Elektron sənəd idarəetməsi

Ofis işi- müəssisə və ya təşkilatın sənəd dövriyyəsinin təşkili üzrə tədbirlər kompleksi. Ofis idarəçiliyi sənədlərlə işləmək üçün rəsmi qaydalar toplusunu ifadə etmək üçün ofis praktikasında istifadə olunan termindir.

Elektron sənəd(ED) - elektron imza (ES) ilə imzalana bilən və kompüter daşıyıcılarında müvafiq formatda fayl şəklində saxlanıla bilən kompüter məlumatlarının emalı alətlərindən istifadə etməklə yaradılmış sənəd.

Sənəd axını- sənədlərin yaradılması, təfsiri, ötürülməsi, qəbulu və arxivləşdirilməsi, habelə onların icrasına nəzarət və icazəsiz girişdən mühafizə sistemi.

Elektron sənəd idarəetməsi(EDI) - "kağızsız ofis işi" konsepsiyasının həyata keçirilməsi ilə elektron formada təqdim olunan sənədlərlə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış proseslər toplusu.

• istehsal sənədlərinin hərəkəti;
• idarəetmə sənəd axını;
• arxivləşdirmə (arxiv sənədlərinin idarə edilməsi prosedurları toplusu);
• kadr sənədlərinin hərəkəti (HR prosedurları);
• mühasibat sənədlərinin hərəkəti;
• anbar sənədlərinin hərəkəti;
• məxfi və məxfi qeydlərin idarə edilməsi;
• texniki və texnoloji sənəd dövriyyəsi.

Və başqaları. Aydındır ki, fəaliyyət növləri nə qədər çox olsa, o qədər də sənəd dövriyyəsi sistemləri ola bilər, nəticədə sənəd dövriyyəsinin müəyyən növlərini avtomatlaşdıran informasiya sistemləri kütləvi istehsal istiqamətində inkişaf edir;

		Vaxta qənaət: işçilər kağız sənədlərin axtarışına daha az vaxt sərf edirlər. Mərkəzi məlumat bazası sayəsində sənədlərin ehtiyat nüsxəsi müntəzəm surətdə çıxarılır, sənədin təyyarədə unudulması, təsadüfən və ya qəsdən məhv edilməsi və ya sadəcə olaraq ofis xaosunda yox olması ehtimalını aradan qaldırır. Nədənsə yerində olmayan fayl və sənədlərin axtarışına sərf olunan vaxt itkisi tamamilə aradan qaldırılır.
		Fiziki məkan və texnologiyadan daha adekvat istifadə: qiymətli kvadrat metr lazımsız serverlər və digər sənəd saxlama cihazları tərəfindən zəbt oluna bilər. Məlumatın vəziyyətindən və aktuallığından asılı olaraq sənədlər və fayllar onların saxlanma müddəti bitdikdən sonra təhlükəsiz şəkildə silinə bilər. Məlumatların idarə edilməsi nəinki korporativ qaydalara riayət etməyə kömək edir, həm də saxlama yerindən daha səmərəli istifadə etməyə kömək edir.
		Artan şəffaflıq daxili iş müəssisələr: EDMS(elektron sənəd idarəetmə sistemləri) menecerlərə sənədin təsdiqi və təsdiqinin bütün mərhələlərində onun statusuna nəzarət etməyə imkan verir. Bundan əlavə, EDMS yalnız tələb olunan faylı deyil, həm də onu kimin yaratdığı, kimin əldə etdiyi və kimin redaktə etdiyi barədə tam hesabatı dərhal və asanlıqla geri çağırmağa imkan verir.
		Hər bir faylın və əlaqəli sənədlərin şəxsi tarixçəsini saxlamaq: EDMS müştərilər və təchizatçılarla münasibətləri mərkəzləşdirilmiş şəkildə idarə etməyə imkan verir. Məsələn, hamıya zəng etmək üçün siçanın yalnız bir kliklənməsi kifayətdir zəruri sənədlər ilə bağlı tələbləri ehtiva edən müxtəlif növlər təşkilat və xarici qurumlar arasında əlaqələr.
		İşçilərin fiziki yeri ilə bağlı daha çox çeviklik: Elektron giriş və kommunikasiya imkanları sayəsində işçilər uzaqdan işləyə bilirlər. Hətta eyni coğrafi yerdə yerləşdikdə belə, işçilər artıq qonşu ofisdən faylların kağız nüsxələrinin göndərilməsini gözləməli olmayacaqlar.
		İnformasiya və sənədlərin təhlükəsizliyinin artırılması: Artıq qeyd edildiyi kimi, mərkəzi məlumat bazası sənədlərin ehtiyat nüsxəsini çıxarmağa imkan verir və bununla da faylların təsadüfi və ya qəsdən itirilməsi riskini azaldır. Eyni zamanda, tələb olunan sənədin yeri nədənsə dəyişibsə, onun axtarışına daha az vaxt sərf olunur.
		Azaldılmış çap xərcləri, poçt markaları, zərflər və poçt:şöbələr və ya təchizatçılar arasında göndərilən kağız sənədlər elektron şəkildə göndərilə bilər.
		İşçilərin və menecerlərin məmnunluq səviyyəsinin artırılması: Gündəlik tapşırıqların optimallaşdırılması işçilərə işlərindən daha çox həzz almağa imkan verir. İşçiləri tez-tez fakturaların işlənməsi kimi darıxdırıcı işlərdən azad etmək onlara özlərini başqa fəaliyyətlərə həsr etməyə imkan verir. Eyni zamanda, şöbə müdirləri tabeliyində olanların işinə nəzarət etmək üçün daha geniş imkanlar əldə edirlər. Nəhayət, bəzi təşkilatlar qənaətin onlara biznesin yeni səviyyələrinə çatmağa imkan verdiyini görə bilər.

• İcraya avtomatik nəzarət, bütün səviyyələrdə bütün təşkilatın fəaliyyətinin şəffaflığı vasitəsilə effektiv idarəetmənin təmin edilməsi.
• Beynəlxalq standartlara uyğun keyfiyyətə nəzarət sisteminin saxlanılması.
• İnformasiya və biliyin effektiv toplanması, idarə edilməsi və əldə edilməsinin dəstəklənməsi. Hər bir işçinin fəaliyyətinin daha çox rəsmiləşdirilməsi və onun fəaliyyətinin bütün fon tarixini saxlamaq imkanı hesabına kadr çevikliyinin təmin edilməsi.
• Bütövlükdə müəssisənin fəaliyyətinin qeydə alınması (daxili daxili araşdırmalar, şöbələrin fəaliyyətinin təhlili, fəaliyyətdə "qaynar nöqtələrin" müəyyən edilməsi).
• Biznes proseslərinin optimallaşdırılması və onların icrası və nəzarət mexanizminin avtomatlaşdırılması.
• Kağız sənədlərin müəssisənin daxili dövriyyəsindən çıxarılması. Təşkilatda sənəd axınının idarə edilməsi üçün xərcləri azaltmaqla resurslara qənaət.
• Operativ elektron arxivin olması səbəbindən kağız sənədlərin saxlanmasına ehtiyacın aradan qaldırılması və ya əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirilməsi və xərclərinin azaldılması.

• Saxlama həcmi tələbləri. İerarxik struktur yaddaşı (HSM - Hierarchal Storage Management) dəstəkləyən sənəd idarəetmə sistemini seçmək lazımdır. Bu mexanizm ən aktiv istifadə olunan məlumatları ən sürətli, lakin ən bahalı mediada saxlayır, az istifadə olunan məlumat isə avtomatik olaraq daha yavaş və daha ucuz mediaya ötürülür.
• Onların həyata keçirilməsi və nəzarətin avtomatlaşdırılması üçün dəstək tələb edən rəsmiləşdirilmiş prosedurların olması (müəyyən növ sənədlərin hazırlanması, standart təşkilati funksiyaların yerinə yetirilməsi və s.).
• Təşkilatın inzibati idarəçiliyinin avtomatlaşdırılması ehtiyacı. Çətinlik dərəcəsi təşkilati struktur.
• Coğrafi olaraq paylanmış vahidlərin mövcudluğu. Bu amil uzaqdan giriş, məlumatların təkrarlanması və s. üçün müəyyən tələblər qoyur.
• Böyük bir kağız arxivinin olması. Bəzi sənəd idarəetmə sistemləri artıq inteqrasiya olunmuş kütləvi sənəd girişi alt sistemləri ilə gəlir.
• Cari ehtiyaclara cavab verməyən sənəd dövriyyəsi sisteminin olması.
• Qabaqcıl sənəd marşrutlaşdırmasına və iş axınının idarə edilməsinə ehtiyac. Bu ehtiyacın davamı olaraq, ixtiyari iş proseslərinin dəstəklənməsi ehtiyacı, ehtimal ki, bu prosesləri dəstəkləmək üçün tətbiq sistemləri ilə birlikdə işləyir.
• Sənədlərin saxlanma müddətlərinə dair tələblər. Uzun saxlama müddətləri (onlarla il) üçün mikrofilmdə paralel arxiv təşkil etməyi ciddi şəkildə düşünməyə dəyər.
• Sistemin "açıqlığı" və genişlənməsinə dair tələblər. Mövcud informasiya sistemləri ilə inteqrasiya və mövcud avadanlıqdan istifadə imkanı.
• Sənəd şəkillərini saxlamaq ehtiyacı. Təşkilatda xüsusi sənəd saxlama formatlarının istifadəsi. Mühəndislik və dizayn tapşırıqlarını və müəssisənin digər xüsusiyyətlərini dəstəkləmək ehtiyacı.
• İnkişaf etmiş məlumat axtarış vasitələrinə ehtiyac. Təşkilatda mövcud olan sənədlər üçün tam dil sistemi dəstəyi.
• Təhlükəsizlik tələbləri (şifrələmə, girişin təşkili və s.). Sənəd axını sistemində təşkilatın informasiya infrastrukturunda artıq mövcud olan giriş mexanizmlərindən istifadə etmək imkanı.
• Müəyyən standartlara uyğunluq tələbləri: daxili, sənaye, GOST, beynəlxalq standartlar keyfiyyətə nəzarət, informasiyanın saxlanmasının təşkili səviyyəsi.

İstənilən elektron sənəd idarəetmə sistemi aşağıdakı kateqoriyaların hər birinin elementlərini ehtiva edə bilər, lakin onların əksəriyyəti bir sahədə, ilk növbədə, məhsulun yerləşdirilməsi ilə bağlı xüsusi diqqət mərkəzindədir.

		İnformasiyanın saxlanması və axtarışı üçün hazırlanmış vasitələri olan elektron sənəd idarəetmə sistemləri(elektron arxivlər - EA). Elektron arxivdir xüsusi hal məlumatın səmərəli saxlanmasına və axtarışına yönəlmiş sənəd idarəetmə sistemləri. Bəzi sistemlər xüsusilə inkişaf etmiş tam mətn axtarış vasitələrinə görə seçilir: qeyri-səlis axtarış, semantik axtarış və s., digərləri - effektiv saxlama təşkilinə görə: HSM, məlumatların saxlanması üçün geniş çeşidli avadanlıqların dəstəklənməsi və s.
		İnkişaf etmiş iş axını alətləri ilə elektron sənəd idarəetmə sistemləri(WF). Bu sistemlər əsasən müəyyən obyektlərin əvvəlcədən müəyyən edilmiş marşrutlar (sözdə “sərt marşrutlaşdırma”) üzrə hərəkətini təmin etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Hər mərhələdə obyekt dəyişə bilər, ona görə də adlanır ümumi mənada"iş" Bu tip sistemlərə iş axını sistemləri deyilir - "iş axını" (təəssüf ki, rus dilində bu terminin dəqiq ekvivalenti yoxdur). Sənədlər işlərlə əlaqələndirilə bilər, lakin sənədlər bu sistemlərin əsas obyekti deyil. Belə sistemlərin köməyi ilə bütün mərhələləri əvvəlcədən məlum olan və təyin oluna bilən müəyyən işləri təşkil etmək olar.
		Elektron sənəd idarəetmə sistemləri təşkilatın idarə edilməsinə və biliklərin yığılmasına dəstək verir. Bunlar adətən əvvəlki ikisinin elementlərini birləşdirən "hibrid" sistemlərdir. Eyni zamandaəsas konsepsiya sistem həm sənədin özünü, həm də tamamlanmalı olan tapşırığı ehtiva edə bilər. Bir təşkilatı idarə etmək üçün bir sənədin marşrutu menecer tərəfindən təyin edildikdə ("daxil olan sənədi təsvir edir") həm "sərt", həm də "boş" marşruta ehtiyacınız var, buna görə də hər iki texnologiya bu və ya digər formada ola bilər. sistemləri. Bu sistemlər hökumətin idarəetmə strukturlarında, ofislərdə fəal şəkildə istifadə olunur böyük şirkətlər

, inkişaf etmiş bir iyerarxiya ilə seçilən, sənədlərin hərəkəti üçün müəyyən qaydalar və prosedurlara malikdir. Eyni zamanda, işçilər kollektiv şəkildə sənədlər yaradır, qərarlar hazırlayır və qəbul edirlər, onların icrasına və ya icrasına nəzarət edirlər.

		Bu cür sistemləri iri müəssisələrdə tətbiq edərkən sistemin səmərəli idarəetmə, böyük həcmli məlumatların emalı, avtomatlaşdırılmış istehsalın idarəetmə sistemləri ilə inteqrasiyası, miqyaslılığı, ərazi bölgüsü, mürəkkəb təşkilati struktur nəzərə alınmaqla mərhələli həyata keçirilməsi imkanlarını təmin edib-etmədiyini müəyyən etmək vacibdir. , rol əsaslı giriş və s. .Əməkdaşlığı dəstəkləməyə yönəlmiş elektron sənəd idarəetmə sistemləri (əməkdaşlıq). Bu, bazar şərtlərinin dəyişkənliyinin başa düşülməsi ilə əlaqəli sənəd idarəetmə sistemləri sahəsində yeni bir tendensiyadır və lazımsız, çox faydalı, lakin ağır ballast olmadan sürətli hərəkət üçün "yalnız lazım olana" sahib olmaq ehtiyacı ilə. Bu cür sistemlər, əvvəlkilərdən fərqli olaraq, təşkilatda iyerarxiya anlayışını ehtiva etmir və iş axınının heç bir rəsmiləşdirilməsinə əhəmiyyət vermir. Onların vəzifəsi təşkilatdakı insanların coğrafi baxımdan ayrı olsalar belə, birgə işləməsini təmin etmək və bu işin nəticələrini qorumaqdır. Tipik olaraq "portallar" anlayışında həyata keçirilir. Onlar intranetdə sənədlərin saxlanması və dərc edilməsi, məlumatların axtarışı, müzakirələrin aparılması və görüşlərin təyin edilməsi (həm real, həm də virtual) xidmətləri göstərir. Belə sistemlər müştəriləri sürətlə inkişaf edən kommersiya şirkətləri, iri firmalardakı işçi qrupları və dövlət qurumları arasında tapır.
		İnkişaf etmiş əlavə xidmətlərlə elektron sənəd idarəetmə sistemləri. Məsələn, müştəri münasibətlərinin idarə edilməsi xidməti (CRM - Customer Relation Management), layihənin idarə edilməsi, hesablaşma, e-poçt və s. (Qeyd edək ki, funksiyaların mürəkkəbliyi baxımından sənəd idarəetmə sistemi və məsələn, CRM xidməti ola bilər. təşkilatdan asılı olaraq fərqli nisbətlər, lakin bu məqalənin kontekstində CRM funksionallığı isteğe bağlıdır.)

Belə bir platforma seçərkən əsas diqqət yetirilməlidir:

• elektron sənədlərin saxlanmasının təşkili;
• təşkilatın fərdi xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması;
• mövcud informasiya mühiti ilə inteqrasiya.

Funksional tələblər

General	Xüsusi
Elektron sənədlərin yaradılmasının təmin edilməsi (Skan, İdxal)	Sənədlər üzrə müzakirələrin aparılması
Sənədlərə şərh əlavə etmək imkanı	Sənəd məzmununun, o cümlədən qrafiklərin müqayisəsi
Sənədlər arasında əlaqə yaratmaq

Müasir bir müəssisə və ya təşkilatın "rəqəmsal" infrastrukturunun məcburi elementi sənəd idarəetmə sistemidir. Xarici və daxili sənədlərlə işləmək müəssisə fəaliyyətinin ən mürəkkəb, əmək tutumlu və “problemli” sahəsi hesab olunur. Elektron həllər onu əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirməyə və optimallaşdırmağa imkan verir.

Xüsusi sistemlərin istifadəsi həm kommersiya sektorunda, həm də şirkətlər üçün aktualdır dövlət qurumları. Birincisi, onlar gəlirliliyin və işin qaytarılmasının artırılması üçün perspektivlər açır, ikincisi, məlumat və sənədlər axınının optimallaşdırılması, idarələrarası qarşılıqlı əlaqə və onlarla işləmək problemlərinin effektiv həlli olacaqdır.

Elektron sənəd idarəetmə sistemi (EDMS) seçim deyil, zərurətdir. Müasir şirkətlərin əksəriyyəti ofis kağızlarını rəqəmsal formada yaradır, lakin məlumat mübadiləsi proseslərinin qeyri-kafi olması səbəbindən işçilər onları çap etməyə, “fiziki” formada köçürməyə, vaxt və enerjini lazımsız işlərə sərf etməyə məcbur olurlar. Effektiv olmayan formatı dəyişdirmək çətin ola bilər, bunun üçün şirkətin fəaliyyətini hərtərəfli avtomatlaşdırmaq lazımdır, lakin nəticə bütün gözləntiləri üstələyəcəkdir. Yaxşı təşkil edilmiş EDMS və ya ECM sistemi (təşkilati məzmunun idarə edilməsi sistemi) mövcudluğun bütün səviyyələrində və mərhələlərində məlumat və sənəd axınlarını idarə etməyə kömək edəcəkdir.

EDMS-in elementləri və strukturu haqqında ümumi məlumat

Əvvəlcə ənənəvi ofis işi və onun avtomatlaşdırılması üçün alət kimi yaradılmış, bu gün EDMS çoxfunksiyalı, mürəkkəb məhsullara çevrilmişdir. Elektron sənəd idarəetmə sistemi bir həlldir:

• şirkətdaxili sənədlərin elektron formada yaradılması və köçürülməsi prosesini təmin edir;
• daxil olan yazışmaları və kənar normativ və inzibati sənədləri emal edir;
• sənəd axınına nəzarəti asanlaşdırır;
• tərəfdaşlar, müştərilər və s. ilə münasibətləri səmərəli idarə etməyə kömək edir.

Şirkətin EDMS elektron formada bütün sənədlərlə işləməyi təmin edir - saxlanılan və ya PC-yə ötürülən istənilən məlumat toplusu. Onlar vahidi müəyyən edən unikal “kartlarda” atributlarla müşayiət olunmalıdır.

Elektron formada sənəd dövriyyəsi əksər registrlərin və əməliyyatların elektron formada təqdim olunduğu sənədlərlə işin mərkəzləşdirilmiş şəkildə təşkili üsuludur. Müvafiq olaraq, onu idarə edən sistem, sənədlərin yaradılması, dəyişdirilməsi, axtarışı və şirkət işçiləri arasında qarşılıqlı əlaqənin dəstəklənməsi üçün bütün prosedurları həyata keçirmək üçün alətlər olan bir həlldir.

Bəzən buna EDMS (Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemi) və ya yuxarıda göstərilən ECM deyilir, lakin bu terminlər EDMS-dən bir qədər daha genişdir - sonuncuya məlumatın təhlükəsizliyini təmin etmək, kağız sənədləri rəqəmsal mühitə daxil etmək, emalı üçün vasitələr əlavə etmək lazımdır. multimedia məzmunu və s. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi iş axınlarına - İş axınına əsaslanır ki, bu da işçilərin xüsusi iş prosesinin hüdudları daxilində hərəkətləridir.

EDMS-in üstünlükləri

EDMS-in mövcud əsas strukturu istənilən ölçülü müəssisə və qurumlar üçün əlverişli, səmərəli, səmərəli mexanizm olduğunu sübut etdi. EDMS bazarı fəal şəkildə inkişaf edir, çünki həm dövlət sektoru (aktiv istehlakçı), həm də biznes strukturları sənəd dövriyyəsini sadələşdirən proqram məhsulları ilə maraqlanır. Sistemlərin inkişafına həm də elektron imzanın tətbiq dairəsinin genişləndirilməsi və informasiya təhlükəsizliyi məsələlərinə diqqətin artırılması kömək edir. Onlar yüksək keyfiyyətli və yaxşı düşünülmüş proqramların köməyi ilə effektiv şəkildə həll edilə bilər.

Müasir bir sənəd idarəetmə sisteminin bir çox üstünlükləri var - bu:

• sənəd dövriyyəsinin və şirkətin bütün iş proseslərinin şəffaflığını təmin edir - bütün hərəkətləri və sənədlərin hərəkətlərini izləmək və nəzarət etmək olar;
• iş intizamını və tapşırıqların icrasını artırır - şəffaf sistemlər nəticələri və tələbə cavab faktını qeyd etmək üçün əlverişlidir;
• gündəlik işlərə sərf olunan vaxtı azaldır - uzun müddət axtarmağa, sənədləri əlaqələndirməyə ehtiyac yoxdur, onların dövriyyəsi sürətlənir;
• məlumatı sızmadan qoruyur, məlumatların təhlükəsizliyini və giriş hüquqlarının ciddi şəkildə fərqləndirilməsini təmin edir;
• ISO keyfiyyət standartlarında göstərilən prinsiplərə əsaslanaraq;
• işçilər arasında asanlıqla həyata keçirilir - yaxşı təşkil edilmiş kadr hazırlığı sisteminə tabedir;
• şirkətə rəqabət üstünlüyü verir, daxili korporativ mədəniyyətin saxlanmasına və inkişafına kömək edir və s.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə (EDMS) digər məsələlərlə yanaşı, tənzimləyici reyestrlərin idarə edilməsi daxildir. Ona görə də onun işi qanunun tələblərinə uyğun təşkil edilməlidir.

EDMS üçün standartlar və hüquqi baza

Yerli hüquq sahəsində elektron biznes sistemləri üçün bir neçə xüsusi standart və ya qanun var və EDMS hazırlayarkən onun yaradıcıları “klassik” ofis işi üçün müxtəlif normativ sənədləri rəhbər tuturlar. Əsas tənzimləyici aktlar arasında qeyd etmək lazımdır:

• elektron rəqəmsal imzalar haqqında federal qanunvericilik (10 yanvar 2002-ci il tarixli 1-FZ), məlumat və onun qorunması haqqında (149-FZ), fərdi məlumatlar haqqında (152 və 363-FZ) və s.;
• Federal və regional hökumət qaydaları, sənaye qaydaları və tələbləri;
• Ofis işi, arxivlər, inzibati sənədləşdirmə sistemləri üçün GOST standartları - R 51141-98, R 6.30-2003 və s.

Bəzən qaydalar bir-birinə ziddir və qaydalar məsləhət xarakteri daşıyır və tərtibatçılar şirkətin EDMS-ni mümkün qədər uyğunlaşdırmağa və çevik etməyə çalışırlar. Elektron imza ilə işləmək üçün daim dəyişən qaydaları, sistemin hüquqi əhəmiyyətli sənəd axını ilə "uyğunluğunu" da nəzərə almalısınız. Təşkilatın bütün rəsmi elektron sənədlərinin qanuni olması və etibarlılığının asanlıqla müəyyən edilməsi lazımdır. Bütün bunlar korporativ istifadə üçün EDMS seçərkən nəzərə alınmalıdır.

EDMS funksionallığı

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tam adlandırılması üçün bir çox funksiyaları yerinə yetirməlidir. Əsas olanlara aşağıdakılar daxildir:

• Sənədlərin idarə edilməsi - daxiletmə və qeydiyyat, gündəlik iş, hərəkətə nəzarət;
• kağız sənəd axını ilə əlaqə;
• məlumatların və sənədlərin mütəşəkkil axtarışı və axtarışı - sürətli, rəsmiləşdirmə səviyyəsinə uyğun olaraq;
• sənədlərin (xüsusilə xarici, daxil olan) aktuallığını izləmək və köhnəlmiş sənədləri arxivləşdirmək;
• informasiya təhlükəsizliyinin lazımi səviyyədə saxlanılması;
• proqram və son istifadəçilər arasında sadə, şəffaf, intuitiv əlaqə.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi konfiqurasiya, lokalizasiya və yaxşı miqyas üçün əlverişli vasitələrlə təchiz edilməlidir. Tərtibatçının coğrafi cəhətdən uzaq şirkət bölmələrində vahid EDMS təşkil etmək imkanını təmin etməsi vacibdir. Sistemdə iyerarxik səviyyələr arasında nizamlı elektron məlumat mübadiləsini təşkil etmək, eləcə də onu real müəssisədə düzgün həyata keçirmək lazımdır.

EDMS-nin tətbiqi və onun effektivliyinin qiymətləndirilməsi

Docsvision elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili və dəstəklənməsi ilə bağlı problemlərin həlli üçün yüksək keyfiyyətli və müasir proqram məhsulları təklif edir. Bizim fərqimiz inteqrasiya olunmuş yanaşmadır: məhsulun özü ilə birlikdə həllərin həyata keçirilməsi, işçi heyətinin təlimi və xidmət SED. Müəssisədə sistemin tətbiqi mühüm mərhələdir, burada sistemin son “cilalanması” və müştərinin ehtiyaclarına uyğunlaşdırılması baş verir. Tipik olaraq həyata keçirmə aşağıdakılardan ibarətdir:

• şirkətdə mövcud vəziyyətin tədqiqi, icra planının yaradılması;
• dizayn məhsulunun şirkətin real imkanlarına köçürülməsi - EDMS sistemi onlara uyğunlaşır;
• konfiqurasiya edilmiş məhsulun performansını yoxlamaq;
• rəhbərliyin və işçilərin təlimi - “şok terapiyası” metodundan istifadə etməklə və ya tədricən;
• əməliyyat və onun prosesində düzəlişlər, miqyaslı, cari problemlərin həlli.

Sənəd idarəetmə sistemi effektiv olmalı və ona qoyulan sərmayəni geri qaytarmalıdır. EDMS-in effektivliyini qiymətləndirmək üçün siz İT layihələri və prinsipcə hər hansı qeyri-maddi aktivlər üçün hesablama metodlarından istifadə edə bilərsiniz. Üçüncü tərəf mütəxəssislərinin işə nə qədər fəal cəlb olunduğunu, onların müdaxiləsinin gəlirinin nə olduğunu və gələcək gəlirlilik perspektivlərinin nə olduğunu nəzərə almaq lazımdır. Effektivliyin hesablanması müştəriyə EDMS-in özündən daha baha başa gələcək bir vəziyyətlə qarşılaşa bilərsiniz, lakin bu edilməlidir.

Nəzərə almaq lazımdır ki, ənənəvi qiymətləndirmə üsulları nəticəni dəqiq müəyyən etmir - müxtəlif şöbələrin işinin optimallaşdırılması, sənəd dövriyyəsinin sürətləndirilməsi və qərar qəbulunun sadələşdirilməsi nəzərə alınmadan satınalma və icra xərclərinə diqqət yetirilir. edilməsi. EDMS-in effektivliyini bütövlükdə, həyata keçirildikdən bir müddət sonra qiymətləndirmək lazımdır və sonra nəticələr müştəriləri xoş bir şəkildə sevindirəcəkdir.

Siz səhifədə optimal Docsvision nəşrini seçə, modulların qiymətinə və lisenziya seçimlərinə baxa bilərsiniz

29.05.18 62 838 13

Sənədlər kağız üzərində və ya elektron şəkildə imzalana bilər. Uzun müddət kağız üzərində, elektron şəkildə - necə olduğu aydın deyil.

Pavel Ovçinnikov

Elektron sənədlərlə iş təcrübəsi 12 il

Ancaq mən on iki ildir ki, elektron sənədlərlə məşğul oluram və sizə deyim: bu, inanılmaz bir həyəcandır. Bütün bunların necə işlədiyini misallarla izah edim.

Qısa desək

Elektron sənəd idarəetməsini idarə etməyə başlamaq üçün sizə lazımdır:

1. Qarşı tərəfləri elektron sənədlər mübadiləsinə başlamağa inandırın.
2. Elektron imza sertifikatı alın.
3. Sənədlərin göndərilmə üsuluna qərar verin: xüsusi xidmət vasitəsilə və ya onsuz.

Elektron sənədlər kimə lazımdır

Rahatlıq və müasirliyə baxmayaraq, elektron sənəd idarəetməsini az adam saxlayır. Sadələşdirilmiş vergitutma tətbiq edən bir sahibkar ildə bir neçə müqavilə bağlayırsa, bir neçə dəfə çap sənədlərini göndərmək onun üçün o qədər də qorxulu olmaya bilər. Ancaq elektron sənəd idarəetməsinin son dərəcə faydalı olduğu hallar var.

Böyük şirkətlər elektron sənədlər xarici yazışmaların həcmi ayda bir neçə yüz sənəddən çox olduqda xərcləri azaltmağa kömək edir. Onlar üçün sənədlərin çatdırılması əməliyyatların sürətinə birbaşa təsir göstərir. Sənədləşdirmə xərcləri ildə yüz minlərlə rubl təşkil edə bilər və vergi idarəsinin itkiləri, səhvləri və cərimələri ilə bağlı risklər xərcləri daha da artırır.

İndi altı ayda bir akt imzalasanız belə, bu, biznesinizin inkişaf etməyəcəyi anlamına gəlmir. Elektron sənədlərlə işləyən böyük tərəfdaşlarınız ola bilər və onlar sizdən eyni şeyi tələb edəcəklər.

Məsələn

Onlayn mağaza müntəzəm olaraq yığılır debitor borcları fakturada bir daha səhvə yol verilməsi səbəbindən on milyonlarla: mallar yük maşınındadır və anbara qəbul edilə bilməz. Təchizatçıdan düzəldilmiş sənədlə kuryerin gəlməsini gözləyərkən günlər keçir. Biz elektron sənədləri tətbiq etdik və indi sənədlərdə bütün düzəlişlər bir saatdan az vaxt aparır.

Və böyük bir enerji satış şirkətində, yerində vergi yoxlamaları zamanı müfəttişlər hər il sənədlərdə pozuntular və səhvlər aşkar etdilər. Cərimələrin çeki ildə 120.000 rubla çatdı. İş o yerə çatıb ki, maliyyə departamenti bu pulu qabaqcadan əlavə xərclər kimi büdcələşdirirdi. Elektron sənəd dövriyyəsi tətbiq edilib və indi sənədlərin düzgünlüyünə insanlar yox, proqramlar nəzarət edir. Artıq səhvlər yoxdur.

Elektron sənəd nədir

Elektron sənəd istənilən redaktorda yaradıla və oxuna bilən adi sənəd və ya PDF faylıdır. Onun xüsusi elektron imza ilə imzalanması və xüsusi qaydada göndərilməsi vacibdir.

Bir tərəfdaşın, hüquqşünasın və ya hakimin elektron sənədi imzaladığınıza və heç kimin dəyişdirməməsinə şübhə etməməsi üçün rəqəmsal təhlükəsizlik mütəxəssisləri elektron imza ilə çıxış etdilər. Bu, sənədinizin unikal bit və bayt dəstinə yerləşdirilən barmaq izinə bənzəyir. Kobud desək, elektron şəkildə bir şey imzalayanda, "Mən bu bit dəstini təsdiqləyirəm" deyirsiniz.

İstənilən sənədə elektron imza əlavə olunur, bundan sonra imzalanmış sayılır. Sənədi imzasız oxumaq olar. Bu, yalnız sizin qarşınızda, sizə göndərildiyi formada eyni dəyişməz sənədin olmasına zəmanət verir. Sənəddə nəyisə dəyişdirib onu saxlasanız, onun bit dəsti dəyişəcək - imza etibarsız olacaq.

Məsələn

İki şirkət elektron müqavilə imzalamaq qərarına gəlib. Biz müqavilə bağladıq və şərtləri razılaşdırdıq. İndi bir şirkət müqaviləni öz imzası ilə imzalayır və digərinə göndərir. O, müqaviləni açır və sakitcə bir şeyi, məsələn, cərimələrin məbləğini düzəltməyə qərar verir. Düzəliş edir. Saxlayır. Əvvəlcə göndərir. O görünür - oops! - bu müqavilənin ilkin imzası pozulub. Bu o deməkdir ki, onlar nəyisə düzəldiblər, yaramazlar. Sonra da onun üzünə yumruq vurmağa gedirlər, yəqin.

Elektron imzanı haradan əldə etmək olar

Elektron imza xüsusi sertifikatlaşdırma mərkəzində alınır. Sadəcə şəhərinizdə rahat bir mərkəz tapmaq lazımdır. Əsas odur ki, o, Rusiya Federasiyasının Rabitə Nazirliyinin akkreditə olunmuş mərkəzləri siyahısına daxil edilmişdir.

Eyni şeyi birbaşa sertifikatlaşdırma mərkəzinin ofisində etmək olar: yalnız bütün sənədlərlə gəlin və ərizə doldurun. Ancaq bu halda, nağdsız ödəniş başa çatana qədər gözləməli olacaqsınız - bu, bir neçə saat çəkə bilər. Uzaqdan əldə edə bilmədiyiniz kimi, bir şirkət üçün sertifikatı nağd şəkildə ödəyə bilməzsiniz.

Elektron imza necə işləyir?

Elektron imzanın hüquqi qüvvəsi "Elektron imzalar haqqında" federal qanunda təsvir edilmişdir.

Qanun imzaların növlərini müəyyən edir: sadə, qeyri-şəxsi və kvalifikasiyalı. Siz onlardan hər hansı birindən sənədləri imzalaya bilərsiniz, lakin qeyd-şərtlərlə: ixtisaslı - vergi məqsədləri, ticarət və bəzi hallarda məhkəmə üçün; sadə və keyfiyyətsiz - hər şey üçün.

Sadə və ya keyfiyyətsiz imza

Əlverişli və ucuz seçim, lakin məhdud istifadə ilə. Qeyri-ixtisaslı imza kriptoqrafik alqoritmləri ehtiva edir, lakin heç bir sertifikatlaşdırma orqanı tərəfindən yoxlanılmır. Sadə bir giriş və parolun birləşməsidir, hesab dövlət xidmətlərinin internet saytında və ya qarşı tərəfin e-poçt ünvanında.

Elektron ticarətdə iştirak etməsəniz, ilkin elektron sənədləri mübadilə etməsəniz və göndərməsəniz belə imzalar uyğundur vergi hesabatı. Sadə imza müqavilələr, hesab-fakturalar və aktlar üçün istifadə edilə bilər, lakin qarşı tərəflə ayrıca müqavilə imzalamalı və belə bir imzaya etibar etmək üçün tərəflərin razılığını qeyd etməli olacaqsınız.

Əgər onlarla qarşı tərəf və müxtəlif sənədləriniz varsa, sxem işləməyəcək. Hamı ilə belə bir sənəd imzalamalı olacaqsınız və zaman keçdikcə bu proses işi sürətləndirməyəcək, yavaşlayacaq. Sonra başqa bir elektron imza sertifikatı haqqında düşünmək daha yaxşıdır.

Sadə elektron imzadan istifadə etmək üçün müqavilənin kağız versiyasını çap edib imzalamaq və ya qarşı tərəflə müqaviləyə xüsusi bənd daxil etmək lazımdır - bu qanuni tələbdir.

İxtisaslı İmza

Bu imza faktura və vergi məqsədləri üçün uyğundur. Qanunla elektron qaimə-fakturalar yalnız bu imza ilə imzalana bilər. İxtisaslı sertifikatın qiyməti 1000 RUR-dan başlayır, onu yalnız Federal Vergi Xidmətinin etibar zonasının bir hissəsi olan sertifikatlaşdırma mərkəzində almaq olar.

Hər il ixtisaslı imza sertifikatı yenilənməlidir ki, bu da əlavə narahatlıqlar yaradır: etibarlılıq müddətinə nəzarət etməli və vaxtında yenidən buraxılış sifariş etməlisiniz.

İxtisaslı imza ilə işləmək üçün xüsusi bir proqram - kriptoqrafik məlumatların qorunması vasitəsi quraşdırmaq lazımdır. Proqram sənədə elektron imza əlavə edir və mübadilənin digər iştirakçılarının imzalarını yoxlayır.

Siz ödənişli proqramı (“Cryptopro TsSP”) və ya pulsuz (“Vipnet TsSP”) seçə bilərsiniz. Funksional olaraq, onlar demək olar ki, eynidır, lakin pulsuz ilə uyğunluq problemləri yarana bilər. Hər ikisi Windows və Mac-da işləyir. Ödənişli birinin qiyməti təxminən 1000 rubl, elektron imza sertifikatı üçün illik ödəniş təxminən 1000 rubl təşkil edir.

Bəziləri bulud əsaslı elektron imzadan istifadə edir, bunun üçün kriptoqrafik mühafizə proqramının quraşdırılması tələb olunmur. Bulud imzası mübadilə xidmətində saxlanılır və hər dəfə sənəd imzalayanda telefonunuza hərəkəti təsdiqləyən SMS gəlir. Belə bir sertifikat daha ucuz və istifadəsi daha rahatdır, lakin kriptoqrafik mühafizə proqramından daha az təhlükəsizdir.

Niyə sənəd idarəetmə operatoruna ehtiyacınız var?

İmzalanmış elektron sənəd adi e-poçt vasitəsilə göndərilə bilər, lakin bu təhlükəsiz deyil. E-poçtunuz sındırılsa, sənədlər cinayətkarların əlinə keçəcək. Buna görə də, məsələn, vergi idarəsi bəyannamələri yalnız xüsusi xidmətlər vasitəsilə qəbul edir. Eyni xidmətlər vasitəsilə elektron qaimə-fakturaları mübadilə etməlisiniz, əks halda Rusiya Maliyyə Nazirliyinin əmrini pozmuş olacaqsınız. Belə xidmətlərə sənəd axını operatorları deyilir.

Orta istifadəçi üçün bu, doldurulmuş e-poçtdur. O, brauzer vasitəsilə işləyir, gələn və gedən qovluqlar, ünvan kataloqu, daxili axtarış və sənəd redaktoru var. İçəridə sənədlərin ötürülməsinin təhlükəsizliyini təmin edən təhlükəsiz rabitə kanalları və şifrələmə ilə yüksək yüklənmə xidməti var.

Elektron sənəd dövriyyəsi operatoru ilə müqavilə bağlamağa belə ehtiyac yoxdur. Sadəcə qeydiyyatdan keçin, elektron imza sertifikatını endirin və fakturanı ödəyin. Operator qalanları öz üzərinə götürür: mübadilələrə qoşulduğunuz barədə Federal Vergi Xidmətinə məlumat verir, formatlara nəzarət edir və Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə riayət olunmasına zəmanət verir.

Rusiyada bir neçə onlarla belə xidmət var. Qiymət, funksionallıq, etibarlılıq və sürət baxımından onlar təxminən eynidir. Operatorları xidmətin keyfiyyətinə əsaslanaraq seçmək adətdir: texniki dəstəyin nə qədər tez işləməsi, operatorun qarşı tərəfləri birləşdirməyə kömək etməyə hazır olub-olmaması, hansı imkanlar təklif etdiyi və xidmətinizdə sizə xidmət göstərməyə kömək edəcək məsləhətçi-analitiklərin olub-olmaması. iş.

Qarşı tərəfiniz də operatora qoşulmalı olacaq. O, sizin və ya başqasını seçə bilər - sonra mübadilə, olduğu kimi, rouminqdən keçəcək mobil rabitə.

Elektron sənədlərin qiyməti nə qədərdir?

Operator vasitəsilə işləyərkən siz yalnız hər iki tərəfin imzaladığı sənədə görə ödəniş edirsiniz. Orta hesabla bir sənədin göndərilməsinin dəyəri təxminən 6-8 R təşkil edir və bütün gələn mesajlar pulsuzdur.

Adətən, yeni başlayanlar minimum 300 sənəd paketi alırlar ki, bu da çox tez qurtarır. Sonra növbəti paketi almalısınız. Limitsiz illik paket almaq və ya fərdi şərtləri müzakirə etmək daha sərfəlidir.

Elektron sənədlərə keçid 100 və göndərsəniz faydalıdır daha çox sənədlər ayda və ya ildə ən azı 1000 sənəd. Onda siz kağız və çatdırılma xərclərini təxminən 5 dəfə azaldacaqsınız.

Sənəd idarəetməsi nə qədər başa gəlir?

1000 kağız sənəd

(qanunvericilik, rəqəmsal imza)

ECM sadə və ya mürəkkəbdir?

Bu gün ofisdə sənədlərin 100%-i elektron şəkildə yaradılır, lakin yenə də yaradılmış sənədlərin 80%-dən çoxu çap olunur (təsdiq, nəzərdən keçirmək və işə salmaq üçün)! Belə bir format necə təsirli ola bilər? Belə görünür ki, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi qərar qəbul edənlər tərəfindən ən ağlabatan addımdır...

Lakin biznesin təkmilləşdirilməsinə və avtomatlaşdırılmasına ehtiyac dərhal formalaşmır və yalnız bir sıra siqnallar aldıqdan sonra rəhbərlik və məsul mütəxəssislər belə qənaətə gəlirlər ki, cari məsələləri həll etmək üçün şirkətin ehtiyacı var. xüsusi məlumat sistemi məzmunun idarə edilməsi üçün ( ECM sistemi). Yəni, informasiyanı mövcudluğunun bütün mərhələlərində köhnəlməyə qədər idarə etmək tələb olunur.

Səslənən ehtiyacı başa düşmək, konkret İT həllindən istifadənin praktik faydalarını görmək üçün təkcə “böyümək” deyil, həm də ümumilikdə ECM sisteminin necə qurulduğunu başa düşmək lazımdır. ECM infrastrukturu informasiya ilə işin hansı mərhələlərini əhatə edir? Hər mərhələdə məlumatla nə etmək olar? İnformasiya ilə qarşılıqlı əlaqə prosesləri hansı qaydalarla tənzimlənir? Geniş nəzəriyyə praktikaya necə çevrilir?

Onlayn resursumuzun bu bölməsində sadəcə olaraq korporativ məzmunun idarə edilməsi ilə bağlı mürəkkəb məsələləri əhatə edən materiallar toplanmış və strukturlaşdırılmışdır.

Elektron sənəd nədir, EDMS, ECM

Elektron sənədin, EDMS, ECM-nin nə olduğu ilə bağlı bir çox təriflər var... Onlardan ən başa düşülən və lakonik olanı sizə verməyə çalışacağıq.

Elektron sənəd– bu, kompüterdə (Word, Excel faylları və s.) saxlanılan müəyyən məlumat toplusudur (mətn, şəkil, səs yazısı). Kitabxanada olan kitablar kartoteka ilə müşayiət olunduğu kimi, bu məlumat toplusu atributları olan kartla müşayiət olunur. Atributlara görə (sərlövhə, müəllif, yaradılış tarixi və s.). sənəd tez tapıla bilər.

İş axını(iş axını) müəyyən bir iş prosesi çərçivəsində işçilərin hərəkətlərinin ardıcıllığıdır. Məsələn: hərəkətlərin ardıcıllığı “sənədin qəbulu, sənədin qeydiyyatı, sənədə baxılması, sənədin icrası”, iş prosesi isə “vətəndaşların müraciətləri ilə işləmək”dir.

Elektron sənəd idarəetməsi(EDF) sənədlərin əsas hissəsinin elektron formada istifadə olunduğu və mərkəzləşdirilmiş şəkildə saxlandığı sənədlərlə işin təşkili üsuludur.

ECM sisteminə ehtiyacınız varmı?

EDMS və ya ECM sisteminə ehtiyacınız olub-olmadığını qiymətləndirmək üçün özünüz üçün aşağıdakı suallara cavab verin:

• dərhal tapa bilərsiniz tələb olunan sənəd mühüm tərəfdaşla telefonda danışarkən?
• verdiyiniz sərəncamlardan hansının hazırda tamamlanmadığını və hansının vaxtı keçmiş olduğunu dəqiq deyə bilərsinizmi?
• Sənədin təsdiqlənməsinin hazırkı sürətinin təşkilatınızın müsbət imicini yaratdığına əminsinizmi?
• Masanızın üstündəki kağızların həcmi sizi qane edirmi?
• təsdiq üçün verdiyiniz sənədin hazırda harada olduğunu əminliklə deyə bilərsinizmi?

Əgər 3 və ya daha çox suala yox cavabı verdinizsə, EDMS və ya ECM sistemi almaq barədə ciddi düşünməyin vaxtıdır.

Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri

Biznes proseslərinin şəffaflığı. Sistem biznes proseslərinin mərhələlərini izləmək imkanı verir ki, bu da təşkilatdakı bütün fəaliyyətləri tamamilə şəffaf və rəhbərlik üçün idarə edilə bilən edir.

Performans intizamının artırılması. Statistikaya görə, alınan tapşırıqların 20%-i onlara cavabdeh olan işçilər tərəfindən yerinə yetirilmir. İdarəetmə üçün işin bütün mərhələlərinə tam nəzarəti təmin etməklə, ECM sistemi işçilərin iş intizamına birbaşa təsir göstərir.

Menecerlər və işçilər tərəfindən sərf olunan vaxtın azaldılması. Sistemdən istifadə sənədlərlə demək olar ki, bütün rutin əməliyyatlara (yaratma, axtarış, təsdiq və s.) sərf olunan vaxtı azaldır. Bundan əlavə, sənəd dövriyyəsi və bunun nəticəsində təşkilatda bütün proseslər sürətlənir.

Məlumatın məxfiliyinin təmin edilməsi. Məxfi məlumatların sızması təşkilat üçün milyonlarla itki ilə nəticələnə bilər. Ənənəvi "kağız" sənəd axınından fərqli olaraq, ECM sistemi sənədlərə ciddi şəkildə təyin edilmiş istifadəçi hüquqlarına uyğun olaraq girişi təmin edir, sənəddəki bütün hərəkətlər (oxumaq, dəyişdirmək, imzalamaq) qeyd olunur;

ISO 9000 standartlarına uyğunluq. Keyfiyyət menecmentinin yaradılması indi həll olunan prioritet vəzifələrdən birinə çevrilmişdir rus şirkətləri. Keyfiyyət idarəetmə sisteminə (KMS) qoyulan tələblərdən biri şəffaf sənəd axını və informasiyanın qarşılıqlı əlaqəsidir. QMS qurarkən ECM sistemindən istifadə etməyin üstünlükləri:

• ISO 9001:2000 standartının sənəd və qeydlərin idarə edilməsi bölmələrinin ciddi şəkildə yerinə yetirilməsini təmin etmək;
• təsvir olunan biznes prosesləri çərçivəsində işçilər tərəfindən qaydaların həyata keçirilməsinə dəstək;
• QMS-nin fəaliyyətinə rəhbərlik nəzarəti üçün vasitələrin təmin edilməsi.

Yenilik və öyrənmə asanlığı. ECM sistemi əsasında qurulmuş bildiriş sistemi sayəsində siz bütün işçilərə yeni iş qaydalarını tez bir zamanda çatdıra bilərsiniz. İş üçün lazım olan məlumatları (qaydalar, təlimatlar və s.) tez tapmaq imkanı sayəsində yeni işçilər üçün təlim müddəti azalır. Marşrutlar və sənəd şablonları asanlıqla dəyişdirilə bilər, bundan sonra işçilər avtomatik olaraq yeni şəkildə işə başlayırlar.

Korporativ mədəniyyətin inkişafı. ECM sisteminin tətbiqi prosesi korporativ mədəniyyəti yaradır və saxlayır. İşçilərin qarşılıqlı fəaliyyətinin optimallaşdırılması və üfüqi əlaqələrin inkişafı komanda birliyinə gətirib çıxarır. Eyni zamanda, verilən tapşırığın keyfiyyətlə yerinə yetirilməsi üçün hər bir işçinin məsuliyyəti artır.

Artan rəqabət üstünlükləri. ECM sisteminin tətbiqi şirkətin digər bazar oyunçuları ilə müqayisədə rəqabət üstünlüklərinə birbaşa təsir göstərir. İnformasiya axınlarının sürətləndirilməsi və bütün proseslərə aydın nəzarət sayəsində müştəri xidmətinin sürəti və keyfiyyəti yüksəlir. Hətta böyük bir müəssisənin fəaliyyəti daha mobil olur və konkret “əvəzolunmaz” işçilərdən daha az asılı olur.

ECM texnologiyaları

Korporativ məlumatın (və ya məzmunun) idarə edilməsinə həm praktiki, həm də nəzəri baxımdan yanaşmaq olar. Şübhəsiz ki, ECM-in praktiki aspektləri ilk növbədə onların biznes fokusuna görə maraqlıdır. Bununla belə, müxtəlif praktiki məsələlərin strukturlaşdırılmış biliklər sistemini formalaşdırmaq üçün texniki komponent üçün nəzəri əsas lazımdır. Bunu etmək üçün AIIM lüğətindən (İnformasiya və Şəkil İdarəetmə Assosiasiyası) kanonik tərifdə göstərilən həyat dövrünün komponentlərinə diqqət yetirməlisiniz: çəkmə (Çəkmə), idarəetmə (İdarəetmə), saxlama (Mağaza), qoruma (Məlumatın saxlanması) və çatdırılması (Çatdırılma).

İnformasiyanın idarə edilməsi məlumatın bütün həyat dövrü ərzində həyata keçirilir: onun yaradılmasından və ya təşkilat tərəfindən alınmasından tutmuş son istehlakçıya çatdırılmasına və ya saxlama müddəti bitdikdən sonra məhv edilməsinə qədər. İnformasiya təşkilatın bütün proseslərinə nüfuz edir, müxtəlif informasiya sistemlərində və müxtəlif tətbiqlərdən istifadə etməklə yaradılır və emal olunur, lakin yalnız ECM bütün həyat dövrü ərzində məlumatın idarə edilməsinə vahid yanaşmanın olması lazım olduğunu vurğulayır.

İşgüzar nöqteyi-nəzərdən buna diqqət yetirməyə dəyər həyat dövrü sənədin iş proseslərinə birbaşa təsir edən mərhələləri sənəd iş axınına cəlb edildikdə vacibdir. Sırf texniki nöqteyi-nəzərdən bu mərhələlər açıq bir semantik yük daşımır, onlar ümumi "sənəd idarəetməsi" termini ilə təyin olunur.

Məqalələrdə informasiya idarəetmə texnologiyaları haqqında ətraflı oxuyun:

EDMS və ECM sistemlərinin funksionallığı və təsnifatı

Bəyanatlara görə tədqiqat şirkəti Gartner, altı funksiyadan ən azı üçünü dəstəkləyən sistemləri ECM kimi təsnif etmək olar:

• sənəd idarəetməsi (ödəniş/qaytarma, versiyaya nəzarət, təhlükəsizlik, sənədlərin qruplaşdırılması və s.);
• ümumi sənədlər üzrə əməkdaşlıq və layihə qruplarına dəstək;
• sənədlərin skan edilməsi və kağız sənədlərin şəkillərinin idarə edilməsi;
• uzunmüddətli arxiv saxlanması üçün sənədlərin idarə edilməsi, saxlanma qaydalarının və qaydalarının avtomatlaşdırılması, qeydlərin qanun və qaydalara uyğunluğunun təmin edilməsi;
• biznes proseslərini dəstəkləmək üçün iş axını, məzmunun yönləndirilməsi, iş tapşırıqlarının və vəziyyətlərin təyin edilməsi, marşrutun izlənməsi və icraya nəzarət;
• nəşrləri, dinamik məzmun idarəçiliyini və bu tapşırıqlar üçün istifadəçi qarşılıqlı əlaqəsini avtomatlaşdırmaq üçün veb məzmunun idarə edilməsi.

Həyata keçirilən funksiyaların sayına görə EDMS aşağıdakılara bölünür:

• qeydlərin idarə edilməsi sistemləri
• elektron arxivlər
• iş axını sistemləri
• kompleks və ya ECM sistemləri.

Bu mövzu haqqında daha çox məlumatı "EDMS və ECM Funksionallığı" bölməsinin başlıqlarında tapa bilərsiniz:

ECM sistemində iş prosesinin nümunəsi

ERP və ECM sistemlərinin birlikdə işləməsini necə təmin etmək olar

ERP (Enterprise Resource Planning) informasiya sistemi vasitəsilə resursların (istehsal, maliyyə, əmək) optimallaşdırılmasına yönəlmiş müəssisə idarəetmə strategiyasıdır.

Həm ERP, həm də ECM sistemləri korporativ məlumatlarla işləsə də, bu məlumatların mahiyyəti tamamilə fərqlidir. ERP sistem məlumatlarının əsasını yaxşı strukturlaşdırılmış məlumat təşkil edir. ERP sistem sənədi dəqiq müəyyən edilmiş formadır (resurslardan birini təsvir edir - maliyyə, maddi aktivlər, istehsal gücü), burada bir sıra təfərrüatlar onların dəyərlərinə və müəyyən bir emal məntiqinə uyğundur.

ECM sistem sənədi (məzmun vahidi) ilk növbədə strukturlaşdırılmamış məlumatdır. ECM sistemi üçün bunun mətn sənədi, cədvəl, video fayl və ya rəsm olmasının heç bir fərqi yoxdur. Sistem bu cür sənədləri biznesin təsdiqi proseslərinə daxil etməkdə, hüquqların verilməsində və ya tələb olunan sənədin axtarışında eyni dərəcədə yaxşı olacaq.

ERP və ECM-nin müəssisəyə inteqrasiyası bu sistemlərin funksionallığını birləşdirməyin bəlkə də ən təbii və ən az riskli yoludur.

ERP və ECM sistemlərinin inteqrasiyası haqqında ətraflı oxuyun:

ECM sistemindən nə gözləmək olmaz

Hal-hazırda müəssisələrin hərtərəfli avtomatlaşdırılması bir neçə sistemin inteqrasiyası yolu ilə qurulur, onların hər biri müəyyən bir sıra vəzifələri həll edir. Buna görə də, hər bir sistem daxilində nəyin həyata keçirilməli olduğunu düzgün müəyyən etmək çox vacibdir.

EDMS və ECM sistemi ilk növbədə strukturlaşdırılmamış məlumatlarla işləməyə yönəldilmişdir, ona görə də ondakı bəzi problemləri həll etmək cəhdləri səmərəsiz olacaqdır.

EDMS və ECM sistemində tətbiqi ən ümumi müştəri tələblərini nəzərdən keçirək ağlabatan olmalıdır.

HR qeydlərinin idarə edilməsi. Kadr uçotunun aparılmasının birbaşa sənədlərlə bağlı olmasına baxmayaraq, bu sahənin vəzifəsi sənədlərin özünü idarə etmək deyil, mühasibat uçotu və kadrların idarə edilməsidir. Müxtəlif kadr nümunələri (təhsil, cins, ixtisaslar üzrə, qəbul/işdən çıxarılma tarixi və s.) əldə etmək lazımdır, məlumat bazada ayrıca strukturlaşdırılmamış formada deyil, strukturlaşdırılmış formada saxlanılmalıdır; sənədlər. Hər bir sənədin yaradılması kadrların statusunda dəyişikliklərdə əks olunmalıdır, buna görə də kadr uçotunu avtomatlaşdırmaq üçün strukturlaşdırılmamış məlumatların (rezyume, fotoşəkillər, kadrların əmrləri və s.). Bundan əlavə, ECM sistemində bu sənədlərin təsdiqi proseslərinin avtomatlaşdırılması faydalıdır.

• Practicum DIRECTUM: Sifarişlər, bəyanatlar, ərizələr + ECM = Dövriyyədə olan kadr sənədləri

Maliyyə sənədlərinin uçotu. Vəziyyət strukturlaşdırılmış maliyyə sənədləri ilə də oxşardır: qaimə-fakturalar, qaimə-fakturalar, başa çatdırılmış işlərin sertifikatları və s. Vergi və mühasibat uçotu, ilkin sənədlərə əsaslanan, ixtisaslaşdırılmış uçot sistemləri, eləcə də ERP sisteminin ixtisaslaşmış modullarıdır. ECM sistemi onları əvəz edə bilməz, baxmayaraq ki, maliyyə sənədlərinin skan edilmiş şəkillərinin elektron arxivini skan etmək və təşkil etmək EDMS-in vəzifələridir. Bu cür həllərin həyata keçirilməsi zərurəti adətən giriş hüquqları, rəqəmsal imza və s. nəzərə alınmaqla EDS sənədləri kimi maliyyə sənədləri ilə işləyəcək böyük həcmdə sənədlər və biznes proseslərinin iştirakçıları olduqda yaranır.

ECM və ERP sistemlərinin birgə istifadəsi aşağıdakı səviyyələrdə faydalıdır:

• ERP-də qeyd olunan sənəd təsvirlərinin ECM-də saxlanması;
• ERP hesabatlarının ECM-də saxlanması, o cümlədən. imzalanmış rəqəmsal imza;
• ECM sistemindən istifadə edərək ERP kataloqlarının sənədlərinin və qeydlərinin əlaqələndirilməsi.

Bundan əlavə, artıq maliyyə sənədlərini (qaimə-fakturalar, müqavilələr, qaimə-fakturalar və aktlar) qarşı tərəflərlə elektron formada mübadilə etmək mümkündür. Və bu cür sənədlərin EDMS-də saxlanması əlavə üstünlük təmin edəcəkdir.

.

Bu mövzunu öyrənmək üçün aşağıdakı materiallar faydalı olacaq:.

Bir qayda olaraq, BPM sinif sistemləri () biznes proseslərini təhlil etmək və modelləşdirmək üçün istifadə olunur. Bunlar müəssisənin biznes analitiki və ya kənar konsaltinq firması üçün xüsusi alətlərdir. Modelləşdirilmiş biznes prosesləri sənədlərlə əlaqəli olmayan, əl ilə (məsələn, kuryer vasitəsilə sənədlərin çatdırılması), xarici təşkilatlar (məsələn, təchizatçılar) və ya digər sistem siniflərinin (ERP, CRM) dəstəyi ilə həyata keçirilən fəaliyyətləri ehtiva edə bilər.

Klassik EDMS iş proseslərinin təhlili üçün müəyyən miqdarda məlumat verə bilər (məsələn, müəyyən növ tapşırıqların icrasında gecikmələr haqqında hesabatlar şəklində). Ancaq bu, tam təhlil üçün lazım olan məlumatların yalnız kiçik bir hissəsidir.

İstinad məlumatlarından, məsələn, sənədlərin növləri və ya təşkilati strukturlardan istifadə edərək EDMS və modelləşdirmə sistemlərinin inteqrasiyasını həyata keçirmək məqsədəuyğundur. Bundan əlavə, EDMS-də həyata keçirilən mövcud biznes prosesləri təhlil etmək üçün məlumat təminatçısı kimi EDMS-dən istifadə etmək effektiv olacaqdır.

Digər tərəfdən, bazarda mövcud olan sənəd idarəetmə sistemləri çox vaxt EDMS-in əhatə dairəsindən kənara çıxır və BPM sistemləri sinfinə yaxınlaşır, sonra imkanlar təhlil və modelləşdirmə üçün bu və ya digər funksionallığı əhatə edə bilər.

Bölmədə ECM sisteminin yerləşdirilməsi haqqında ətraflı oxuya bilərsiniz.

ECM sisteminin tətbiqi

İcra effekti

ECM layihəsinin təsirinin qiymətləndirilməsi İT layihəsinin effektivliyinin qiymətləndirilməsindən mahiyyətcə fərqlənmir və İT layihəsinin qiymətləndirilməsi hər hansı bir şirkət layihəsinin qiymətləndirilməsindən fərqlənmir.

Bəzən şirkətlər iqtisadi təsir haqqında çox az düşünmədən və ya heç düşünmədən informasiya texnologiyalarını tətbiq edə bilirlər. Bu, həll olunan İT problemlərinin aşkar olduğu və əlavə əsaslandırma tələb etməyən hallarda mümkündür. Məsələn, katibə üçün kompüter almaq və ya mühasibat sisteminin yerləşdirilməsi. Burada motiv şirkətin texnologiyasının yetkinliyidir, onsuz müəssisə sadəcə effektiv hesab edilə bilməz. Digər hallarda, təsirin hesablanması demək olar ki, mümkün deyil, baxmayaraq ki, həyata keçirilməsinə ehtiyac şübhə doğurmur. Və bəzən effekti hesablamaq texnologiyanın özündən daha baha başa gəlir (məsələn, işçilərə İnternetə məhdudiyyətsiz çıxış təmin etmək). Bütün bu hallarda, daha çox layihənin xərclərinə və həll potensialına diqqət yetirilir, məsələn, tətbiq olunan sistemin köməyi ilə şirkətin digər problemlərinin necə asanlıqla həll ediləcəyi.

EDMS və ona əsaslanan həllər həmişə təsiri tamamilə aydın olan sistemlər kimi təsnif edilə bilməz. Aktivlərdən istifadənin səmərəliliyini təhlil etmək üçün ənənəvi üsullar məlumatlara, habelə "mənfəətin ümumi xərclərə nisbəti səmərəlilikdir" düsturu üçün tətbiq edilmir. Bu onunla əlaqədardır ki, informasiya maddi və ilə birlikdə istehsalda iştirak edən qeyri-maddi aktivdir əmək resursları. ECM sisteminin tətbiqi iş proseslərində və əmək məsrəflərində dəyişikliklərlə müşayiət olunur. İnformasiya sistemləri, o cümlədən ECM üçün xərclər əksər hallarda dolayı xərclərdir və hansısa modeldən istifadə etməklə yalnız istehsal vahidinə hesablana bilər. iqtisadi planlaşdırma, bunu rəsmiləşdirmək çox vaxt olduqca çətindir.

ECM sisteminin tətbiqi adətən aşağıdakı addımlardan ibarətdir:

• layihənin təşkili, kadrların yerləşdirilməsi (layihə rəhbəri və işçi qrupu);
• müəssisə tədqiqatı və ECM sistemindən istifadə üçün həllərin dizaynı;
• ECM sisteminin konfiqurasiyası və uyğunlaşdırılması;
• kadr hazırlığı;
• sınaq əməliyyatı.

Müəssisə icra prosesini müstəqil şəkildə və ya üçüncü tərəfin icraçı şirkətin cəlb edilməsi ilə təşkil edə bilər. Birinci halda, öz işçilərinizdən daha çox vaxt və səy tələb olunacaq və icra müddəti çox güman ki, gecikəcək. İkinci halda, üçüncü tərəf təşkilatının xidmətlərini ödəmək üçün əhəmiyyətli maliyyə xərcləri tələb olunacaq, lakin layihənin vaxtı və nəticəsi daha çox təmin ediləcəkdir.

Hər halda, uğurla həyata keçirmək üçün aşağıdakı qaydalar məcburidir:

• ECM sisteminin tətbiqi və istifadəsi prosesində rəhbərliyin fəal iştirakı;
• ECM sisteminin tətbiqi və dəstəklənməsi üçün əsas işçilərin ayrılması və dərin təlimi;
• bütün istifadəçilər üçün təlimlərin təşkili və sistemdən istifadə qaydalarına dair təlimatların verilməsi.

ECM sisteminin tətbiqi ilə bağlı problemlər və risklər

Bir çox cəhətdən ECM sisteminin tətbiqi ilə bağlı problemlər və risklər digər müəssisə miqyaslı informasiya sistemlərinin tətbiqi layihələri ilə üst-üstə düşür və aşağıdakılara gətirib çıxarır: mənfi nəticələr:

• layihə müddətlərinin pozulması;
• layihənin büdcəsinin pozulması;
• qarşıya qoyulan məqsədlərə natamam nail olmaq (sistem işləyir, lakin tam həcmdə deyil: planlaşdırılandan az/pis);
• icranın tam uğursuzluğu (həyata keçirdikdən sonra sistem həqiqətən işləmir).

Risklərin xüsusiyyətləri ECM sistemini tətbiq edərkən, qısa müddət ərzində şirkətin işçilərinin əksəriyyətini tamamilə yeni iş üsullarına (sənədlərin elektron formada oxunması, elektron qərarların və rəhbərliyin imzalarının qəbulu və s.) keçirilməsinə ehtiyac olması ilə əlaqədardır. .). ECM sisteminin tətbiqinin ən tipik risklərinə aşağıdakılar daxildir:

• istifadəçilərin mühafizəkarlığı, yeni iş üsullarının qəbul edilməməsi;
• adi istifadəçilərin və yüksək menecmentin aşağı kompüter savadlılığı;
• strukturlaşdırılmamış proseslər (qaydaların olmaması);
• qeyri-kafi/uyğun olmayan texniki avadanlıq;
• aydın olmayan layihə idarəetməsi.

Risklərin qarşısının alınması yollarıümumiyyətlə standart:

• müəyyən bir müəssisədə ECM sisteminin işinin ətraflı ilkin dizaynı;
• aydın direktivlər və liderliyin şəxsi nümunəsi;
• problemlərin həllində kadr hazırlığı və əməliyyat dəstəyi.
• həyata keçirilməsinin mərhələliliyi.

Elektron sənədin etibarlılığı və qanuniliyi

Elektron məzmunun idarə edilməsi və elektron qarşılıqlı əlaqə sahəsi hazırda fəal şəkildə inkişaf edir. Qanunvericilik də inkişaf edir, bəzi normalar həyatda bərqərar olduqdan sonra müəyyən edilir, digərləri isə əksinə, qanunvericilik aktlarının tətbiqi ilə meydana çıxır.

Kağız sənədin həqiqiliyinin və hüquqi əhəmiyyətinin müəyyən edilməsi hər kəsə aydın olan prosedurdur: sənəddə lazımi imzalar və möhürlər olmalıdır. Bəs elektron sənədin həqiqiliyini necə müəyyən etmək olar?

Bunun üçün yaradılmışdır elektron imza (ES)– bu, elektron sənədin saxtakarlıqdan qorunması üçün nəzərdə tutulmuş detaldır. Elektron imza imza sahibini müəyyən etməyə, həmçinin imzalandıqdan sonra elektron sənəddə dəyişikliklərin olmamasını müəyyən etməyə imkan verir.

Ən sadə formada EP mexanizmi aşağıdakı kimi işləyir. Xüsusi proqram təminatından istifadə edərək hər bir istifadəçi üçün “açar sertifikatlar” yaradan bir sertifikatlaşdırma mərkəzi (bölmə və ya xarici təşkilat) ayrılmışdır. ES açarı simvolların unikal ardıcıllığıdır. O, şəxsi açardan ibarətdir (yalnız sahibinə açıqdır, onun köməyi ilə sahibi elektron imza sənədini imzalaya bilər) və açıq açar(hər kəs üçün əlçatandır, onun köməyi ilə elektron sənədi kimin və nə vaxt imzaladığını müəyyən edə bilərsiniz).

ECM sistemindən istifadə edərkən istifadəçinin qarşılaşa biləcəyi bütün “çətinliklər” gizlədilir. İstifadəçi, bir qayda olaraq, sadəcə olaraq istədiyiniz funksiyanı seçməlidir: "Sənədi imzala" (elektron imza ilə imzalanmış sənəd dəyişikliklər üçün eyni vaxtda bağlanacaq) və ya "İmzalar haqqında məlumat əldə edin". Elektron sənədlərin qanuniliyi tanınır.

Əgər siz elektron imzadan istifadə etməklə araşdırmaq istəyirsinizsə, lütfən bölməyə müraciət edin.

Qanunvericiliyin müxtəlif sahələrini öyrənmək istəyirsinizsə, bölmədəki materiallarla tanış olun.

Ayrılıq sözləri

Ümid edirik ki, bu bölmə elektron sənəd idarəetməsinin nə demək olduğunu və təşkilatınızda ECM sistemini tətbiq etməyin vaxtının gəlib çatmadığını anlamağa kömək etdi.

Sizə yeni texnologiyaların mənimsənilməsində uğurlar arzulayırıq və resursumuzdakı materiallar həmişə EDI sahəsində suallara cavab tapmaqda sizə kömək edəcəkdir.

Bu gün əksər şirkətlər kağız sənəd idarəetməsindən elektron sistemə keçir. Bu, təşkilat üçün həm vaxta, həm də pula qənaət edir. Elektron sənəd dövriyyəsi sənədləşməni aradan qaldırır. Siz ofisdən və ya hər hansı digər yerdən 24 saat məlumat mübadiləsi edə bilərsiniz. Sadəcə olaraq əlinizdə elektron imza və internetə çıxışı olan kompüteriniz olmalıdır. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsi sistemi real vaxt rejimində işlərin gedişinə nəzarət etməyə imkan verir.

Elektron sənəd idarəetməsi nədir

Sadə dillə desək, elektron sənəd dövriyyəsi yerli şəbəkə, internet və ya digər kanallar vasitəsilə elektron sənədlərin mübadiləsidir. Elektron sənəd axını həm təşkilat daxilində, həm də şirkətlər arasında baş verə bilər.

EDI sizə təkcə sənədləri mübadilə etməyə deyil, həm də kağız daşıyıcılardan istifadə etmədən işi təşkil etməyə imkan verir: sənədlərin axtarışı, hesabatların tərtib edilməsi, arxivin saxlanması və s.

Elektron sənəd dövriyyəsi Rusiya Federal Vergi Xidmətinin etibar şəbəkəsinə daxil olan EDF operatoru sistemi vasitəsilə həyata keçirilir. Bir şirkət başqa bir elektron sənəd göndərir. Alıcı onu bir neçə saniyə ərzində öz kompüterində alır. Bu zaman operator sənədin təsdiq olunduğu elektron imzanı və sənədin formatının qanuni tələblərə uyğun olub-olmamasını avtomatik yoxlayır. Vəziyyətlərdən istifadə edərək, göndərən sənədin necə hərəkət etdiyini görə bilər.

Elektron sənədlərin növləri

Demək olar ki, hər bir sənəd tərcümə oluna bilər elektron görünüş. Tipik olaraq, şirkətlər elektron müqavilələrə, hesab-fakturalara, müxtəlif hesab-fakturalara, hesabatlara və s.

Elektron sənədlər qeyri-rəsmi sənədlərə və rəsmiləşdirilmiş sənədlərə bölünür.

Rəsmiləşdirilməmiş sənədlər - məktublar, müqavilələr, etibarnamələr, texniki sənədlər və digər sənədlər dövlət tərəfindən ciddi tənzimləmədən azaddır.

Rəsmiləşdirilmiş sənədlər format və ötürülmə qaydalarına dair ciddi tələblərə tabedir. Rəsmiləşdirilmiş sənəd, Federal Vergi Xidməti formatına uyğun olaraq yaradılan bir sənəddir, məsələn, işin qəbulu şəhadətnaməsi. Rəsmiləşdirilmiş sənədlər vergi hesablamalarının düzgünlüyünə təsir göstərir, buna görə də bütün köçürmə prosedurlarına riayət etmək onlar üçün vacibdir.

Qeyd edək ki, rəsmiləşdirilməmiş elektron sənədlər istənilən formatda ola bilər: doc, xlsx, pdf, jpg və digərləri, rəsmiləşdirilmiş sənədlər isə yalnız xml uzantılı fayl şəklində ola bilər.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin funksiyaları

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirir:

• sənəd qeydiyyatı;
• sənədlərin icrasına nəzarət;
• qovluqların yaradılması;
• kağız və elektron sənədlərin hərəkətinə nəzarət, sənədlərlə iş tarixinin aparılması;
• sənəd detallarının yaradılması və redaktə edilməsi;
• müəssisənin sənəd dövriyyəsi haqqında hesabatların yaradılması;
• fayl sistemindən və İnternetdən sənədləri idxal etmək;
• şablondan istifadə edərək birbaşa sistemdən sənəd yaratmaq;
• sənəd versiyaları, mürəkkəb çoxkomponentli və çoxformatlı sənədlər, əlavələrlə işləmək;
• sənədlərin elektron şəkildə yayılması;
• qovluqlarda sənədlərlə işləmək;
• skanerdən və tanınmadan istifadə edərək sənədlərin qəbulu;
• məlumatların əldə edilməsi və sənədlərin işlənməsi üçün xərclərin azaldılması.

EDF variantları

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemini təşkil etməyin iki yolu var. Birincisi, siz qarşı tərəflərlə elektron sənəd dövriyyəsi müqaviləsi bağlaya və elektron imza ilə imzalanacaq sənədləri e-poçt vasitəsilə mübadilə edə bilərsiniz.

İkincisi, xüsusi operator vasitəsilə elektron sənəd dövriyyəsini təşkil edə bilərsiniz. Bu halda siz elektron sənədlərin mübadiləsi qaydalarına qoşulmalısınız. Bundan sonra həm rəsmi, həm də rəsmi olmayan sənədlərlə kontragentlərlə mübadilə mümkündür.

Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması. EDI-nin müsbət və mənfi cəhətləri

Elektron sənəd dövriyyəsi xüsusi proqram təminatı, elektron poçt, İnternet, lokal şəbəkə və s. daxil olan bütöv bir informasiya sistemidir.

Elektron sənəd idarəetməsi kağızdan daha cəlbedici görünür. EDI-nin əsas üstünlüklərini qeyd edək.

• ən sadə şey odur ki, kağız xərcləri ilə bağlı xərclər azalır;
• vaxta qənaət olunur - işçilər kağız sənəd tapmağa daha az vaxt sərf edirlər;
• şirkətin daxili işinin şəffaflığı artır - elektron sənəd dövriyyəsi sistemi sənədin vəziyyətini izləməyə imkan verir;
• hər bir faylın və onu müşayiət edən sənədlərin şəxsi tarixçəsi saxlanılır - istənilən vaxt şirkət və xarici qurumlar arasında müxtəlif növ münasibətlərə aid tələbləri ehtiva edən bütün zəruri sənədləri aça bilərsiniz;
• təşkilat hesabatları operativ şəkildə tərtib edilir;
• məlumat təhlükəsizliyi artır.

Dezavantajlar arasında proqram təminatının yüksək qiyməti və işçilərin təlimi və bütün mövcud sənədlərin rəqəmsallaşdırılması ilə bağlı xərclər var.

Elektron sənəd idarəetməsinə keçmək üçün nə lazımdır

Elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi üçün elektron sənəd dövriyyəsi prosedurunun işlənib hazırlanması və təsdiq edilməsi zəruridir; onun saxlanmasına cavabdeh olanları adlandırmaq; qəbul edilmiş və göndərilmiş sənədlərin elektron arxivini təşkil etmək; qeydiyyatdan keçin uçot siyasəti elektron sənədlərin yaradılması, qəbulu və saxlanması qaydalarını; elektron sənədlərin formalaşdırılması və imzalanması üçün məsul şəxsləri təyin edir.

Sənədləri imzalamaq səlahiyyəti olan bütün işçilərin elektron imzası olmalıdır.

Hərəkətlərin təxmini alqoritmi:

• texniki spesifikasiyalar hazırlanır;
• İT həlli seçilir;
• biznes prosesləri təsvir olunur;
• smetalar, cədvəllər, zəruri resursların siyahıları və ümumi iş planı tərtib edilir;
• EDI həyata keçirilir;
• proqram sınaqdan keçirilir;
• elektron sənəd dövriyyəsi sistemi işə salınır;
• sistemin istifadəsinə nəzarət edilir.

Elektron sənəd idarəetmə sistemi

İstənilən EDI sistemi aşağıda sadalanan kateqoriyalardan xassələri ehtiva edə bilər, lakin onların əksəriyyəti məhsulun yerləşdirilməsi ilə bağlı xüsusi oriyentasiyaya malikdir.

1. Elektron arxiv məlumatların səmərəli saxlanmasına və axtarışına yönəlmiş elektron sənəd dövriyyəsi sistemidir.

2. İş axını alətləri ilə işlənmiş elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri - əvvəlcədən müəyyən edilmiş müəyyən bir yol üzrə müəyyən obyektlərin hərəkətini təmin edir. Hər mərhələdə obyekt dəyişə bilər, buna görə də ona ümumi “iş” sözü deyilir. Sənədlər işlə bağlıdır, lakin burada əsas obyekt deyildir. Bu sistemlər sayəsində müəyyən işlər təşkil edilir.

3. Təşkilatın idarə edilməsinə və biliklərin toplanmasına dəstək verməyə yönəlmiş EDI sistemləri. Bunlar yuxarıda təsvir edilən sistemlərin xüsusiyyətlərini birləşdirən sistemlərdir. Burada əsas element hər hansı bir şey ola bilər - iş və ya sənəd. Bu sistemlər sənədlərin hərəkəti üçün müəyyən qaydalar və prosedurların mövcud olduğu dövlət qurumları və iri şirkətlər tərəfindən istifadə olunur.

4. Əməkdaşlığın dəstəklənməsinə yönəlmiş EDI sistemləri - belə sistemlər əvvəlkilərdən fərqlənir və iş axınının təşkili və rəsmiləşdirilməsində aydın iyerarxiyaya malik deyildir. Belə EDI-nin vəzifəsi işçilərin harada olmasından asılı olmayaraq şirkətdə işləməsini təmin etmək və görülən işin nəticələrini qorumaqdır.

5. Əlavə xidmətlər hazırlamış EDI sistemləri. Çarpıcı bir nümunə- Müştərilərlə Əlaqələrin İdarə Edilməsi (CRM) xidməti. Bu xidmət növləri müxtəlifdir və müxtəlif xidmətlər dəstini əhatə edə bilər.