හි ප්‍රායෝගික අංශ මූලික වශයෙන් ඔවුන්ගේ ව්‍යාපාරික අවධානය නිසා සිත්ගන්නා සුළුය. කෙසේ වෙතත්, ව්‍යුහගත දැනුම් පද්ධතියක් සැකසීම සඳහා විවිධ ප්‍රායෝගික ගැටළු සඳහා, තාක්ෂණික සංරචකය සඳහා න්‍යායාත්මක පදනමක් අවශ්‍ය වේ. මෙය සිදු කිරීම සඳහා, ඔබ AIIM පාරිභාෂික ශබ්දකෝෂය (තොරතුරු සහ රූප කළමනාකරණය සඳහා සංගමය) වෙතින් කැනොනිකල් නිර්වචනයේ දක්වා ඇති ජීවන චක්‍රයේ සංරචක කෙරෙහි අවධානය යොමු කළ යුතුය: ග්‍රහණය කිරීම (ග්‍රහණය කිරීම), කළමනාකරණය (කළමනාකරණය), ගබඩා කිරීම (ගබඩාව), ආරක්ෂාව (සංරක්ෂණය) සහ තොරතුරු බෙදා හැරීම (බෙදා හැරීම).

තොරතුරු කළමනාකරණය තොරතුරු වල සමස්ත ජීවන චක්‍රය පුරා සිදු කෙරේ: සංවිධානය විසින් එය නිර්මාණය කිරීමෙන් හෝ ලැබීමෙන්, අවසාන පාරිභෝගිකයා වෙත භාරදීම හෝ ගබඩා කාලය අවසන් වීමෙන් පසු විනාශ කිරීම දක්වා. තොරතුරු සංවිධානයක සියලුම ක්‍රියාවලීන් විනිවිද යයි, එය විවිධ තොරතුරු පද්ධතිවල සහ විවිධ යෙදුම් භාවිතා කරමින් නිර්මාණය කර සකසනු ලැබේ, නමුත් ECM පමණක් එහි සමස්ත ජීවන චක්‍රය පුරාම තොරතුරු කළමනාකරණය සඳහා ඒකාබද්ධ ප්‍රවේශයක් තිබිය යුතු බව අවධාරණය කරයි.

ව්‍යාපාරික දෘෂ්ටි කෝණයකින් යන කාරණය කෙරෙහි අවධානය යොමු කිරීම වටී ජීවන චක්රයලේඛනයක, ලේඛනය වැඩ ප්‍රවාහයන්ට සම්බන්ධ වන විට ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් කෙරෙහි සෘජු බලපෑමක් ඇති අදියර වැදගත් වේ. තනිකරම තාක්‍ෂණික දෘෂ්ටි කෝණයකින්, මෙම අදියරයන් උච්චාරණය කරන ලද අර්ථකථන බරක් දරයි; ඒවා නම් කර ඇත්තේ “ලේඛන කළමනාකරණය” යන සාමාන්‍ය යෙදුමෙනි.

ලිපිවල තොරතුරු කළමනාකරණ තාක්ෂණය පිළිබඳ වැඩිදුර කියවන්න:

EDMS සහ ECM පද්ධතිවල ක්‍රියාකාරීත්වය සහ වර්ගීකරණය

ප්රකාශයන්ට අනුව පර්යේෂණ සමාගමගාට්නර්, අවම වශයෙන් කාර්යයන් හයෙන් තුනකට සහාය දක්වන පද්ධති ECM ලෙස වර්ගීකරණය කළ හැකිය:

• ලේඛන කළමනාකරණය (චක්අවුට් / ආපසු පැමිණීම, අනුවාද පාලනය, ආරක්ෂාව, ලේඛන කණ්ඩායම් කිරීම, ආදිය);
• පොදු ලියකියවිලි මත සහයෝගීතාවය සහ ව්යාපෘති කණ්ඩායම්වල සහාය;
• ලේඛන පරිලෝකනය කිරීම සහ කඩදාසි ලේඛනවල රූප කළමනාකරණය කිරීම;
• දිගු කාලීන ලේඛනාගාර ගබඩා කිරීම සඳහා වාර්තා කළමනාකරණය, රඳවා තබා ගැනීමේ නීති සහ රෙගුලාසි ස්වයංක්‍රීය කිරීම, වාර්තා නීති සහ රෙගුලාසි වලට අනුකූල වන බව සහතික කිරීම;
• ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන්ට සහාය වීම සඳහා කාර්ය ප්‍රවාහය, අන්තර්ගත මාර්ගගත කිරීම, වැඩ කාර්යයන් සහ ප්‍රාන්ත පැවරීම, මාර්ග සෙවීම සහ ක්‍රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම;
• මෙම කාර්යයන් සඳහා ප්‍රකාශන ස්වයංක්‍රීය කිරීමට වෙබ් අන්තර්ගත කළමනාකරණය, ගතික අන්තර්ගත කළමනාකරණය සහ පරිශීලක අන්තර්ක්‍රියා.

ක්රියාත්මක කරන ලද කාර්යයන් ගණනට අනුව, EDMS බෙදා ඇත:

• වාර්තා කළමනාකරණ පද්ධති
• ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනාගාරය
• කාර්ය ප්රවාහ පද්ධති
• සංකීර්ණ හෝ ECM පද්ධති.

“EDMS සහ ECM ක්‍රියාකාරීත්වය” යන කොටසේ ශීර්ෂයෙන් ඔබට මෙම මාතෘකාව පිළිබඳ වැඩිදුර ඉගෙන ගත හැකිය:

ECM පද්ධතියක ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියක උදාහරණයක්

ERP සහ ECM පද්ධති එකට වැඩ කරන්නේ කෙසේද?

ERP (Enterprise Resource Planning) යනු තොරතුරු පද්ධතියක් හරහා සම්පත් (නිෂ්පාදනය, මූල්‍ය, ශ්‍රමය) ප්‍රශස්ත කිරීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කරන ව්‍යවසාය කළමනාකරණ උපාය මාර්ගයකි.

ERP සහ ECM පද්ධති දෙකම ආයතනික තොරතුරු සමඟ ක්‍රියා කළද, මෙම තොරතුරුවල ස්වභාවය සම්පූර්ණයෙන්ම වෙනස් වේ. ERP පද්ධති දත්තවල පදනම හොඳින් ව්‍යුහගත තොරතුරු වේ. ERP පද්ධති ලේඛනයක් යනු පැහැදිලිව නිර්වචනය කරන ලද ආකාරයකි (සම්පත් වලින් එකක් විස්තර කිරීම - මූල්‍ය, ද්‍රව්‍ය වත්කම්, නිෂ්පාදන ධාරිතාව), එහිදී විස්තර සමූහයක් ඒවායේ අගයන්ට සහ යම් සැකසුම් තර්කයකට අනුරූප වේ.

ECM පද්ධති ලේඛනයක් (අන්තර්ගත ඒකකය) මූලික වශයෙන් ව්‍යුහගත නොවන තොරතුරු වේ. ECM පද්ධතියක් සඳහා, එය පෙළ ලේඛනයක්, වගුවක්, වීඩියෝ ගොනුවක් හෝ චිත්‍රයක් වේවා වෙනසක් නැත. ව්‍යාපාර අනුමත කිරීමේ ක්‍රියාවලීන්, අයිතිවාසිකම් පැවරීම හෝ අවශ්‍ය ලේඛනය සෙවීමේදී එවැනි ලේඛන ඇතුළත් කිරීමේදී පද්ධතිය සමානව හොඳ වනු ඇත.

ව්‍යවසායක ERP සහ ECM ඒකාබද්ධ කිරීම මෙම පද්ධතිවල ක්‍රියාකාරීත්වය ඒකාබද්ධ කිරීමට ඇති වඩාත්ම ස්වාභාවික සහ අවම අවදානම් ක්‍රමය විය හැකිය.

ERP සහ ECM පද්ධති ඒකාබද්ධ කිරීම ගැන වැඩිදුර කියවන්න:

ECM පද්ධතියකින් බලාපොරොත්තු නොවිය යුතු දේ

වර්තමානයේ, ව්යවසායන්හි විස්තීර්ණ ස්වයංක්‍රීයකරණය ගොඩනඟා ඇත්තේ පද්ධති කිහිපයක ඒකාබද්ධ කිරීම හරහා වන අතර, ඒ සෑම එකක්ම නිශ්චිත පරාසයක කාර්යයන් විසඳයි. එමනිසා, එක් එක් පද්ධතිය තුළ හරියටම ක්රියාත්මක කළ යුතු දේ නිවැරදිව තීරණය කිරීම ඉතා වැදගත් වේ.

EDMS සහ ECM පද්ධතිය මූලික වශයෙන් අවධානය යොමු කර ඇත්තේ ව්‍යුහගත නොවන තොරතුරු සමඟ වැඩ කිරීමට ය, එබැවින් එහි ඇති සමහර ගැටළු විසඳීමට උත්සාහ කිරීම අකාර්යක්ෂම වනු ඇත.

EDMS සහ ECM පද්ධතියේ ක්‍රියාත්මක කිරීම වඩාත් පොදු පාරිභෝගික අවශ්‍යතා සලකා බලමු සාධාරණ විය යුතුය.

මානව සම්පත් වාර්තා කළමනාකරණය. පුද්ගල වාර්තා කළමනාකරණය ලේඛනවලට කෙලින්ම සම්බන්ධ වුවද, මෙම ප්‍රදේශයේ කාර්යය වන්නේ ලේඛන කළමනාකරණය කිරීමේදී නොව ගිණුම්කරණය සහ පිරිස් කළමනාකරණය තුළ ය. පුද්ගලයින්ගේ විවිධ සාම්පල ලබා ගැනීම අවශ්‍ය වේ (අධ්‍යාපනය, ස්ත්‍රී පුරුෂ භාවය, විශේෂතා, ඇතුළත් වීමේ දිනය/ඉවත් කිරීම යනාදිය); මේ සඳහා තොරතුරු ව්‍යුහගත ආකාරයෙන් දත්ත ගබඩාවක ගබඩා කළ යුතු අතර, වෙනම ව්‍යුහගත නොවන ආකාරයෙන් නොවේ. ලේඛන. එක් එක් ලේඛනය නිර්මාණය කිරීම පුද්ගල තත්ත්‍වයේ වෙනස්කම් වලින් පිළිබිඹු විය යුතුය, එබැවින් පුද්ගල වාර්තා ස්වයංක්‍රීය කිරීම සඳහා, ව්‍යුහාත්මක තොරතුරු ගබඩා කිරීම සඳහා ECM පද්ධතියක් සමඟ ඒකාබද්ධ කළ හැකි විශේෂිත පුද්ගල කළමනාකරණ පද්ධති භාවිතා කිරීම වඩාත් සුදුසුය (ප්‍රවේශපත්‍ර, ඡායාරූප, පිරිස් නියෝග, ආදිය). මීට අමතරව, ECM පද්ධතිය තුළ මෙම ලේඛන අනුමත කිරීමේ ක්රියාවලීන් ස්වයංක්රීය කිරීම ප්රයෝජනවත් වේ.

• ප්‍රායෝගික DIRECTUM: ඇණවුම්, ප්‍රකාශ, යෙදුම් + ECM = සංසරණයේ පවතින පුද්ගල ලේඛන

මූල්ය ලේඛන සඳහා ගිණුම්කරණය. ව්‍යුහගත මූල්‍ය ලේඛන සම්බන්ධයෙන්ද තත්ත්වය සමාන වේ: ඉන්වොයිසි, ඉන්වොයිසි, සම්පූර්ණ කරන ලද වැඩ සහතික, ආදිය. බදු නඩත්තු කිරීම සඳහා සහ ගිණුම්කරණය, ප්රාථමික ලේඛන මත පදනම් වූ විශේෂිත ගිණුම්කරණ පද්ධති මෙන්ම ERP පද්ධතියේ විශේෂිත මොඩියුල වේ. ECM පද්ධතියකට ඒවා ප්‍රතිස්ථාපනය කළ නොහැක, නමුත් මූල්‍ය ලේඛනවල ස්කෑන් කරන ලද රූප විද්‍යුත් ලේඛනාගාරයක් පරිලෝකනය කිරීම සහ සංවිධානය කිරීම EDMS හි කාර්යයන් වේ. එවැනි විසඳුම් ක්‍රියාත්මක කිරීමේ අවශ්‍යතාවය සාමාන්‍යයෙන් පැන නගින්නේ ප්‍රවේශ අයිතිවාසිකම්, ඩිජිටල් අත්සන ආදිය සැලකිල්ලට ගනිමින් EDS ලේඛන ලෙස මූල්‍ය ලේඛන සමඟ කටයුතු කරන විශාල ලේඛන සහ ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන්හි සහභාගිවන්නන් සිටින විටය.

ECM සහ ERP පද්ධතිවල ඒකාබද්ධ භාවිතය පහත මට්ටම්වලදී ප්රයෝජනවත් වේ:

• ERP හි සටහන් කර ඇති ECM හි ලේඛන රූප ගබඩා කිරීම;
• ECM, ඇතුළුව ERP වාර්තා ගබඩා කිරීම. අත්සන් කරන ලද ඩිජිටල් අත්සන;
• ECM පද්ධතියක් භාවිතා කරමින් ERP නාමාවලි වල ලේඛන සහ වාර්තා සම්බන්ධීකරණය කිරීම.

මීට අමතරව, දැන් ඉලෙක්ට්‍රොනික ආකාරයෙන් සගයන් සමඟ මූල්‍ය ලේඛන (ඉන්වොයිසි, කොන්ත්‍රාත්තු, ඉන්වොයිසි සහ පනත්) හුවමාරු කර ගත හැකිය. EDMS හි එවැනි ලේඛන ගබඩා කිරීම අමතර වාසියක් ලබා දෙනු ඇත. .

මෙම මාතෘකාව අධ්යයනය කිරීම සඳහා පහත සඳහන් ද්රව්ය ප්රයෝජනවත් වනු ඇත:

ව්යාපාර ක්රියාවලීන් විශ්ලේෂණය සහ ආකෘති නිර්මාණය.

රීතියක් ලෙස, BPM පන්ති පද්ධති () ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන් විශ්ලේෂණය කිරීමට සහ ආකෘති කිරීමට භාවිතා කරයි. මේවා ව්‍යවසායක හෝ බාහිර උපදේශන ආයතනයක ව්‍යාපාර විශ්ලේෂකයෙකු සඳහා විශේෂිත මෙවලම් වේ. ආකෘතිගත ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන්හි ලේඛනවලට සම්බන්ධ නොවන ක්‍රියාකාරකම් අඩංගු විය හැකිය, අතින් සිදු කරන ලද (උදාහරණයක් ලෙස, කුරියර් මගින් ලේඛන බෙදා හැරීම), බාහිර ආයතන (උදාහරණයක් ලෙස, සැපයුම්කරුවන්) හෝ වෙනත් පද්ධති පන්තිවල (ERP, CRM) සහාය ඇතිව.

සම්භාව්‍ය EDMS මඟින් ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන් විශ්ලේෂණය කිරීම සඳහා නිශ්චිත තොරතුරු ප්‍රමාණයක් සැපයිය හැකිය (උදාහරණයක් ලෙස, ඇතැම් ආකාරයේ කාර්යයන් ක්‍රියාත්මක කිරීමේ ප්‍රමාදයන් පිළිබඳ වාර්තා ආකාරයෙන්). නමුත් මෙය සම්පූර්ණ විශ්ලේෂණයක් සඳහා අවශ්‍ය දත්ත වලින් කුඩා කොටසක් පමණි.

යොමු දත්ත භාවිතා කරමින් EDMS සහ ආකෘති පද්ධති ඒකාබද්ධ කිරීම ක්රියාත්මක කිරීම යෝග්ය වේ, උදාහරණයක් ලෙස, ලේඛන වර්ග හෝ සංවිධානාත්මක ව්යුහය. මීට අමතරව, EDMS හි සිදු කෙරෙන පවතින ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් විශ්ලේෂණය කිරීම සඳහා දත්ත සපයන්නෙකු ලෙස EDMS භාවිතා කිරීම ඵලදායී වනු ඇත.

අනෙක් අතට, වෙළඳපොලේ ඇති ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති බොහෝ විට EDMS හි විෂය පථයෙන් ඔබ්බට ගොස් BPM පද්ධති පන්තියට ප්‍රවේශ වේ, එවිට හැකියාවන්ට විශ්ලේෂණය සහ ආකෘති නිර්මාණය සඳහා එක් හෝ තවත් ක්‍රියාකාරීත්වයක් ඇතුළත් විය හැකිය.

කොටසෙහි ECM පද්ධතියේ ස්ථානගත කිරීම පිළිබඳව ඔබට වැඩිදුර කියවිය හැකිය.

ECM පද්ධතියක් ක්රියාත්මක කිරීම

ක්රියාත්මක කිරීමේ බලපෑම

ECM ව්‍යාපෘතියක බලපෑම තක්සේරු කිරීම තොරතුරු තාක්ෂණ ව්‍යාපෘතියක සඵලතාවය තක්සේරු කිරීමට වඩා වෙනස් නොවන අතර තොරතුරු තාක්ෂණ ව්‍යාපෘතියක් තක්සේරු කිරීම ඕනෑම සමාගම් ව්‍යාපෘතියක් තක්සේරු කිරීමට වඩා වෙනස් නොවේ.

සමහර විට සමාගම්වලට ආර්ථික බලපෑම ගැන සුළු හෝ නොසිතා තොරතුරු තාක්ෂණය ක්‍රියාත්මක කළ හැකිය. ආමන්ත්‍රණය කරන ලද තොරතුරු තාක්ෂණ ගැටළු පැහැදිලි වන අතර අමතර සාධාරණීකරණයක් අවශ්‍ය නොවන අවස්ථාවන්හිදී මෙය කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස, ලේකම්වරයෙකු සඳහා පරිගණකයක් මිලදී ගැනීම හෝ ගිණුම්කරණ පද්ධතියක් යෙදවීම. මෙහි චේතනාව වන්නේ සමාගමේ තාක්‍ෂණයේ පරිණතභාවයයි, එය නොමැතිව ව්‍යවසාය සරලව ඵලදායී ලෙස සැලකිය නොහැකිය. වෙනත් අවස්ථාවල දී, ක්රියාත්මක කිරීමේ අවශ්යතාව සැකයෙන් ඔබ්බට වුවද, බලපෑම ගණනය කිරීම පාහේ කළ නොහැක්කකි. සමහර විට බලපෑම ගණනය කිරීම තාක්‍ෂණයට වඩා මිල අධිකය (නිදසුනක් ලෙස, සේවකයින්ට අසීමිත අන්තර්ජාල ප්‍රවේශයක් ලබා දීම). මෙම සියලු අවස්ථා වලදී, ව්‍යාපෘතියේ පිරිවැය සහ විසඳුමේ විභවය කෙරෙහි අවධානය යොමු කරනු ලැබේ, උදාහරණයක් ලෙස, ක්‍රියාත්මක කරන ලද පද්ධතියේ සහාය ඇතිව සමාගමේ අනෙකුත් ගැටළු කෙතරම් පහසුවෙන් විසඳනු ඇත්ද.

EDMS සහ එය මත පදනම් වූ විසඳුම් සෑම විටම එහි බලපෑම සම්පූර්ණයෙන්ම පැහැදිලි පද්ධති ලෙස වර්ගීකරණය කළ නොහැක. වත්කම් භාවිතා කිරීමේ කාර්යක්ෂමතාවය විශ්ලේෂණය කිරීමේ සම්ප්‍රදායික ක්‍රම තොරතුරු සඳහා මෙන්ම "ලාභයේ අනුපාතය සමස්ත පිරිවැයට කාර්යක්ෂමතාවයි" යන සූත්‍රයට අදාළ නොවේ. මෙයට හේතුව තොරතුරු අස්පෘශ්‍ය වත්කමක් වන අතර එය නිෂ්පාදනයට ස්පර්ශ වන සහ ශ්රම සම්පත්. ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීම ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන් සහ ශ්‍රම පිරිවැයෙහි වෙනස්කම් සමඟ සිදු වේ. ECM ඇතුළු තොරතුරු පද්ධති සඳහා වන පිරිවැය බොහෝ අවස්ථාවලදී වක්‍ර පිරිවැය වන අතර, ඒවා ගණනය කළ හැක්කේ නිෂ්පාදන ඒකකයකට යම් ආකෘතියක් භාවිතයෙන් පමණි. ආර්ථික සැලසුම්කරණය, බොහෝ විට විධිමත් කිරීමට තරමක් අපහසු වේ.

ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීම සාමාන්‍යයෙන් පහත පියවර වලින් සමන්විත වේ:

• ව්යාපෘතිය සංවිධානය කිරීම, පිරිස් වෙන් කිරීම (ව්යාපෘති කළමනාකරු සහ වැඩ කරන කණ්ඩායම);
• ව්යවසාය පර්යේෂණ සහ ECM පද්ධතියක් භාවිතා කිරීම සඳහා විසඳුම් සැලසුම් කිරීම;
• ECM පද්ධතියේ වින්යාසය සහ අනුවර්තනය;
• පුහුණුව;
• අත්හදා බැලීමේ මෙහෙයුම.

ව්‍යවසායයකට ස්වාධීනව හෝ තුන්වන පාර්ශ්ව ක්‍රියාත්මක කිරීමේ සමාගමක මැදිහත් වීමෙන් ක්‍රියාත්මක කිරීමේ ක්‍රියාවලිය සංවිධානය කළ හැකිය. පළමු අවස්ථාවේ දී, ඔබේම සේවකයින්ගේ පැත්තෙන් වැඩි කාලයක් සහ වෑයමක් අවශ්ය වනු ඇත, ක්රියාත්මක කිරීමේ කාලය බොහෝ විට ප්රමාද වනු ඇත. දෙවන නඩුවේදී, තෙවන පාර්ශවීය සංවිධානයක සේවාවන් සඳහා ගෙවීමට සැලකිය යුතු මූල්ය පිරිවැයක් අවශ්ය වනු ඇත, නමුත් ව්යාපෘතියේ කාලය සහ ප්රතිඵලය වඩාත් සහතික වනු ඇත.

ඕනෑම අවස්ථාවක, සාර්ථකව ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා පහත සඳහන් නීති අනිවාර්ය වේ:

• ECM පද්ධතිය ක්රියාත්මක කිරීම සහ භාවිතා කිරීමේ ක්රියාවලිය තුළ කළමනාකරණයේ ක්රියාකාරී සහභාගීත්වය;
• ECM පද්ධතිය ක්රියාත්මක කිරීම සහ සහාය දීම සඳහා ප්රධාන සේවකයින් වෙන් කිරීම සහ ගැඹුරු පුහුණුව;
• සියලුම පරිශීලකයින් සඳහා පුහුණුව සංවිධානය කිරීම සහ පද්ධතිය භාවිතා කරන ආකාරය පිළිබඳ උපදෙස් සැපයීම.

ECM පද්ධතියක් ක්රියාත්මක කිරීමේ ගැටළු සහ අවදානම්

බොහෝ ආකාරවලින්, ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීමේ ගැටළු සහ අවදානම් වෙනත් ව්‍යවසාය පරිමාණ තොරතුරු පද්ධති ක්‍රියාත්මක කිරීමේ ව්‍යාපෘති සමඟ සමපාත වන අතර පහත සඳහන් දේවලට මග පාදයි. ඍණාත්මක ප්රතිවිපාක:

• ව්යාපෘති කාල සීමාවන් උල්ලංඝනය කිරීම;
• ව්යාපෘති අයවැය උල්ලංඝනය කිරීම;
• නියමිත ඉලක්කවල අසම්පූර්ණ ජයග්‍රහණය (පද්ධතිය ක්‍රියා කරයි, නමුත් එහි සම්පූර්ණ ප්‍රමාණයට නොවේ: සැලසුම් කළ ප්‍රමාණයට වඩා අඩු/නරක);
• ක්රියාත්මක කිරීමේ සම්පූර්ණ අසාර්ථකත්වය (ක්රියාත්මක කිරීමෙන් පසු පද්ධතිය සැබවින්ම ක්රියා නොකරයි).

අවදානම් වල විශේෂතා ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීමේදී, කෙටි කාලයක් තුළ සමාගමේ බොහෝ සේවකයින් සම්පූර්ණයෙන්ම නව ක්‍රම වෙත මාරු කිරීම අවශ්‍ය වේ (ඉලෙක්ට්‍රොනික ස්වරූපයෙන් ලේඛන කියවීම, විද්‍යුත් විභේදන සහ කළමනාකරණයේ අත්සන් ලබා ගැනීම යනාදිය. .) ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීමේ වඩාත් සාමාන්‍ය අවදානම් වලට ඇතුළත් වන්නේ:

• පරිශීලකයින්ගේ සංරක්ෂණවාදය, වැඩ කිරීමේ නව ක්රම පිළි නොගැනීම;
• සාමාන්‍ය පරිශීලකයින්ගේ සහ ජ්‍යෙෂ්ඨ කළමනාකාරීත්වයේ අඩු පරිගණක සාක්ෂරතාව;
• ව්‍යුහගත නොවන ක්‍රියාවලි (රෙගුලාසි නොමැතිකම);
• ප්රමාණවත් / නුසුදුසු තාක්ෂණික උපකරණ;
• නොපැහැදිලි ව්යාපෘති කළමනාකරණය.

අවදානම් වළක්වා ගැනීමට මාර්ගසාමාන්යයෙන් සම්මත:

• දී ඇති ව්‍යවසායක ECM පද්ධතියේ ක්‍රියාකාරිත්වයේ සවිස්තරාත්මක මූලික සැලසුම;
• නායකත්වයේ පැහැදිලි උපදෙස් සහ පුද්ගලික උදාහරණය;
• ගැටළු විසඳීම සඳහා කාර්ය මණ්ඩල පුහුණුව සහ මෙහෙයුම් සහාය.
• ක්රියාත්මක කිරීමේ අදියර.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක විශ්වසනීයත්වය සහ නීත්යානුකූලභාවය

ඉලෙක්ට්‍රොනික අන්තර්ගත කළමනාකරණය සහ විද්‍යුත් අන්තර්ක්‍රියා ක්ෂේත්‍රය දැන් ක්‍රියාකාරීව සංවර්ධනය වෙමින් පවතී. නීති සම්පාදනය ද වර්ධනය වේ; සමහර සම්මතයන් ජීවිතයේ ස්ථාපිත වූ පසු එහි සවි කර ඇති අතර අනෙක් ඒවා ඊට පටහැනිව ව්‍යවස්ථාදායක පනත් හඳුන්වාදීමත් සමඟ පෙනේ.

කඩදාසි ලේඛනයක සත්‍යතාව සහ නෛතික වැදගත්කම තීරණය කිරීම සෑම කෙනෙකුටම පැහැදිලි වන ක්‍රියා පටිපාටියකි: ලේඛනයට අවශ්‍ය අත්සන් සහ මුද්‍රා තිබිය යුතුය. නමුත් ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක සත්යතාව තීරණය කරන්නේ කෙසේද?

මේ සඳහා නිර්මාණය කර ඇත විද්‍යුත් අත්සන (ES)- මෙය ව්යාජ ලෙස ආරක්ෂා කිරීමට අදහස් කරන විද්යුත් ලේඛනයක විස්තරයකි. විද්‍යුත් අත්සන මඟින් අත්සනෙහි හිමිකරු හඳුනා ගැනීමට මෙන්ම එහි අත්සන් කිරීමෙන් පසු විද්‍යුත් ලේඛනයේ වෙනස්කම් නොමැතිකම තීරණය කිරීමට ඔබට ඉඩ සලසයි.

එහි සරලම ආකාරයෙන්, EP යාන්ත්රණය පහත පරිදි ක්රියා කරයි. සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයක් (කොට්ඨාශයක් හෝ බාහිර සංවිධානයක්) වෙන් කර ඇති අතර, විශේෂිත මෘදුකාංග භාවිතයෙන්, එක් එක් පරිශීලකයා සඳහා ඊනියා "ප්රධාන සහතික" උත්පාදනය කරයි. ES යතුර යනු අද්විතීය අක්ෂර අනුපිළිවෙලකි. එය පුද්ගලික යතුරකින් සමන්විත වේ (එය ප්‍රවේශ විය හැක්කේ එහි හිමිකරුට පමණි, එහි ආධාරයෙන් අයිතිකරුට විද්‍යුත් අත්සන ලේඛනයක් අත්සන් කළ හැකිය) සහ පොදු යතුර(එය සෑම කෙනෙකුටම ලබා ගත හැකිය, එහි උපකාරයෙන් ඔබට විද්‍යුත් ලේඛනයට අත්සන් කළේ කවුද සහ කවදාද යන්න තීරණය කළ හැකිය).

ECM පද්ධතියක් භාවිතා කරන විට, පරිශීලකයා මුහුණ දෙන සියලු "දුෂ්කරතා" සැඟවී ඇත. පරිශීලකයා, රීතියක් ලෙස, සරලව අපේක්ෂිත කාර්යය තෝරාගත යුතුය: "ලේඛනයක් අත්සන් කරන්න" (විද්යුත් අත්සනකින් අත්සන් කරන ලද ලේඛනයක් වෙනස්කම් සඳහා එකවර වසා දමනු ඇත) හෝ "අත්සන පිළිබඳ තොරතුරු ලබා ගන්න". ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනවල නීත්යානුකූල භාවය පිළිගනු ලැබේ.

ඔබ විද්‍යුත් අත්සනක් භාවිතයෙන් ගවේෂණය කිරීමට කැමති නම්, කරුණාකර කොටස බලන්න.

ඔබට නීති සම්පාදනයේ විවිධ ක්ෂේත්‍ර අධ්‍යයනය කිරීමට අවශ්‍ය නම්, කොටසේ ඇති ද්‍රව්‍ය පරීක්ෂා කරන්න.

වෙන්වීමේ වචන

විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය යන්නෙන් අදහස් කරන්නේ කුමක්ද සහ ඔබේ ආයතනය තුළ ECM පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක කිරීමට කාලය පැමිණ තිබේද යන්න තේරුම් ගැනීමට මෙම කොටස ඔබට උපකාර කර ඇතැයි අපි බලාපොරොත්තු වෙමු.

නව තාක්‍ෂණයන් ප්‍රගුණ කිරීමේ සාර්ථකත්වයට අපි ප්‍රාර්ථනා කරමු, අපගේ සම්පතෙහි ඇති ද්‍රව්‍ය ඔබට EDI ක්ෂේත්‍රයේ ප්‍රශ්නවලට පිළිතුරු සෙවීමට සැමවිටම උපකාරී වනු ඇත.

අද බොහෝ සමාගම් කඩදාසි ලේඛන කළමනාකරණයේ සිට ඉලෙක්ට්‍රොනික වෙත මාරු වෙමින් පවතී. මෙය සංවිධානයට කාලය සහ මුදල් යන දෙකම ඉතිරි කරයි. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය ලේඛන කටයුතු ඉවත් කරයි. ඔබට කාර්යාලයෙන් හෝ වෙනත් ස්ථානයක සිට පැය 24 පුරාම තොරතුරු හුවමාරු කර ගත හැක. ඔබට අවශ්‍ය වන්නේ විද්‍යුත් අත්සනක් සහිත පරිගණකයක් සහ අන්තර්ජාල ප්‍රවේශය අත ළඟය. ඊට අමතරව, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය මඟින් කාර්යයේ ප්‍රගතිය තත්‍ය කාලීනව නිරීක්ෂණය කිරීමට හැකි වේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය යනු කුමක්ද?

සරලව කිවහොත්, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය යනු දේශීය ජාලයක්, අන්තර්ජාලය හෝ වෙනත් නාලිකා හරහා විද්‍යුත් ලේඛන හුවමාරු කිරීමයි. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ප්‍රවාහය ආයතනයක් තුළ මෙන්ම සමාගම් අතරද සිදුවිය හැක.

EDI මඟින් ඔබට ලේඛන හුවමාරු කර ගැනීමට පමණක් නොව, කඩදාසි මාධ්‍ය භාවිතා නොකර වැඩ සංවිධානය කිරීමටද ඉඩ සලසයි: ලේඛන සෙවීම, වාර්තා ඇඳීම, ලේඛනාගාරයක් පවත්වාගෙන යාම සහ තවත් බොහෝ දේ.

රුසියාවේ ෆෙඩරල් බදු සේවයේ විශ්වාස ජාලයට ඇතුළත් කර ඇති EDF ක්රියාකරුගේ පද්ධතිය හරහා ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ප්රවාහය සිදු කෙරේ. එක් සමාගමක් තවත් ඉලෙක්ට්රොනික ලියවිල්ලක් යවයි. ලබන්නාට එය තත්පර කිහිපයකින් ඔහුගේ පරිගණකයට ලැබේ. මෙම අවස්ථාවේදී, ක්රියාකරු විසින් ලේඛනය අනුමත කර ඇති ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන ස්වයංක්රීයව පරීක්ෂා කරයි, සහ ලේඛනයේ ආකෘතිය නීතිමය අවශ්යතා සමග අනුකූල වේ. තත්ව භාවිතයෙන්, යවන්නාට ලේඛනය චලනය වන ආකාරය දැක ගත හැකිය.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන වර්ග

සෑම ලේඛනයක්ම පාහේ ඉලෙක්ට්රොනික ආකෘතියකට පරිවර්තනය කළ හැකිය. සාමාන්‍යයෙන්, සමාගම් ඉලෙක්ට්‍රොනික ගිවිසුම්, ඉන්වොයිසි, විවිධ ඉන්වොයිසි, වාර්තා යනාදිය වෙත මාරු වේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන අවිධිමත් ලියකියවිලි සහ විධිමත් ලේඛන ලෙස බෙදා ඇත.

විධිමත් නොවන ලියකියවිලි - ලිපි, කොන්ත්රාත්, ඇටෝර්නි බලතල, තාක්ෂණික ලියකියවිලි සහ වෙනත් ලියකියවිලි, ඔවුන් රජය විසින් දැඩි නියාමනයකින් නිදහස් කර ඇත.

විධිමත් කරන ලද ලේඛන ආකෘති සහ සම්ප්රේෂණ රෙගුලාසි සඳහා දැඩි අවශ්යතා වලට යටත් වේ. විධිමත් ලේඛනයක් යනු ෆෙඩරල් බදු සේවා ආකෘතියට අනුව නිර්මාණය කරන ලද ලේඛනයකි, උදාහරණයක් ලෙස, වැඩ පිළිගැනීමේ සහතිකය. විධිමත් කරන ලද ලේඛන බදු ගණනය කිරීම් වල නිරවද්‍යතාවයට බලපායි, එබැවින් සියලුම මාරුවීම් ක්‍රියා පටිපාටිවලට අනුකූල වීම ඔවුන්ට වැදගත් වේ.

විධිමත් නොවන ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ඕනෑම ආකෘතියකින් විය හැකි බව සලකන්න: doc, xlsx, pdf, jpg සහ වෙනත්, විධිමත් ලේඛන විය හැක්කේ xml දිගුව සහිත ගොනුවක ආකාරයෙන් පමණි.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියේ කාර්යයන්

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය පහත සඳහන් කාර්යයන් ඉටු කරයි:

• ලේඛන ලියාපදිංචි කිරීම;
• ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම;
• නාමාවලි නිර්මාණය;
• කඩදාසි සහ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන චලනය පාලනය කිරීම, ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ ඉතිහාසය පවත්වාගෙන යාම;
• ලේඛන විස්තර නිර්මාණය කිරීම සහ සංස්කරණය කිරීම;
• ව්යවසායයේ ලේඛන ප්රවාහය පිළිබඳ වාර්තා උත්පාදනය කිරීම;
• ගොනු පද්ධතියෙන් සහ අන්තර්ජාලයෙන් ලේඛන ආනයනය කිරීම;
• අච්චුවක් භාවිතයෙන් පද්ධතියෙන් සෘජුවම ලේඛනයක් නිර්මාණය කිරීම;
• ලේඛන අනුවාද, සංකීර්ණ බහු සංරචක සහ බහු ආකෘති ලේඛන, ඇමුණුම් සමඟ වැඩ කිරීම;
• ලේඛන ඉලෙක්ට්රොනික බෙදා හැරීම;
• ෆෝල්ඩරවල ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම;
• ස්කෑන් කිරීම සහ පිළිගැනීම භාවිතා කරමින් ලේඛන ලබා ගැනීම;
• දත්ත ප්රවේශය සහ ලේඛන සැකසීම සඳහා පිරිවැය අඩු කිරීම.

EDF විකල්ප

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් සංවිධානය කිරීමට ක්රම දෙකක් තිබේ. පළමුව, ඔබට ඔබේ සගයන් සමඟ විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණ ගිවිසුමකට එළඹිය හැකි අතර විද්‍යුත් අත්සනක් සමඟ විද්‍යුත් තැපෑලෙන් අත්සන් කරනු ලබන ලේඛන හුවමාරු කර ගත හැකිය.

දෙවනුව, ඔබට විශේෂ ක්රියාකරු හරහා ඊ-ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කළ හැකිය. මෙම අවස්ථාවේදී, ඔබ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන හුවමාරු කිරීම සඳහා රෙගුලාසි වලට සම්බන්ධ විය යුතුය. මෙයින් පසු, සගයන් සමඟ හුවමාරු කර ගත හැකිය, විධිමත් සහ විධිමත් නොවන ලේඛන.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය ස්වයංක්රීයකරණය. EDI හි වාසි සහ අවාසි

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය යනු විශේෂිත මෘදුකාංග, විද්‍යුත් තැපෑල, අන්තර්ජාලය, දේශීය ජාලයක් සහ තවත් බොහෝ දේ ඇතුළත් සම්පූර්ණ තොරතුරු පද්ධතියකි.

කඩදාසි වලට සාපේක්ෂව ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය වඩාත් ආකර්ෂණීය පෙනුමක්. EDI හි ප්රධාන වාසි අපි අවධාරණය කරමු.

• සරලම දෙය නම් කඩදාසි පිරිවැය හා සම්බන්ධ පිරිවැය අඩු වීමයි;
• කාලය ඉතිරි වේ - සේවකයින් කඩදාසි ලේඛනයක් සොයා ගැනීමට අඩු කාලයක් ගත කරයි;
• සමාගමේ අභ්‍යන්තර කටයුතුවල විනිවිදභාවය වැඩිවේ - විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය මඟින් ලේඛනයේ තත්ත්වය නිරීක්ෂණය කිරීමට හැකි වේ;
• එක් එක් ලිපිගොනු සහ ඒ සමඟ ඇති ලේඛනවල පුද්ගලික ඉතිහාසයක් පවත්වා ගෙන යනු ලැබේ - ඕනෑම වේලාවක ඔබට සමාගම සහ බාහිර ආයතන අතර විවිධ ආකාරයේ සම්බන්ධතාවලට අදාළ අවශ්‍යතා අඩංගු අවශ්‍ය සියලුම ලියකියවිලි විවෘත කළ හැකිය;
• සංවිධාන වාර්තා කඩිනමින් සම්පාදනය කරනු ලැබේ;
• දත්ත ආරක්ෂාව වැඩි වේ.

අවාසි අතර මෘදුකාංගයේ අධික පිරිවැය සහ සේවකයින් පුහුණු කිරීම හා පවතින සියලුම ලියකියවිලි ඩිජිටල්කරණය කිරීම සම්බන්ධ වියදම් වේ.

ඔබට ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරු වීමට අවශ්‍ය දේ

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා, ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය සඳහා ක්රියා පටිපාටියක් සකස් කිරීම සහ අනුමත කිරීම අවශ්ය වේ; එහි නඩත්තුව සඳහා වගකිව යුතු අය නම් කරන්න; ලැබුණු සහ යවන ලද ලේඛනවල ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනාගාරයක් සංවිධානය කිරීම; විද්‍යුත් ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, ලබා ගැනීම සහ ගබඩා කිරීම සඳහා වන නීති ගිණුම්කරණ ප්‍රතිපත්තියේ නියම කරන්න; ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන සැකසීම සහ අත්සන් කිරීම සඳහා වගකිව යුතු අය පත් කරන්න.

ලේඛන අත්සන් කිරීමට බලය ඇති සියලුම සේවකයින්ට විද්‍යුත් අත්සනක් තිබිය යුතුය.

ක්‍රියාවන්හි ආසන්න ඇල්ගොරිතම:

• තාක්ෂණික පිරිවිතර සංවර්ධනය වෙමින් පවතී;
• තොරතුරු තාක්ෂණ විසඳුම තෝරා ඇත;
• ව්යාපාර ක්රියාවලීන් විස්තර කර ඇත;
• ඇස්තමේන්තු, කාලසටහන්, අවශ්ය සම්පත් ලැයිස්තු සහ සාමාන්ය වැඩ සැලැස්මක් සකස් කර ඇත;
• EDI ක්රියාත්මක වෙමින් පවතී;
• වැඩසටහන පරීක්ෂා කරනු ලැබේ;
• ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය දියත් කර ඇත;
• පද්ධතියේ භාවිතය නිරීක්ෂණය කරනු ලැබේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය

ඕනෑම EDI පද්ධතියකට පහත ලැයිස්තුගත කර ඇති ප්‍රවර්ග වලින් ගුණාංග අඩංගු විය හැක, කෙසේ වෙතත්, බොහෝ නිෂ්පාදන ස්ථානගත කිරීම සම්බන්ධ විශේෂිත දිශානතියක් ඇත.

1. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනාගාරය යනු කාර්යක්ෂම ගබඩා කිරීම සහ දත්ත ලබා ගැනීම ඉලක්ක කරගත් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියකි.

2. සංවර්ධිත කාර්ය ප්‍රවාහ මෙවලම් සහිත ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති - කලින් තීරණය කර ඇති යම් මාර්ගයක් ඔස්සේ ඇතැම් වස්තූන්ගේ චලනය සහතික කිරීම. සෑම අදියරකදීම, වස්තුව වෙනස් විය හැක, එය "වැඩ" යන පොදු වචනය ලෙස හැඳින්වේ. ලේඛන කාර්යය සමඟ සම්බන්ධ වී ඇත, කෙසේ වෙතත්, ඔවුන් මෙහි ප්රධාන වස්තූන් නොවේ. මෙම පද්ධති වලට ස්තූතියි, ඇතැම් වැඩ සංවිධානය කර ඇත.

3. ආයතන කළමනාකරණය සහ දැනුම සමුච්චය කිරීම සඳහා සහාය වීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කරන EDI පද්ධති. මේවා ඉහත විස්තර කර ඇති පද්ධතිවල ගුණාංග ඒකාබද්ධ කරන පද්ධති වේ. මෙහි මූලික අංගය ඕනෑම දෙයක් විය හැකිය - කාර්යයක් හෝ ලේඛනයක්. මෙම පද්ධති රාජ්ය ආයතන සහ විශාල සමාගම් විසින් භාවිතා කරනු ලබන අතර එහිදී ලේඛන සංචලනය සඳහා නිශ්චිත නීති සහ ක්රියා පටිපාටි ඇත.

4. සහයෝගීතාවයට සහාය වීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කර ඇති EDI පද්ධති - එවැනි පද්ධති පෙර පැවති ඒවාට වඩා වෙනස් වන අතර වැඩ ප්‍රවාහය සංවිධානය කිරීමේදී සහ විධිමත් කිරීමේදී පැහැදිලි ධුරාවලියක් නොමැත. එවැනි EDI හි කර්තව්‍යය වන්නේ සේවකයින් කොතැනක සිටියත් සමාගම තුළ වැඩ කරන බව සහතික කිරීම සහ සිදු කරන ලද කාර්යයේ ප්‍රති results ල ආරක්ෂා කිරීමයි.

5. අතිරේක සේවාවන් සංවර්ධනය කර ඇති EDI පද්ධති. කැපී පෙනෙන උදාහරණයක් වන්නේ පාරිභෝගික සම්බන්ධතා කළමනාකරණ (CRM) සේවාවයි. මෙම වර්ගයේ සේවාවන් විවිධාකාර වන අතර විවිධ සේවා කට්ටල ඇතුළත් විය හැකිය.