Elektrooniline dokumendihaldus

Kontoritöö- meetmete kogum ettevõtte või organisatsiooni dokumendivoo korraldamiseks. Büroohaldus on termin, mida kasutatakse kontoripraktikas dokumentidega töötamise formaalse reeglistiku tähistamiseks.

Elektrooniline dokument(ED) - arvutiteabetöötlusvahendite abil loodud dokument, mida saab allkirjastada elektroonilise allkirjaga (ES) ja salvestada arvutikandjale vastava formaadi failina.

Dokumendivoog- süsteem dokumentide loomiseks, tõlgendamiseks, edastamiseks, vastuvõtmiseks ja arhiveerimiseks, samuti nende täitmise jälgimiseks ja nende kaitsmiseks volitamata juurdepääsu eest.

Elektrooniline dokumendihaldus(EDI) - automatiseeritud protsesside komplekt elektroonilisel kujul esitatud dokumentidega töötamiseks koos paberivaba kontoritöö kontseptsiooni rakendamisega.

• tootmisdokumentide voog;
• juhtimisdokumentide liikumine;
• arhiveerimine (arhiividokumentide haldamise protseduuride kogum);
• personali dokumendivoog (personaliprotseduurid);
• raamatupidamisdokumentide liikumine;
• lao dokumentide voog;
• salajane ja konfidentsiaalne dokumentide haldamine;
• tehniline ja tehnoloogiline dokumentide voog.

Ja teised. On ilmne, et dokumendivoo süsteeme võib olla nii palju, kui on tegevustüüpe, mille tulemusena arenevad teatud tüüpi dokumendivoogu automatiseerivad infosüsteemid masstootmise suunas.

		Aja kokkuhoid: töötajad kulutavad vähem aega paberdokumentide otsimisele. Tänu kesksele andmebaasile tehakse failidest regulaarselt varukoopiaid, välistades võimaluse, et dokument läheb lennukisse ununemisel, kogemata või tahtlikult hävitamisel või kontorikaoses lihtsalt kaduma. Ajakaotus failide ja dokumentide otsimisel, mis mingil põhjusel ei olnud omal kohal, on täielikult välistatud.
		Füüsilise ruumi ja tehnoloogia piisavam kasutamine: väärtuslik ruutmeetritÜleliigsete serverite ja muude dokumentide salvestusseadmete poolt hõivatud saab vabastada. Sõltuvalt teabe olekust ja asjakohasusest saab dokumente ja faile pärast nende säilitusaja möödumist turvaliselt kustutada. Andmehaldus mitte ainult ei aita teil täita ettevõtte eeskirju, vaid aitab teil ka salvestusruumi tõhusamalt kasutada.
		Suurenenud läbipaistvus sisetööd ettevõtted: EDMS(elektroonilised dokumendihaldussüsteemid) võimaldavad juhtidel jälgida dokumendi olekut kõigis selle kinnitamise ja kinnitamise etappides. Lisaks sellele EDMS võimaldab teil kohe ja lihtsalt meelde tuletada mitte ainult taotletud faili, vaid ka täielikku aruannet selle kohta, kes selle lõi, kes sellele juurde pääses ja kes seda muutis.
		Iga faili ja sellega seotud dokumentatsiooni isikliku ajaloo säilitamine: EDMS võimaldab keskselt hallata suhteid klientide ja tarnijatega. Näiteks piisab kõigi helistamiseks vaid ühest hiireklõpsust vajalikud dokumendid, mis sisaldavad nõudeid, mis on seotud erinevat tüüpi suhted organisatsiooni ja väliste üksuste vahel.
		Suurem paindlikkus töötajate füüsilise asukoha osas: Tänu elektroonilisele juurdepääsu- ja suhtlusvõimalustele on töötajatel võimalik kaugtööd teha. Ja isegi kui nad asuvad samas geograafilises asukohas, ei pea töötajad enam ootama, kuni naaberkontorist saadetakse failide paberkoopiad.
		Suurem teabe ja dokumentide turvalisus: Nagu juba mainitud, võimaldab keskne andmebaas teil dokumente varundada, vähendades sellega failide juhusliku või tahtliku kadumise ohtu. Samas kulub vähem aega vajaliku dokumendi otsimisele, kui selle asukoht on mingil põhjusel muutunud.
		Vähendatud printimiskulud, postmargid, ümbrikud ja postikulu: Osakondade või tarnijate vahel saadetud paberdokumente saab saata elektrooniliselt.
		Töötajate ja juhtide rahulolu taseme tõstmine: Igapäevaste ülesannete optimeerimine võimaldab töötajatel oma tööd rohkem nautida. Töötajate vabastamine sageli igavatest ülesannetest, nagu arvete töötlemine, võimaldab neil pühenduda muudele tegevustele. Samas saavad osakonnajuhatajad rohkem võimalusi oma alluvate tööd kontrollida. Lõppkokkuvõttes võivad mõned organisatsioonid avastada, et säästud võimaldavad neil jõuda äritegevuse uuele tasemele.

• Efektiivse juhtimise tagamine läbi automaatse rakendamise kontrolli, kogu organisatsiooni tegevuse läbipaistvus kõigil tasanditel.
• Rahvusvahelistele standarditele vastava kvaliteedikontrollisüsteemi säilitamine.
• Informatsiooni ja teadmiste tõhusa kogumise, haldamise ja juurdepääsu toetamine. Personali paindlikkuse tagamine tänu iga töötaja tegevuse suuremale formaliseeritusele ja võimalusele salvestada kogu tema tegevuse taustalugu.
• Ettevõtte kui terviku tegevuse fikseerimine (sisejuurdlused, osakondade tegevuse analüüs, tegevuste “kuumade kohtade” väljaselgitamine).
• Äriprotsesside optimeerimine ning nende täitmise ja kontrolli mehhanismi automatiseerimine.
• Paberdokumentide väljaarvamine ettevõtte siseringlusest. Ressursside kokkuhoid, vähendades organisatsiooni dokumendivoogude haldamise kulusid.
• Paberdokumentide säilitamise vajaduse kaotamine või oluliselt lihtsustamine ja kulude vähendamine tänu toimiva elektroonilise arhiivi olemasolule.

• Nõuded salvestusmahule. Vajalik on valida dokumendihaldussüsteem, mis toetab hierarhilist struktuurisalvestust (HSM – Hierarchal Storage Management). See mehhanism salvestab kõige aktiivsemalt kasutatavad andmed kõige kiirematele, kuid kallimatele andmekandjatele, samas kui harvem kasutatav teave kantakse automaatselt üle aeglasemale ja odavamale andmekandjale.
• Formaaliseeritud protseduuride olemasolu, mis nõuavad nende rakendamise toetamist ja kontrolli automatiseerimist (teatud tüüpi dokumentide koostamine, standardsete organisatsiooniliste funktsioonide täitmine jne).
• Vajadus automatiseerida organisatsiooni haldusjuhtimist. Raskusaste organisatsiooniline struktuur.
• Geograafiliselt jaotatud üksuste saadavus. See tegur seab teatud nõuded kaugjuurdepääsule, andmete replikatsioonile jne.
• Suure paberarhiivi olemasolu. Mõned dokumendihaldussüsteemid on juba integreeritud massdokumentide sisestamise alamsüsteemidega.
• Dokumendivoo süsteemi olemasolu, mis ei vasta hetkevajadustele.
• Vajadus täiustatud dokumentide marsruutimise ja töövoohalduse järele. Selle vajaduse jätkuks on vajadus toetada suvalisi äriprotsesse, võimalusel töötada koos rakendussüsteemidega, et neid protsesse toetada.
• Nõuded dokumentide säilitustähtaegadele. Pikkade säilitusperioodide (kümnete aastate) puhul tasub tõsiselt kaaluda paralleelarhiivi korraldamist mikrofilmidel.
• Süsteemi "avatuse" ja laiendatavuse nõuded. Võimalus integreerida olemasolevate infosüsteemidega ja kasutada olemasolevaid seadmeid.
• Vajadus salvestada dokumendipilte. Spetsiifiliste dokumentide säilitamise vormingute kasutamine organisatsioonis. Vajadus toetada inseneri- ja projekteerimisülesandeid ning muid ettevõtte funktsioone.
• Vajadus väljatöötatud teabeotsingu tööriistade järele. Organisatsioonis saadaolevate dokumentide täielik keelesüsteemi tugi.
• Turvanõuded (krüpteerimine, juurdepääsu korraldamine jne). Võimalus kasutada dokumendivoo süsteemis organisatsiooni teabeinfrastruktuuris juba olemasolevaid juurdepääsumehhanisme.
• Teatud standardite järgimise nõuded: sise-, tööstus-, GOST, rahvusvahelistele standarditele kvaliteedikontrolli kohta, teabe säilitamise korralduse tase.

Iga elektrooniline dokumendihaldussüsteem võib sisaldada iga järgmise kategooria elemente, kuid enamik neist keskendub konkreetsele valdkonnale, mis on peamiselt seotud toote positsioneerimisega.

		Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid koos väljatöötatud teabe salvestamise ja hankimise vahenditega(elektrooniline arhiiv – EA). Elektrooniline arhiiv on erijuhtum dokumendihaldussüsteemid, mis on keskendunud teabe tõhusale säilitamisele ja hankimisele. Mõned süsteemid paistavad eriti silma nende väljatöötatud täistekstiotsingu tööriistade tõttu: hägune otsing, semantiline otsing jne, teised - tänu tõhusale salvestuskorraldusele: HSM, laia valiku seadmete tugi teabe salvestamiseks jne.
		Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid koos väljatöötatud töövoo tööriistadega(WF). Need süsteemid on mõeldud peamiselt selleks, et tagada teatud objektide liikumine mööda etteantud marsruute (nn kõva marsruutimine). Igal etapil võib objekt muutuda, mistõttu seda nimetatakse üldiselt"töö" Seda tüüpi süsteeme nimetatakse töövoosüsteemideks - "töövoog" (kahjuks pole sellele terminile vene keeles täpset vastet). Dokumendid võivad olla seotud töödega, kuid dokumendid ei ole nende süsteemide põhiobjekt. Selliste süsteemide abil on võimalik organiseerida teatud töid, mille jaoks on kõik etapid ette teada ja ettekirjutatavad.
		Organisatsiooni juhtimise ja teadmiste kogumise toetamisele keskendunud elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Need on "hübriidsed" süsteemid, mis ühendavad tavaliselt kahe eelmise elemendid. Samal ajal põhikontseptsioon süsteem võib sisaldada nii dokumenti ennast kui ka täitmist vajavat ülesannet. Organisatsiooni haldamiseks on vaja nii kõva kui ka lahtist marsruutimist, kui haldur määrab dokumendi marsruudi (kirjeldab sissetulevat dokumenti), nii et mõlemad tehnoloogiad võivad ühel või teisel kujul esineda. süsteemid. Neid süsteeme kasutatakse aktiivselt valitsuse juhtimisstruktuurides, kontorites suured ettevõtted

, mida eristab arenenud hierarhia, on dokumentide liikumiseks teatud reeglid ja protseduurid. Samal ajal loovad töötajad ühiselt dokumente, valmistavad ette ja langetavad otsuseid, teostavad või kontrollivad nende täitmist.

		Selliste süsteemide juurutamisel suurettevõtetes on oluline kindlaks teha, kas süsteem võimaldab tõhusat haldust, suurte teabemahtude töötlemist, integreerimist automatiseeritud tootmisjuhtimissüsteemidega, mastaapsust, etapiviisilist juurutamist, võttes arvesse territoriaalset jaotust, keerukat organisatsioonilist struktuuri. , rollipõhine juurdepääs jne. Koostööd toetavad elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (koostöö). See on uus suundumus dokumendihaldussüsteemide valdkonnas, mis on seotud turutingimuste muutlikkuse mõistmisega ja vajadusega omada "ainult seda, mis on vajalik" kiireks liikumiseks, ilma tarbetu, väga kasuliku, kuid raske ballastita. Sellised süsteemid, erinevalt eelmistest, ei sisalda organisatsioonis hierarhia mõistet ega hooli töövoo mingist vormistamisest. Nende ülesanne on tagada, et inimesed organisatsioonis töötaksid koos, isegi kui nad on geograafiliselt eraldatud, ja säilitada selle töö tulemused. Tavaliselt rakendatakse "portaalide" kontseptsioonis. Nad pakuvad teenuseid siseveebis dokumentide säilitamiseks ja avaldamiseks, teabe otsimiseks, arutamiseks ja kohtumiste (nii reaalsete kui ka virtuaalsete) kokkuleppimiseks. Sellised süsteemid leiavad kliente kiiresti kasvavate äriettevõtete, suurfirmade töörühmade ja valitsusasutuste seast.
		Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid koos väljatöötatud lisateenustega. Näiteks kliendisuhete haldusteenus (CRM – Customer Relation Management), projektihaldus, arveldamine, e-post jne (Pange tähele, et funktsioonide keerukuse mõttes võib dokumendihaldussüsteem ja näiteks CRM-teenus olenevalt organisatsioonist on erinevad proportsioonid, kuid selle artikli kontekstis on CRM-i funktsioon valikuline.)

Sellise platvormi valimisel tuleks põhitähelepanu pöörata:

• elektroonilise dokumentide säilitamise korraldamine;
• dokumendivoo automatiseerimine, võttes arvesse organisatsiooni individuaalseid omadusi;
• integratsioon olemasoleva infokeskkonnaga.

Funktsionaalsed nõuded

Kindral	Konkreetne
Elektrooniliste dokumentide loomise tagamine (skaneerimine, import)	Dokumentide teemal arutelude loomine
Võimalus dokumentidele kommentaare lisada	Dokumendi sisu, sh graafiliste sisu võrdlus
Dokumentide vahel linkide loomine

Kaasaegse ettevõtte või organisatsiooni "digitaalse" infrastruktuuri kohustuslik element on dokumendihaldussüsteem. Tööd välis- ja sisedokumentidega peetakse ettevõtte tegevuse kõige keerulisemaks, töömahukamaks ja "probleemsemaks" valdkonnaks. Elektroonilised lahendused võimaldavad seda oluliselt lihtsustada ja optimeerida.

Spetsialiseeritud süsteemide kasutamine on aktuaalne nii ärisektori ettevõtetele kui ka valitsusasutused. Esimese jaoks avavad need väljavaated kasumlikkuse ja töö tasuvuse suurendamiseks ning teise jaoks on need tõhusaks lahenduseks teabe- ja paberivoo optimeerimise, osakondadevahelise suhtluse ja nendega töötamise probleemidele.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) on vajadus, mitte valik. Enamik tänapäeva ettevõtteid loob kontoripabereid digitaalsel kujul, kuid ebatäiuslike infovahetusprotsesside tõttu on töötajad sunnitud neid printima, “füüsilisel” kujul üle kandma ning raiskama aega ja energiat tarbetu rutiini peale. Ebaefektiivset vormingut võib olla raske muuta, selleks on vaja ettevõtte tegevust igakülgselt automatiseerida, kuid tulemus ületab kõik ootused. Hästi korraldatud EDMS või ECM süsteem (organisatsiooni sisuhaldussüsteem) aitab hallata teabe- ja dokumendivoogusid kõigil eksisteerimise tasanditel ja etappidel.

Üldteave EDMSi elementide ja struktuuri kohta

Algselt traditsioonilise kontoritöö ja selle automatiseerimise tööriistana loodud EDMS-id on tänaseks arenenud multifunktsionaalseteks keerukateks toodeteks. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on lahendus, mis:

• tagab ettevõttesisese elektroonilise dokumentatsiooni loomise ja teisaldamise protsessi;
• töötleb sissetulevat kirjavahetust ning väliseid regulatiiv- ja haldusdokumente;
• lihtsustab kontrolli dokumendivoogude üle;
• aitab tõhusalt hallata suhteid partnerite, klientide ja nii edasi.

Ettevõtte EDMS tagab töö kõigi elektroonilisel kujul olevate dokumentidega – iga salvestatud või arvutisse üle kantud teabega. Nendega peavad kaasnema atribuudid kordumatutel "kaartidel", mis ühikut identifitseerivad.

Elektroonilisel kujul dokumendivoog on viis paberitega töö tsentraalseks korraldamiseks, kus enamik registreid ja tehinguid esitatakse elektroonilisel kujul. Sellest lähtuvalt on seda haldav süsteem lahendus koos tööriistadega kõigi dokumentide loomise, muutmise, otsimise ja ettevõtte töötajatevahelise suhtluse toetamise protseduuride rakendamiseks.

Mõnikord nimetatakse seda EDMS-iks (Electronic Document Management System) või eelmainitud ECM-iks, kuid need mõisted on mõnevõrra laiemad kui EDMS - viimasele on vaja lisada vahendid teabe turvalisuse tagamiseks, paberdokumentide digitaalkeskkonda sisestamiseks, töötlemiseks. multimeediumisisu ja nii edasi. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem põhineb töövoogudel - Workflow, mis on töötajate tegevused spetsiaalse äriprotsessi piires.

EDMS-i eelised

EDMSi olemasolev põhistruktuur on osutunud tõhusaks ja tõhusaks mehhanismiks, mis on mugav igas suuruses ettevõtetele ja asutustele. EDMS-turg areneb aktiivselt, kuna nii avalik sektor (aktiivne tarbija) kui ka äristruktuurid on huvitatud tarkvaratoodetest, mis lihtsustavad dokumendivoogu. Süsteemide arendamist soodustab ka elektroonilise allkirja rakendusala laienemine ja suurenenud tähelepanu infoturbe teemadele. Neid saab tõhusalt lahendada kvaliteetsete ja läbimõeldud programmide abil.

Kaasaegsel dokumendihaldussüsteemil on palju eeliseid – see:

• tagab dokumendivoo ja kõigi ettevõtte äriprotsesside läbipaistvuse - kõik toimingud ja paberite liikumised on jälgitavad ja kontrollitavad;
• suurendab töödistsipliini ja ülesannete täitmist - läbipaistvad süsteemid on mugavad tulemuste ja nõudele reageerimise fakti fikseerimiseks;
• vähendab igapäevastele rutiinsetele töödele kuluvat aega - pole vaja pikalt otsida, paberid kooskõlastada, nende käive kiireneb;
• kaitseb teavet lekke eest, tagades andmete turvalisuse ja juurdepääsuõiguste range diferentseerimise;
• lähtudes ISO kvaliteedistandardites sätestatud põhimõtetest;
• kergesti rakendatav töötajate seas - hästi korraldatud personali koolitussüsteemi alusel;
• annab ettevõttele konkurentsieelise, aitab hoida ja arendada ettevõttesisest kultuuri jne.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) hõlmab muu hulgas regulatiivsete registrite haldamist. Seetõttu tuleb tema töö korraldada vastavalt seaduse nõuetele.

EDMSi standardid ja õiguslik raamistik

Siseriiklikus õigusvaldkonnas on elektrooniliste ärisüsteemide jaoks vähe spetsiifilisi standardeid või seadusi ning EDMS-i väljatöötamisel juhinduvad selle loojad mitmesugustest “klassikalist” kontoritööd reguleerivatest dokumentidest. Peamiste regulatiivsete aktide hulgas tasub mainida:

• föderaalsed õigusaktid elektrooniliste digitaalallkirjade (10. jaanuari 2002. aasta 1-FZ), teabe ja selle kaitse (149-FZ), isikuandmete (152 ja 363-FZ) ja nii edasi kohta;
• Föderaal- ja regionaalvalitsuse määrused, valdkonna eeskirjad ja nõuded;
• GOST standardid kontoritööle, arhiividele, haldusdokumentatsioonisüsteemidele - R 51141-98, R 6.30-2003 ja teised.

Mõnikord määrused on omavahel vastuolus ning reeglid on oma olemuselt nõuandvad ning arendajad püüavad muuta ettevõtte EDMS-i võimalikult adaptiivseks ja paindlikuks. Arvestada tuleb ka pidevalt muutuvate elektrooniliste allkirjadega töötamise reeglitega, süsteemi “ühilduvusega” juriidiliselt olulise dokumendivooga. On vajalik, et kõik organisatsiooni ametlikud elektroonilised dokumendid oleksid legitiimsed ja nende usaldusväärsust oleks lihtne kindlaks teha. Seda kõike tuleb ettevõttes kasutamiseks mõeldud EDMS-i valimisel arvestada.

EDMS-i funktsionaalsus

Et elektroonilist dokumendihaldussüsteemi saaks nimetada terviklikuks, peab see rakendama paljusid funktsioone. Peamised on järgmised:

• Dokumendihaldus - sisestamine ja registreerimine, igapäevatöö, vookontroll;
• ühendus paberdokumendi vooluga;
• organiseeritud andmete ja dokumentide otsing ja väljavõte – kiire, vastavalt kontrollitasemele;
• dokumentatsiooni (eriti välise, sissetuleva) asjakohasuse jälgimine ja aegunud dokumentide arhiveerimine;
• infoturbe õige taseme hoidmine;
• lihtne, läbipaistev ja intuitiivne ühendus programmi ja lõppkasutajate vahel.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem peaks olema varustatud mugavate tööriistadega konfigureerimiseks, lokaliseerimiseks ja hästi skaleerimiseks. Oluline on, et arendaja näeks ette ühe EDMS-i korraldamise võimaluse geograafiliselt kaugemal asuvates ettevõtte divisjonides. Süsteem peab korraldama korrapärase elektroonilise teabevahetuse hierarhiliste tasandite vahel, samuti seda asjatundlikult reaalses ettevõttes rakendama.

EDMSi juurutamine ja selle tõhususe hindamine

Docsvision pakub kvaliteetseid ja kaasaegseid tarkvaratooteid elektroonilise dokumendihalduse korraldamise ja toetamisega seotud probleemide lahendamiseks. Meie erinevus seisneb integreeritud lähenemises: koos toote endaga pakume täielikku tuge lahenduste juurutamiseks, personali koolitamiseks ja teenust SED. Süsteemi juurutamine ettevõttes on oluline etapp, kus toimub süsteemi lõplik “lihvimine” ja selle kohandamine kliendi vajadustele. Tavaliselt koosneb rakendamine:

• ettevõtte hetkeolukorra uurimine, rakendusplaani koostamine;
• kavandatud toote ülekandmine ettevõtte tegelikele võimsustele - EDMS-süsteem kohandub nendega;
• konfigureeritud toote toimivuse testimine;
• juhtkonna ja personali koolitamine - "šokiteraapia" meetodil või järk-järgult;
• toimimine ja kohandused selle protsessis, skaleerimine, hetkeprobleemide lahendamine.

Dokumendihaldussüsteem peab olema tõhus ja sellesse tehtud investeeringu tasuma. EDMS-i efektiivsuse hindamiseks saate kasutada IT-projektide ja põhimõtteliselt igasuguse immateriaalse vara arvutusmeetodeid. Tuleb arvestada, kui aktiivselt kaasati töösse kolmandate osapoolte eksperte, milline on nende sekkumise tasuvus ja millised on edasise kasumlikkuse väljavaated. Võib tekkida olukord, kus efektiivsuse arvutamine läheb kliendile rohkem maksma kui EDMS ise, kuid seda tuleb teha.

Tasub arvestada, et traditsioonilised hindamismeetodid ei määra tulemust täpselt – tähelepanu pööratakse ostu- ja juurutamiskuludele, arvestamata erinevate osakondade töö optimeerimist, dokumentide käibe kiirenemist, otsustamise lihtsustumist. tegemisel. EDMS-i kui terviku tõhusust on vaja hinnata mõni aeg pärast selle rakendamist ja siis meeldivad tulemused klientidele meeldivalt.

Saate valida optimaalse Docsvisioni väljaande, vaadata lehelt moodulite maksumust ja litsentsimisvalikuid

29.05.18 62 838 13

Dokumente saab allkirjastada paberkandjal või elektrooniliselt. Paberil pikka aega, elektrooniliselt - pole selge, kuidas.

Pavel Ovtšinnikov

Elektrooniliste dokumentidega töötamise kogemus 12 aastat

Kuid ma olen elektrooniliste dokumentidega tegelenud kaksteist aastat ja ma ütlen teile: see on uskumatu põnevus. Lubage mul öelda teile näidetega, kuidas see kõik töötab.

Lühidalt öeldes

Elektroonilise dokumendihalduse haldamise alustamiseks vajate:

1. Veena vastaspooli alustama elektrooniliste dokumentide vahetamist.
2. Ostke elektroonilise allkirja sertifikaat.
3. Otsustage dokumentide saatmise viis: eriteenuse kaudu või ilma selleta.

Kes vajab elektroonilisi dokumente

Vaatamata mugavusele ja kaasaegsusele kasutavad vähesed elektroonilist dokumendihaldust. Kui lihtsustatud maksustamisega ettevõtja sõlmib aastas paar lepingut, siis paar korda väljaprinditud dokumentide saatmine ei pruugi tal nii hirmus olla. Kuid on juhtumeid, kus elektrooniline dokumendihaldus on äärmiselt kasulik.

Suured ettevõtted elektroonilised dokumendid aitavad vähendada kulusid, kui väliskirjavahetuse maht ületab mitusada dokumenti kuus. Nende jaoks mõjutab paberite kohaletoimetamine otseselt tehingute kiirust. Dokumentatsioonikulud võivad ulatuda sadadesse tuhandetesse rubladesse aastas ning kahjude, vigade ja maksuameti trahvidega kaasnevad riskid suurendavad kulusid veelgi.

Isegi kui kirjutate nüüd alla ühele aktile iga kuue kuu tagant, ei tähenda see, et teie ettevõte ei kasvaks. Sul võib olla suuri koostööpartnereid, kes töötavad elektrooniliste dokumentidega ja nad nõuavad sinult sama.

Näiteks

Veebipood kogunes regulaarselt saadaolevad arved kümnete miljonite eest tänu sellele, et järjekordselt tehti arvel viga: kaup on veoautos ja lattu vastu võtta ei saa. Mööduvad päevad, kuni nad ootavad tarnijalt parandatud dokumendiga kullerit. Võtsime kasutusele elektroonilised dokumendid ja nüüd võtavad kõik dokumentide kohandamised aega vähem kui tunni.

Ja suures energiamüügiettevõttes leidsid inspektorid kohapealsete maksurevisjonide käigus igal aastal dokumentides rikkumisi ja vigu. Trahvitšekk ulatus 120 000 rublani aastas. See jõudis selleni, et finantsosakond arvestas selle raha ette üldkuludena. Kasutusele on võetud elektrooniline dokumendihaldus ja nüüd kontrollivad dokumentide õigsust programmid, mitte inimesed. Rohkem vigu pole.

Mis on elektrooniline dokument

Elektrooniline dokument on tavaline dokument või PDF-fail, mida saab luua ja lugeda mis tahes redaktoris. On oluline, et see oleks allkirjastatud spetsiaalse elektroonilise allkirjaga ja saadetud erilisel viisil.

Et partneril, advokaadil või kohtunikul ei oleks kahtlust, et allkirjastasite elektroonilise dokumendi ja keegi seda ei muutnud, mõtlesid digiturbe spetsialistid välja elektroonilise allkirja. See on nagu sõrmejälg, mis asetatakse teie dokumendi ainulaadsele bittide ja baitide komplektile. Jämedalt öeldes, kui kirjutate millelegi elektrooniliselt alla, ütlete: "Autendin selle bittide komplekti."

Igale dokumendile lisatakse elektrooniline allkiri, misjärel loetakse see allkirjastatuks. Dokumenti saab lugeda ilma allkirjata. See tagab vaid selle, et teie ees on sama muutmatu dokument sellisel kujul, nagu see teile saadeti. Kui muudate dokumendis midagi ja salvestate selle, muutub selle bittide komplekt – allkiri on kehtetu.

Näiteks

Kaks ettevõtet otsustasid sõlmida elektroonilise lepingu. Koostasime lepingu ja leppisime kokku tingimustes. Nüüd kirjutab üks firma oma allkirjaga lepingule alla ja saadab teisele. Ta avab lepingu ja otsustab vaikselt midagi parandada, näiteks trahvisummasid. Parandab. Salvestab. Saadab esimesena. Ta näeb välja – oih! - selle lepingu algne allkiri oli katki. See tähendab, et nad parandasid midagi, kurikaelad. Siis minnakse teda ilmselt rusikaga näkku lööma.

Kust saada elektroonilist allkirja

Elektrooniline allkiri ostetakse spetsiaalsest sertifitseerimiskeskusest. Peate lihtsalt leidma oma linnas mugava keskuse. Peaasi, et see on kantud Vene Föderatsiooni kommunikatsiooniministeeriumi akrediteeritud keskuste loendisse.

Sama saab teha ka otse sertifitseerimiskeskuse kontoris: tule lihtsalt kõik dokumendid kaasa ja täitke avaldus. Kuid sel juhul peate ootama, kuni sularahata makse sooritatakse – selleks võib kuluda mitu tundi. Sertifikaadi eest ettevõttele sularahas maksta ei saa, nagu ka kaugjuhtimise teel kätte saada.

Kuidas elektrooniline allkiri töötab?

Elektroonilise allkirja õigusjõud on kirjeldatud föderaalseaduses "Elektrooniliste allkirjade kohta".

Seadus määratleb allkirjade liigid: lihtallkirjad, kvalifitseerimata ja kvalifitseeritud allkirjad. Saate allkirjastada dokumente kõigist neist, kuid reservatsioonidega: kvalifitseeritud - maksustamise, kauplemise ja mõnel juhul kohtu jaoks; lihtne ja kvalifikatsioonita – kõige muu jaoks.

Lihtne või kvalifitseerimata allkiri

Soodne ja odav variant, kuid piiratud kasutusega. Kvalifitseerimata allkiri sisaldab krüptoalgoritme, kuid seda ei kinnita ükski sertifitseerimisasutus. Lihtne on lihtsalt sisselogimise ja parooli kombinatsioon, konto valitsusteenuste veebisaidil või vastaspoole e-posti aadressil.

Sellised allkirjad sobivad, kui te ei osale elektroonilises kauplemises, ei vaheta esmaseid elektroonilisi dokumente ega saada maksuaruandlus. Lihtallkirja saab kasutada lepingute, arvete ja toimingute puhul, kuid selleks peate sõlmima vastaspoolega eraldi lepingu ja fikseerima poolte kokkuleppe sellise allkirja usaldamiseks.

Kui teil on kümneid vastaspooli ja erinevaid dokumente, siis skeem ei tööta. Sellise dokumendi peate allkirjastama kõigiga ja aja jooksul see protsess aeglustab, mitte ei kiirenda tööd. Siis on parem mõelda mõnele muule elektroonilise allkirja sertifikaadile.

Lihtsa elektroonilise allkirja kasutamiseks tuleb printida ja allkirjastada lepingu paberversioon või lisada vastaspoolega sõlmitud lepingusse eriklausel – see on seadusest tulenev nõue.

Kvalifitseeritud allkiri

See allkiri sobib arvete ja maksude jaoks. Seaduse järgi saab elektroonilisi arveid allkirjastada ainult selle allkirjaga. Kvalifitseeritud sertifikaat maksab alates 1000 RUR, seda saab osta ainult sertifitseerimiskeskuses, mis on osa föderaalse maksuteenistuse usaldustsoonist.

Igal aastal tuleb kvalifitseeritud allkirja sertifikaati uuendada, mis lisab lisamuresid: tuleb jälgida kehtivusaega ja tellida õigeaegselt kordusväljastamine.

Kvalifitseeritud allkirjaga töötamiseks peate installima spetsiaalse programmi - krüptograafilise teabe kaitse vahendi. Programm lisab dokumendile elektroonilise allkirja ja kontrollib teiste vahetuses osalejate allkirju.

Saate valida tasulise programmi ("Cryptopro TsSP") või tasuta ("Vipnet TsSP"). Funktsionaalselt on need peaaegu samad, kuid tasuta versiooniga võivad tekkida ühilduvusprobleemid. Mõlemad töötavad Windowsis ja Macis. Tasuline maksab ca 1000 RUR, e-allkirja sertifikaadi aastamakse on ca 1000 RUR.

Mõned kasutavad pilvepõhist elektroonilist allkirja, see ei nõua krüptokaitseprogrammi installimist. Pilvesignatuur salvestatakse vahetusteenusesse ja iga kord, kui allkirjastate dokumendi, saate oma telefoni SMS-i, mis kinnitab toimingut. Selline sertifikaat on odavam ja mugavam kasutada, kuid vähem turvaline kui krüptokaitseprogramm.

Miks on vaja dokumendihaldusoperaatorit?

Allkirjastatud elektroonilist dokumenti saab saata tavalise e-postiga, kuid see pole turvaline. Kui teie meili häkitakse, satuvad dokumendid kurjategijate kätte. Seetõttu võtab maksuamet näiteks deklaratsioone vastu ainult eriteenistuste kaudu. Elektroonilisi arveid peate vahetama samade teenuste kaudu, vastasel juhul rikute Venemaa rahandusministeeriumi korraldust. Selliseid teenuseid nimetatakse dokumendivoo operaatoriteks.

Tavakasutaja jaoks on see ülepaisutatud e-kiri. See töötab brauseri kaudu, seal on sisend- ja väljumiskaustad, aadressikataloog, sisseehitatud otsing ja dokumendiredaktor. Sees on suure koormusega teenus turvaliste sidekanalite ja krüpteeringuga, mis tagavad dokumendiedastuse turvalisuse.

Te ei pea isegi elektroonilise dokumendihalduse operaatoriga lepingut sõlmima. Lihtsalt registreeruge, laadige alla elektroonilise allkirja sertifikaat ja tasuge arve. Operaator hoolitseb ülejäänu eest: teatab föderaalsele maksuteenistusele, et olete börsiga liitunud, jälgib vorminguid ja tagab vastavuse Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Venemaal on selliseid teenuseid mitukümmend. Hinna, funktsionaalsuse, töökindluse ja kiiruse poolest on need ligikaudu samad. Tavaliselt valitakse operaatorid teenuse kvaliteedi järgi: kui kiiresti tehniline tugi töötab, kas operaator on valmis aitama vastaspooli ühendada, milliseid võimalusi see pakub ja kas tal on konsultant-analüütikud, kes aitavad teil teenust teie ettevõttes juurutada. tööd.

Teie vastaspool peab ka operaatoriga ühenduse looma. Ta võib valida sinu või ükskõik kelle teise – siis toimub vahetus rändluse kaudu, nagu ka mobiilside.

Kui palju elektroonilised dokumendid maksavad?

Operaatori kaudu töötades maksate ainult mõlema poole allkirjastatud dokumendi eest. Keskmiselt on dokumendi saatmise maksumus umbes 6-8 R ja kõik sissetulevad sõnumid on tasuta.

Tavaliselt ostavad algajad minimaalse paketi 300 dokumenti, mis saab väga kiiresti otsa. Siis tuleb osta järgmine pakk. Kasumlikum on osta piiramatu aastapakett või läbi rääkida individuaalsed tingimused.

Elektroonilistele dokumentidele üleminek tuleb kasuks, kui saadad 100 ja rohkem dokumente kuus või vähemalt 1000 dokumenti aastas. Siis vähendate paberi- ja tarnekulusid peaaegu 5 korda.

Kui palju maksab dokumendihaldus?

1000 paberdokumenti

(õigusaktid, digiallkiri)

Kas ECM on lihtne või keeruline?

Tänapäeval luuakse kontoris 100% dokumentidest elektrooniliselt, kuid siiski prinditakse üle 80% loodud dokumentidest (kinnitamiseks, ülevaatamiseks ja käivitamiseks)! Kuidas saab selline formaat olla tõhus? Tundub, et elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt on otsustajate poolt kõige mõistlikum tegevus...

Kuid ärivajadus parenduste ja automatiseerimise järele ei teki hetkega ning alles pärast mitmete signaalide saamist jõuavad juhtkond ja vastutavad spetsialistid järeldusele, et jooksvate probleemide lahendamiseks on ettevõttel vaja eriline teave süsteem sisuhalduse jaoks ( ECM-süsteem). See tähendab, et ta peab haldama teavet selle olemasolu kõigil etappidel, kuni see aegub.

Väljendunud vajaduse mõistmiseks, konkreetse IT-lahenduse kasutamise praktilise kasu mõistmiseks ei pea mitte ainult “kasvama”, vaid ka mõistma, kuidas ECM-süsteem on üldiselt üles ehitatud. Milliseid teabega töötamise etappe hõlmab ECM-i infrastruktuur? Mida saab teabega igas etapis teha? Millised reeglid reguleerivad teabega suhtlemise protsesse? Kuidas lai teooria praktikas väljendub?

See meie veebiressursi jaotis on kogunud ja struktureerinud materjale, mis hõlmavad lihtsalt ettevõtte sisuhaldusega seotud keerulisi küsimusi.

Mis on elektrooniline dokument, EDMS, ECM

Selle kohta, mis on elektrooniline dokument, EDMS, ECM, on palju definitsioone... Püüame anda teile neist kõige arusaadavamad ja kokkuvõtlikumad.

Elektrooniline dokument– see on teatud infokogum (tekst, pilt, helisalvestis), mis on salvestatud arvutisse (Word, Exceli failid jne). Selle teabekogumiga on kaasas atribuutidega kaart, nagu raamatukogus olevate raamatutega on kaasas kartoteek. Atribuutide järgi (pealkiri, autor, loomise kuupäev jne). dokument on kiiresti leitav.

Töövoog(töövoog) on ​​töötaja tegevuste jada konkreetse äriprotsessi raames. Näiteks: toimingute jada on "dokumendi vastuvõtmine, dokumendi registreerimine, dokumendi läbivaatamine, dokumendi täitmine" ja äriprotsess on "kodanike taotlustega töötamine".

Elektrooniline dokumendihaldus(EDF) on dokumentidega töö korraldamise viis, mille puhul valdav osa dokumentidest kasutatakse elektroonilisel kujul ja säilitatakse tsentraalselt.

Kas vajate ECM-süsteemi?

Et hinnata, kas vajate EDMS-i või ECM-süsteemi, vastake ise järgmistele küsimustele:

• saate kohe leida nõutav dokument tähtsa partneriga telefonis vesteldes?
• kas oskate kindlalt öelda, millised teie antud korraldustest on hetkel täitmata ja millised on tähtaja ületanud?
• Kas olete kindel, et praegune dokumentide kinnitamise kiirus loob teie organisatsioonist positiivse kuvandi?
• Kas olete rahul teie laual lebavate paberite mahuga?
• kas saate julgelt öelda, kus teie kinnitamiseks väljastatud dokument praegu asub?

Kui vastasite kolmele või enamale küsimusele eitavalt, siis on teil aeg tõsiselt mõelda EDMS-i või ECM-süsteemi ostmisele.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

Äriprotsesside läbipaistvus. Süsteem annab võimaluse jälgida äriprotsesside etappe, mis muudab kõik tegevused organisatsioonis juhtkonnale absoluutselt läbipaistvaks ja kontrollitavaks.

Soodusdistsipliini suurendamine. Statistika järgi jääb 20% saadud ülesannetest täitmata nende eest vastutavatel töötajatel. Pakkudes juhtkonnale täielikku kontrolli kõigi tööetappide üle, mõjutab ECM-süsteem otseselt töötajate töödistsipliini.

Juhtide ja töötajate ajakulu vähendamine. Süsteemi kasutamine vähendab aega, mis kulub peaaegu kõikidele rutiinsetele toimingutele dokumentidega (loomine, otsing, kinnitamine jne). Lisaks kiireneb dokumentide liikumine ja sellest tulenevalt kõik protsessid organisatsioonis.

Teabe konfidentsiaalsuse tagamine. Konfidentsiaalse teabe lekkimine võib organisatsioonile kaasa tuua miljoneid kahjusid. Erinevalt traditsioonilisest "paber" dokumendivoost võimaldab ECM-süsteem juurdepääsu dokumentidele rangelt vastavalt määratud kasutajaõigustele, kõik dokumendiga tehtavad toimingud (lugemine, muutmine, allkirjastamine) logitakse.

Vastavus ISO 9000 standarditele. Kvaliteedijuhtimise rajamine on nüüdseks saanud üheks esmatähtsaks lahendatavaks ülesandeks Venemaa ettevõtted. Kvaliteedijuhtimissüsteemi (QMS) üks nõudeid on läbipaistev dokumendivoog ja teabe interaktsioon. ECM-süsteemi kasutamise eelised QMS-i seadistamisel:

• ISO 9001:2000 standardi dokumendi- ja dokumendihalduse osade range rakendamise tagamine;
• regulatsioonide rakendamise toetamine töötajate poolt kirjeldatud äriprotsesside raames;
• pakkudes vahendeid QMS-i toimimise juhtimiseks.

Innovatsiooni ja õppimise lihtsus. Tänu ECM-süsteemi baasil üles ehitatud teavitamissüsteemile saate kiiresti kõikidele töötajatele edastada uued tööreeglid. Uute töötajate koolitusaeg väheneb tänu võimalusele kiiresti leida tööks vajalikku teavet (määrused, juhendid jms). Marsruute ja dokumendimalle on lihtne muuta, misjärel hakkavad töötajad automaatselt uuel viisil töötama.

Ettevõtluskultuuri arendamine. ECM-süsteemi juurutamise protsess loob ja säilitab ettevõttekultuuri. Töötajate suhtluse optimeerimine ja horisontaalsete ühenduste arendamine viivad meeskonna ühtsuseni. Samal ajal suureneb iga töötaja vastutus talle pandud ülesande kvaliteetse täitmise eest.

Suurenenud konkurentsieelised. ECM-süsteemi juurutamine mõjutab otseselt ettevõtte konkurentsieeliseid teiste turuosaliste ees. Klienditeeninduse kiirus ja kvaliteet tõuseb tänu infovoogude kiirenemisele ja kõikide protsesside selgele kontrollile. Ka suure ettevõtte toimimine muutub mobiilsemaks ja vähem sõltuvaks konkreetsetest “asendamatutest” töötajatest.

ECM tehnoloogiad

Ettevõtte teabe (või sisu) haldamisele saab läheneda nii praktilisest kui teoreetilisest vaatenurgast. Kahtlemata on ECM-i praktilised aspektid huvitavad eelkõige oma ärilise fookuse tõttu. Kuid selleks, et erinevad praktilised küsimused moodustaksid struktureeritud teadmiste süsteemi, on tehnilise komponendi teoreetiline alus vajalik. Selleks peate tähelepanu pöörama AIIM-i sõnastikust (Association for Information and Image Management) pärit kanoonilises definitsioonis määratud elutsükli komponentidele: jäädvustamine (Capture), haldamine (Haldamine), salvestus (Store), kaitse (Säilitada) ja teabe edastamine ( Edastage).

Teabehaldus toimub kogu teabe elutsükli jooksul: alates selle loomisest või vastuvõtmisest organisatsiooni poolt kuni lõpptarbijale üleandmiseni või hävitamiseni pärast säilitamisaja möödumist. Informatsioon läbib kõik organisatsiooni protsessid, seda luuakse ja töödeldakse erinevates infosüsteemides ja erinevate rakenduste abil, kuid ainult ECM rõhutab, et infohalduses peaks olema ühtne lähenemine kogu selle elutsükli jooksul.

Tähelepanu tasub pöörata asjaolule, et ärilisest vaatenurgast sisse elutsükkel Dokumendi puhul on dokumendi töövoogudes osalemisel olulised etapid, millel on otsene mõju äriprotsessidele. Puhtalt tehnilisest seisukohast ei kanna need etapid väljendunud semantilist koormust, neid tähistatakse üldmõistega "dokumendihaldus".

Lisateavet teabehaldustehnoloogiate kohta leiate artiklitest:

EDMS- ja ECM-süsteemide funktsionaalsus ja klassifikatsioon

Avalduste kohaselt uuringufirma Gartner, süsteeme, mis toetavad vähemalt kolme kuuest funktsioonist, võib klassifitseerida ECM-iks:

• dokumendihaldus (väljamakse/tagastamine, versioonikontroll, turvalisus, dokumentide rühmitamine jne);
• ühiste dokumentide koostöö ja projektimeeskondade tugi;
• dokumentide skaneerimine ja paberdokumentide kujutiste haldamine;
• dokumentide haldamine pikaajaliseks arhiivisäilitamiseks, säilitamisreeglite ja -eeskirjade automatiseerimine, dokumentide vastavuse tagamine seadustele ja määrustele;
• töövoog äriprotsesside toetamiseks, sisu marsruutimine, tööülesannete ja olekute määramine, marsruudi jälgimine ja täitmise kontroll;
• veebisisu haldus, et automatiseerida väljaanded, dünaamiline sisuhaldus ja kasutaja interaktsioon nende ülesannete täitmiseks.

Vastavalt rakendatud funktsioonide arvule jagunevad EDMS-id järgmisteks osadeks:

• dokumendihaldussüsteemid
• elektroonilised arhiivid
• töövoo süsteemid
• keerulised või ECM-süsteemid.

Lisateavet selle teema kohta saate jaotise "EDMS ja ECM-i funktsionaalsus" pealkirjadest:

Näide äriprotsessist ECM-süsteemis

Kuidas panna ERP- ja ECM-süsteemid koos töötama

ERP (Enterprise Resource Planning) on ​​ettevõtte juhtimise strateegia, mis on keskendunud ressursside (tootmine, finants, tööjõud) optimeerimisele läbi infosüsteemi.

Kuigi nii ERP- kui ka ECM-süsteemid töötavad ettevõtte teabega, on selle teabe olemus täiesti erinev. ERP-süsteemi andmete aluseks on hästi struktureeritud informatsioon. ERP-süsteemi dokument on selgelt määratletud vorm (kirjeldades ühte ressurssidest - finantsid, materiaalsed varad, tootmisvõimsus), kus üksikasjade kogum vastab nende väärtustele ja teatud töötlemisloogikale.

ECM-süsteemi dokument (sisuüksus) on peamiselt struktureerimata teave. ECM-süsteemi puhul pole vahet, kas tegemist on tekstidokumendi, tabeli, videofaili või joonisega. Süsteem suudab ühtviisi hästi kaasata selliseid dokumente äritegevuse heakskiitmise protsessidesse, anda õigusi või otsida vajalikku dokumenti.

ERP ja ECM integreerimine ettevõttes on võib-olla kõige loomulikum ja kõige vähem riskantne viis nende süsteemide funktsionaalsuse kombineerimiseks.

Lisateavet ERP ja ECM süsteemide integreerimise kohta:

Mida mitte oodata ECM-süsteemilt

Praegu on ettevõtete terviklik automatiseerimine üles ehitatud mitme süsteemi integreerimise kaudu, millest igaüks lahendab teatud hulga ülesandeid. Seetõttu on väga oluline õigesti kindlaks määrata, mida igas süsteemis täpselt rakendada.

EDMS-i ja ECM-i süsteem on peamiselt keskendunud struktureerimata teabega töötamisele, mistõttu katsed selles mõningaid probleeme lahendada on ebaefektiivsed.

Vaatleme levinumaid klientide nõudeid, mille rakendamine EDMS-i ja ECM-süsteemis peab olema mõistlik.

HR dokumentide haldamine. Vaatamata sellele, et personalidokumentide haldamine on otseselt seotud dokumentidega, ei ole selle valdkonna ülesanne mitte dokumentide enda haldamine, vaid raamatupidamise ja personalijuhtimise alal. Vajalik on hankida erinevad personali näidised (hariduse, soo, erialade, vastuvõtu/vallandamise kuupäeva jms järgi tuleb info salvestada struktureeritud kujul andmebaasis, mitte eraldi struktureerimata kujul); dokumente. Iga dokumendi loomine peaks kajastuma personali staatuse muutumises, seetõttu on personaliarvestuse automatiseerimiseks soovitatav kasutada spetsiaalseid personalijuhtimissüsteeme, mida saab integreerida ECM-süsteemiga struktureerimata teabe (CV-d, fotod, personalikorraldused jne). Lisaks on kasulik automatiseerida nende dokumentide kinnitamise protsesse ECM-süsteemis.

• Praktika DIRECTUM: Tellimused, väljavõtted, avaldused + ECM = Personali dokumendid ringluses

Finantsdokumentide arvestus. Sarnane on olukord struktureeritud finantsdokumentidega: arved, arved, tehtud tööde tõendid jne Maksu- ja raamatupidamine, mis põhinevad esmastel dokumentidel, on spetsialiseerunud raamatupidamissüsteemid, aga ka ERP süsteemi spetsialiseeritud moodulid. ECM-süsteem ei saa neid asendada, kuigi finantsdokumentide skannitud piltide skaneerimine ja elektroonilise arhiivi korrastamine on EDMS-i ülesanne. Vajadus selliste lahenduste rakendamiseks tekib tavaliselt siis, kui on olemas suured dokumendimahud ja äriprotsessides osalejad, kes hakkavad töötama finantsdokumentidega kui EDS-i dokumentidega, võttes arvesse juurdepääsuõigusi, digiallkirja jms.

ECM-i ja ERP-süsteemide kombineeritud kasutamine on kasulik järgmistel tasanditel:

• dokumendipiltide salvestamine ECM-is, mis salvestatakse ERP-s;
• ERP aruannete salvestamine ECM-is, sh. allkirjastatud digitaalallkiri;
• ERP-kataloogide dokumentide ja kirjete koordineerimine ECM-süsteemi abil.

Lisaks on nüüd võimalik vahetada osapooltega elektroonilisel kujul finantsdokumente (arveid, lepinguid, arveid ja akte). Ja selliste dokumentide säilitamine EDMS-is annab täiendava eelise.

.

Selle teema uurimisel on kasulikud järgmised materjalid:.

Äriprotsesside analüüsimiseks ja modelleerimiseks kasutatakse reeglina BPM-klassi süsteeme (). Need on spetsiaalsed tööriistad ettevõtte ärianalüütikule või välisele konsultatsioonifirmale. Modelleeritud äriprotsessid võivad sisaldada tegevusi, mis ei ole seotud dokumentidega ja mida tehakse käsitsi (näiteks dokumentide kohaletoimetamine kulleriga), väliste üksuste (näiteks tarnijad) poolt või muude süsteemide (ERP, CRM) toel.

Klassikaline EDMS võib anda teatud hulga teavet äriprotsesside analüüsimiseks (näiteks aruannete kujul teatud tüüpi ülesannete täitmise viivituste kohta). Kuid see on vaid väike osa täielikuks analüüsiks vajalikest andmetest.

Soovitatav on EDMS-i ja modelleerimissüsteemide integreerimine, kasutades viiteandmeid, näiteks dokumenditüüpe või organisatsiooni struktuuri. Lisaks on tõhus kasutada EDMS-i andmepakkujana olemasolevate EDMS-is läbiviidavate äriprotsesside analüüsimiseks.

Seevastu turul saadaolevad dokumendihaldussüsteemid väljuvad sageli EDMS-i raamidest ja lähenevad BPM-süsteemide klassile, siis võivad võimalused sisaldada üht või teist analüüsi ja modelleerimise funktsiooni.

ECM-süsteemi positsioneerimise kohta saate täpsemalt lugeda jaotisest.

ECM süsteemi juurutamine

Rakenduse mõju

ECM-projekti mõju hindamine ei erine sisuliselt IT-projekti tulemuslikkuse hindamisest ning IT-projekti hindamine ei erine ühegi ettevõtte projekti hindamisest.

Mõnikord saavad ettevõtted infotehnoloogiat juurutada, mõeldes majanduslikule mõjule vähe või üldse mitte. See on võimalik juhtudel, kui lahendatavad IT-probleemid on ilmsed ega vaja täiendavat põhjendust. Näiteks sekretärile arvuti ostmine või raamatupidamissüsteemi juurutamine. Siin on ajendiks ettevõtte tehnoloogia küpsus, ilma milleta ei saa ettevõtet lihtsalt tõhusaks pidada. Muudel juhtudel on mõju peaaegu võimatu arvutada, kuigi rakendamise vajadus on väljaspool kahtlust. Ja mõnikord on efekti arvutamine kallim kui tehnoloogia ise (näiteks töötajatele piiramatu juurdepääsu pakkumine Internetile). Kõigil neil juhtudel pööratakse tähelepanu pigem projekti kuludele ja lahenduse potentsiaalile, näiteks sellele, kui lihtsalt realiseeruva süsteemi abil lahendatakse ettevõtte muid probleeme.

EDMS-i ja sellel põhinevaid lahendusi ei saa alati liigitada süsteemide hulka, mille mõju on täiesti selge. Traditsioonilised varade kasutamise efektiivsuse analüüsimeetodid ei kehti teabe puhul, samuti valem "kasumi ja kogukulude suhe on tõhusus". See on tingitud asjaolust, et teave on immateriaalne vara, mis osaleb tootmises koos materiaalse ja tööjõuressursse. ECM-süsteemi juurutamisega kaasnevad muutused äriprotsessides ja tööjõukuludes. Infosüsteemide, sh ECM kulud on enamasti kaudsed kulud, mida saab mõne mudeli abil arvutada ainult toodanguühiku kohta majandusplaneerimine, mida on sageli üsna raske vormistada.

ECM-süsteemi juurutamine koosneb tavaliselt järgmistest sammudest:

• projekti korraldamine, personali jaotus (projektijuht ja töörühm);
• ettevõtteuuringud ja ECM-süsteemi kasutamise lahenduste projekteerimine;
• ECM-süsteemi konfigureerimine ja kohandamine;
• personali koolitus;
• proovioperatsioon.

Ettevõte saab juurutusprotsessi korraldada iseseisvalt või kaasates kolmanda osapoole juurutusettevõtte. Esimesel juhul nõuab teie enda töötajatelt rohkem aega ja vaeva ning juurutamise periood viibib suure tõenäosusega. Teisel juhul on kolmanda osapoole organisatsiooni teenuste eest tasumiseks vaja märkimisväärseid rahalisi kulutusi, kuid projekti ajastus ja tulemus on rohkem tagatud.

Igal juhul on edukaks rakendamiseks kohustuslikud järgmised reeglid:

• juhtkonna aktiivne osalemine ECM süsteemi juurutamise ja kasutamise protsessis;
• võtmetöötajate jaotamine ja süvakoolitus ECM süsteemi juurutamiseks ja toetamiseks;
• koolituse korraldamine kõigile kasutajatele ja juhiste andmine süsteemi kasutamiseks.

ECM-süsteemi juurutamise probleemid ja riskid

ECM-süsteemi juurutamise probleemid ja riskid langevad paljuski kokku teiste ettevõtte mastaabis infosüsteemide juurutamise projektidega ja toovad kaasa järgmist. negatiivsed tagajärjed:

• projekti tähtaegade rikkumine;
• projekti eelarve rikkumine;
• seatud eesmärkide mittetäielik täitmine (süsteem töötab, kuid mitte täies mahus: planeeritust vähem/halvem);
• rakendamise täielik ebaõnnestumine (pärast juurutamist süsteem tegelikult ei tööta).

Riskide spetsiifika ECM-süsteemi juurutamisel on see tingitud sellest, et lühikese aja jooksul on vaja enamus ettevõtte töötajatest üle viia täiesti uutele töömeetoditele (dokumentide lugemine elektroonilisel kujul, elektrooniliste otsuste ja juhtkonna allkirjade vastuvõtmine jne. .). ECM-süsteemi rakendamise kõige tüüpilisemad riskid on järgmised:

• kasutajate konservatiivsus, uute töömeetodite mitteaktsepteerimine;
• tavakasutajate ja tippjuhtide madal arvutioskus;
• struktureerimata protsessid (regulatsioonide puudumine);
• ebapiisav/sobimatu tehniline varustus;
• ebaselge projektijuhtimine.

Riskide ennetamise viisidüldiselt standardne:

• ECM-süsteemi toimimise üksikasjalik eelprojekt antud ettevõttes;
• selged juhised ja isiklik eeskuju juhtimisest;
• personali koolitus ja operatiivne tugi probleemide lahendamisel.
• rakendamise etapiviisiline.

Elektroonilise dokumendi usaldusväärsus ja seaduslikkus

Elektroonilise sisuhalduse ja elektroonilise suhtluse valdkond areneb praegu aktiivselt. Ka seadusandlus areneb selles kinni pärast seda, kui need on elus kinnistunud, teised aga vastupidi, seadusandlike aktide kehtestamisega.

Paberdokumendi ehtsuse ja õigusliku tähenduse kindlakstegemine on protseduur, mis on kõigile arusaadav: dokumendil peavad olema vajalikud allkirjad ja pitsatid. Kuidas aga teha kindlaks elektroonilise dokumendi ehtsus?

Loodud selleks elektrooniline allkiri (ES)– see on elektroonilise dokumendi detail, mille eesmärk on kaitsta seda võltsimise eest. Elektrooniline allkiri võimaldab tuvastada allkirja omaniku, samuti teha kindlaks, kas elektroonilises dokumendis pole pärast selle allkirjastamist muudatusi tehtud.

Kõige lihtsamal kujul töötab EP mehhanism järgmiselt. Eraldatakse sertifitseerimiskeskus (osakond või väline organisatsioon), mis spetsiaalse tarkvara abil genereerib igale kasutajale nn võtmesertifikaadid. ES-klahv on ainulaadne tähemärkide jada. See koosneb privaatvõtmest (sellele pääseb ligi ainult selle omanik, selle abil saab omanik allkirjastada elektroonilise allkirja dokumendi) ja avalik võti(see on kõigile kättesaadav, selle abil saab kindlaks teha, kes ja millal elektroonilisele dokumendile alla kirjutas).

ECM-süsteemi kasutamisel on kõik "raskused", millega kasutaja kokku puutuda võivad, peidetud. Kasutaja peab reeglina lihtsalt valima soovitud funktsiooni: "Allkirjasta dokument" (elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokument suletakse samaaegselt muudatuste tegemiseks) või "Hankige teavet allkirjade kohta". Tunnustatakse elektrooniliste dokumentide legitiimsust.

Kui soovite uurida elektroonilise allkirja kasutamist, vaadake jaotist.

Kui soovid uurida erinevaid õigusloome valdkondi, siis tutvu rubriigi materjalidega.

Lahkumissõnad

Loodame, et see jaotis aitas teil mõista, mida tähendab elektrooniline dokumendihaldus ja kas on aeg juurutada teie organisatsioonis ECM-süsteem.

Soovime teile edu uute tehnoloogiate valdamisel ning meie ressursi materjalid aitavad teil alati vastuseid leida EDI valdkonna küsimustele.

Tänapäeval liigub enamik ettevõtteid paberdokumentide haldamiselt elektroonilisele. See säästab organisatsiooni aega ja raha. Elektrooniline dokumendihaldus välistab paberimajanduse. Infot saab vahetada 24 tundi ööpäevas nii kontorist kui ka mujalt. Teil peab lihtsalt käepärast olema elektroonilise allkirja ja Interneti-juurdepääsuga arvuti. Lisaks võimaldab elektrooniline dokumendihaldussüsteem jälgida tööde kulgu reaalajas.

Mis on elektrooniline dokumendihaldus

Lihtsamalt öeldes on elektrooniline dokumendihaldus elektrooniliste dokumentide vahetamine kohaliku võrgu, Interneti või muude kanalite kaudu. Elektrooniline dokumendivoog võib toimuda nii organisatsiooni sees kui ka ettevõtete vahel.

EDI võimaldab mitte ainult dokumente vahetada, vaid ka korraldada tööd ilma paberkandjat kasutamata: dokumentide otsimine, aruannete koostamine, arhiivi pidamine ja palju muud.

Elektrooniline dokumendivoog toimub Venemaa föderaalse maksuteenistuse usaldusvõrgustikku kuuluva EDF-i operaatori süsteemi kaudu. Üks ettevõte saadab teise elektroonilise dokumendi. Saaja saab selle mõne sekundi jooksul oma arvutisse. Sel ajal kontrollib operaator automaatselt elektroonilist allkirja, millega dokument on kinnitatud, ja selle vormingu vastavust seaduse nõuetele. Olekuid kasutades näeb saatja, kuidas dokument liigub.

Elektrooniliste dokumentide liigid

Peaaegu iga dokumenti saab tõlkida elektrooniline vaade. Tavaliselt lähevad ettevõtted üle elektroonilistele lepingutele, arvetele, erinevatele arvetele, aruannetele jne.

Elektroonilised dokumendid jagunevad mitteametlikeks ja vormistatud dokumentideks.

Vormistamata dokumendid - kirjad, lepingud, volikirjad, tehniline dokumentatsioon ja muud dokumendid, need on vabastatud riigi rangest regulatsioonist.

Vormistatud dokumentidele kehtivad ranged vormi- ja edastamisreeglid. Vormistatud dokument on dokument, mis on koostatud vastavalt föderaalse maksuteenistuse vormingule, näiteks töö vastuvõtmise akt. Vormistatud dokumendid mõjutavad maksuarvestuse täpsust, mistõttu on nende jaoks oluline kõigi üleandmisprotseduuride järgimine.

Pange tähele, et vormistamata elektroonilised dokumendid võivad olla mis tahes vormingus: doc, xlsx, pdf, jpg ja muud, samas kui vormistatud dokumendid võivad olla ainult xml-laiendiga faili kujul.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsioonid

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem täidab järgmisi funktsioone:

• dokumentide registreerimine;
• kontroll dokumentide täitmise üle;
• kataloogide loomine;
• paber- ja elektrooniliste dokumentide liikumise kontroll, dokumentidega töötamise ajaloo säilitamine;
• dokumendi üksikasjade loomine ja redigeerimine;
• ettevõtte dokumendivoo aruannete genereerimine;
• importida dokumente failisüsteemist ja Internetist;
• dokumendi loomine otse süsteemist malli abil;
• töötamine dokumendiversioonide, keerukate mitmekomponentsete ja mitmeformaadiliste dokumentidega, manustega;
• dokumentide elektrooniline levitamine;
• kaustades olevate dokumentidega töötamine;
• dokumentide vastuvõtmine skaneerimise ja tuvastamise abil;
• andmetele juurdepääsu ja dokumentide töötlemise kulude vähendamine.

EAF-i valikud

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi korraldamiseks on kaks võimalust. Esiteks saate oma vastaspooltega sõlmida elektroonilise dokumendihalduse lepingu ja vahetada e-posti teel elektroonilise allkirjaga allkirjastatavaid dokumente.

Teiseks saate e-dokumentide voogu korraldada spetsiaalse operaatori kaudu. Sel juhul peate liituma elektrooniliste dokumentide vahetamise eeskirjadega. Pärast seda on võimalik vastaspooltega vahetada nii vormistatud kui ka vormistamata dokumente.

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine. EDI plussid ja miinused

Elektrooniline dokumendihaldus on terviklik infosüsteem, mis sisaldab spetsiaalset tarkvara, e-posti, Internetti, kohtvõrku ja palju muud.

Elektrooniline dokumendihaldus näeb paberiga võrreldes palju atraktiivsem välja. Toome välja EDI peamised eelised.

• kõige lihtsam on see, et paberikuludega seotud kulud vähenevad;
• säästetakse aega - töötajatel kulub vähem aega paberdokumendi otsimisele;
• suureneb ettevõtte sisemise töö läbipaistvus - elektrooniline dokumendihaldussüsteem võimaldab jälgida dokumendi olekut;
• säilitatakse iga faili ja kaasnevate dokumentide isiklik ajalugu - igal ajal saate avada kõik vajalikud dokumendid, mis sisaldavad nõudeid, mis on seotud erinevat tüüpi suhetega ettevõtte ja väliste üksuste vahel;
• organisatsiooni aruanded koostatakse kiiresti;
• andmete turvalisus suureneb.

Puuduste hulgas on tarkvara kõrge hind ning töötajate koolitamise ja kõigi olemasolevate dokumentide digiteerimisega seotud kulud.

Mida on vaja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks

Elektroonilise dokumendihalduse rakendamiseks on vaja välja töötada ja kinnitada elektroonilise dokumendihalduse kord; nimetada selle hooldamise eest vastutavad isikud; korraldama saabunud ja saadetud dokumentide elektroonilist arhiivi; registreeru sisse raamatupidamispoliitika elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise ja säilitamise reeglid; määrab elektrooniliste dokumentide vormistamise ja allkirjastamise eest vastutavad isikud.

Kõigil töötajatel, kellel on õigus dokumente allkirjastada, peab olema elektrooniline allkiri.

Ligikaudne toimingute algoritm:

• tehnilisi kirjeldusi töötatakse välja;
• IT-lahendus on valitud;
• kirjeldatakse äriprotsesse;
• koostatakse kalkulatsioonid, graafikud, vajalike vahendite nimekirjad ja üldine tööplaan;
• EDI juurutamisel;
• programmi testitakse;
• käivitatakse elektrooniline dokumendihaldussüsteem;
• jälgitakse süsteemi kasutamist.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem

Kõik EDI-süsteemid võivad sisaldada atribuute allpool loetletud kategooriatest, kuid enamikul neist on toote positsioneerimisega seotud spetsiifiline orientatsioon.

1. Elektrooniline arhiiv on elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mis on suunatud andmete tõhusale säilitamisele ja väljavõtule.

2. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid koos väljatöötatud töövoo tööriistadega - tagavad teatud objektide liikumise mööda kindlat rada, mis on eelnevalt kindlaks määratud. Igal etapil võib objekt muutuda, mistõttu nimetatakse seda üldsõnaks "töö". Teosega on seotud dokumendid, kuid need ei ole siin peamised objektid. Tänu nendele süsteemidele on teatud töö korraldatud.

3. EDI süsteemid, mis on keskendunud organisatsiooni juhtimise ja teadmiste kogumise toetamisele. Need on süsteemid, mis ühendavad ülalkirjeldatud süsteemide omadused. Siin võib põhielemendiks olla ükskõik milline – töö või dokument. Neid süsteeme kasutavad riigiasutused ja suured ettevõtted, kus dokumentide liikumiseks kehtivad teatud reeglid ja protseduurid.

4. EDI süsteemid, mis on keskendunud koostöö toetamisele – sellised süsteemid erinevad varasematest ning neil puudub selge hierarhia töövoo korraldamisel ja vormistamisel. Sellise EDI ülesanne on tagada, et töötajad töötaksid ettevõttes, olenemata nende asukohast ja säiliksid tehtud töö tulemused.

5. EDI süsteemid, mis on välja töötanud lisateenused. Ilmekas näide- kliendisuhete halduse (CRM) teenus. Seda tüüpi teenused on mitmekesised ja võivad hõlmata erinevaid teenuste komplekte.